Bản thân việc bắt đầu mới với một phần mềm quản lý dự án mới cũng là một dự án. Mỗi phần mềm đều khác nhau, vì vậy việc làm quen với việc sử dụng nó cũng là một thách thức.
Tuy nhiên, có một điểm chung là việc lập kế hoạch trước có thể giúp quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Ngoài ra, nó sẽ giúp bạn giữ một không gian làm việc sạch sẽ và nhất quán. Đọc tiếp để tìm hiểu những bước cần thực hiện khi bắt đầu với một phần mềm quản lý dự án mới.
Quyết định cách bạn muốn sử dụng phần mềm quản lý dự án
Trước khi thiết lập phần mềm, bạn cần có kế hoạch về cách bạn muốn sử dụng nó. Việc xác định ai sẽ sử dụng tài khoản và các loại bảng dự án bên trong sẽ giúp bạn bắt đầu.
Bạn sẽ làm việc với ai?
Có ai khác trong tài khoản không? Họ là ai, vai trò của họ là gì? Mức độ quyền riêng tư và quyền bạn có thể đặt cho nhóm của mình sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ bạn sử dụng và cấp độ bạn đăng ký. Vì vậy, tốt hơn là bạn nên lập kế hoạch trước về việc ai sẽ sử dụng tài khoản và những gì bạn muốn cho họ quyền truy cập.
Ví dụ: các phiên bản cá nhân của Notion rất khác với tài khoản Nhóm (Team), nhưng bạn có thể cộng tác bằng cách sử dụng cả hai. Tài khoản cá nhân cung cấp các trang bắt đầu ở chế độ riêng tư và cho phép bạn mời khách, trong khi tài khoản Nhóm mở khóa không gian làm việc cộng tác, cho phép bạn chia sẻ với toàn bộ tổ chức của mình ngay lập tức.
Bạn cũng sẽ muốn xem xét muốn cấp quyền cho ai bên trong tổ chức của mình làm quản trị viên. Ngoài ra, nếu phần mềm của bạn cho phép khách, bạn có thể xác định xem việc chia sẻ bảng dự án với khách hàng, nhà thầu hoặc những người khác bên ngoài có cần thiết hay không.
Bạn sẽ sử dụng loại bảng dự án nào?
Bạn có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ tạo các phác thảo dự án đơn giản trong phần mềm quản lý dự án. Bạn cũng có thể:
- Tạo bảng yêu cầu dự án, nơi bạn và đồng nghiệp có thể ủy quyền các nhiệm vụ hoặc yêu cầu trợ giúp.
- Vạch ra quy trình làm việc từ đầu đến cuối để có cái nhìn tổng quan về các bước của dự án.
- Thiết lập một bảng phân công mở, nơi bạn và đồng nghiệp có thể tự giao cho mình những nhiệm vụ có sẵn.
Quyết định cách tổ chức phần mềm quản lý dự án
Khi đã biết mình đang làm việc với ai và các loại bảng dự án sẽ sử dụng, bạn cần xác định cách bạn muốn tổ chức tài khoản.
Có nhiều cách bạn có thể tổ chức bảng dự án của mình, chẳng hạn như:
- Khách hàng
- Dự án
- Phòng
- Đội
Bạn thậm chí có thể sử dụng kết hợp những cách trên. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc với một công ty lớn, việc tổ chức theo bộ phận hoặc các nhóm sẽ đơn giản hóa việc tìm kiếm các dự án và nhiệm vụ cho mọi người.
Khi sắp xếp các mục, bạn nên tránh việc đặt tên các nhiệm vụ, dự án, bảng và thư mục của mình quá phức tạp. Bạn và đồng nghiệp sẽ nhanh chóng tìm thấy thứ bạn cần nếu mọi thứ được giữ đơn giản nhất có thể.
Điều này đặc biệt đúng với các thư mục con. Nếu công cụ bạn đang sử dụng cung cấp các thư mục con, trước khi tạo một thư mục con, hãy tự hỏi bản thân nó có thực sự cần thiết hay không và nếu có, hãy xác định tên để những người khác dễ dàng tìm kiếm nó. Bao gồm một loạt các thư mục nhỏ, trống hoặc dán nhãn sai sẽ dễ gây ra nhầm lẫn.
Hãy nghĩ về nó như các thư mục tệp trên máy tính của bạn. Bạn muốn có thể tìm thấy những gì bạn cần với ít cú nhấp chuột nhất có thể.
Thêm Công việc vào Phần mềm Quản lý Dự án
Khi bạn xác định được cách bạn muốn tổ chức các nhiệm vụ và dự án của mình, bạn có thể bắt đầu lập bản đồ chúng. Đầu tiên, sẽ rất hữu ích nếu bạn lập danh sách các dự án đang thực hiện và chia chúng thành các mục hành động. Bạn có thể thực hiện việc này trên giấy hoặc trong phần mềm xử lý văn bản, tùy theo sở thích của bạn. .
Chỉ bao gồm các dự án hiện tại sẽ giúp đơn giản hóa quy trình. Chỉ tạo bảng và nhiệm vụ cho các dự án bạn hiện đang hoặc sắp thực hiện, thay vì bao gồm thông tin đã lỗi thời.
Đảm bảo đặt tên bảng dự án của bạn cho phù hợp và chỉ bao gồm các nhiệm vụ liên quan bên trong. Hệ thống phân cấp này sẽ giúp bạn tìm thấy thông tin chi tiết nhanh chóng hơn và cung cấp cho bạn và đồng nghiệp cái nhìn tổng quan nhanh về trạng thái của dự án.
Ví dụ: nếu bạn đang phát triển một trang web mới cho một sản phẩm, bạn sẽ tạo một bảng dự án và đặt tên nó là Trang web Sản phẩm (Product website). Sau đó, bạn sẽ liệt kê tất cả các mục hành động tạo nên một trang web dưới dạng các nhiệm vụ bên trong, ví dụ như như chọn tên miền, thiết lập lưu trữ, thiết kế wireframe, v.v.
Những điều cần tránh khi thiết lập phần mềm quản lý dự án
Khi thiết lập một phần mềm quản lý dự án mới, bạn nên tránh:
- Làm mọi thứ cùng một lúc — bắt đầu với danh sách các dự án hiện tại để tránh bị choáng ngợp hoặc làm lộn xộn không gian làm việc của bạn.
- Sử dụng mọi tính năng — đặc biệt nếu đó là tài khoản trả phí, bạn có thể nghĩ rằng càng sử dụng nhiều tính năng thì càng đáng với số tiền bạn bỏ ra. Tuy nhiên, các tính năng không thật cần thiết chỉ gây ra cản trở.
- Phức tạp hóa các dự án —khi vạch ra các dự án, cách tiếp cận đúng đắn là càng ít/đơn giản càng tốt.
Kết luận
Bắt đầu với một phần mềm quản lý dự án mới sẽ ít choáng ngợp hơn nếu bạn lập kế hoạch trước và bắt đầu từ quy mô nhỏ. Thay vì xây dựng nó với các dự ánhoặc thông tin lỗi thời, hãy tạo các mục khi cần và giữ một hệ thống đặt tên nhất quán cho các nhiệm vụ, dự án và thư mục.
Hãy nhớ giữ cho nó đơn giản. Bạn càng cần ít cú nhấp chuột để tìm thấy thứ mình cần thì càng tốt.
Vân Nguyễn
Dịch từ: https://www.makeuseof.com/get-started-any-project-management-software/
Bình luận (0
)