6 cách đơn giản để làm chủ kỹ năng nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu là một lĩnh vực mở rộng gồm các yêu cầu nhập dữ liệu khác nhau tùy thuộc vào phạm vi sử dụng nó. Nếu công việc của bạn là nhập dữ liệu hay đơn giản bạn đang quan tâm đến công việc này, hãy cân nhắc cách học để phát triển và nâng cao kỹ năng nhập dữ liệu của mình. 

Nhập dữ liệu là một lĩnh vực mở rộng gồm các yêu cầu nhập dữ liệu khác nhau tùy thuộc vào phạm vi sử dụng nó. Nếu công việc của bạn là nhập dữ liệu hay đơn giản bạn đang quan tâm đến công việc này, hãy cân nhắc cách học để phát triển và nâng cao kỹ năng nhập dữ liệu của mình. 

Nhập dữ liệu là gì?

Nhập dữ liệu là quá trình dữ liệu được nhập và thông tin được cập vào một dịch vụ hoặc cơ sở dữ liệu điện tử nào đó. Việc nhập dữ liệu được tiến hành bằng cách nhập trực tiếp dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của công ty bằng máy tính, chuột, bàn phím, máy quét hoặc công cụ nhập dữ liệu khác. 

Đối với một số công việc, nhập dữ liệu không phải là nhiệm vụ chính mà chỉ là một thao tác trong công việc. 

Kỹ năng và trách nhiệm nhập dữ liệu

Dữ liệu được xử lý, nhập và lưu trữ chính xác là điều cần thiết để đạt được sự hài lòng của khách hàng. Vì vậy, điều quan trọng là nhân viên nhập dữ liệu phải có những kỹ năng nhất định và đủ điều kiện để thực hiện các trách nhiệm để làm tốt công việc của mình. Dưới đây là một số kỹ năng và trách nhiệm mà nhân viên nhập dữ liệu phải có và thực hiện:

Trách nhiệm

• Nhập dữ liệu tài khoản hay dữ liệu khách hàng từ tài liệu
• Tuân thủ thời hạn nhập dữ liệu
• Sắp xếp thông tin dữ liệu để chuẩn bị nhập vào máy tính
• Quét tài liệu và các tệp khác, khi cần
• Kiểm tra dữ liệu để tìm lỗi
• Chỉnh sửa các mục dữ liệu cần thiết
• Hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu
• Tuân thủ chính sách và quy định về bảo mật của công ty
• Lập báo cáo và thực hiện các hoạt động sao lưu, nếu cần

Kỹ năng

1. Kỹ năng phần mềm cơ bản

Các nhân viên nhập dữ liệu cần phải có các kỹ năng phần mềm cơ bản vì họ làm việc với bộ xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu, bảng tính và phần mềm liên quan hàng ngày.

2. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói hiệu quả

Các nhân viên nhập dữ liệu phải liên lạc thường xuyên với các nhóm bên trong và bên ngoài và cung cấp phản hồi về bất kỳ vấn đề nào họ có thể gặp phải với dữ liệu không chính xác hoặc các vấn đề cơ sở dữ liệu khác. Điều quan trọng là họ cũng phải sử dụng phương pháp lắng nghe tích cực để có thể nhập và sắp xếp dữ liệu theo cách mà công ty ưa thích.

3. Kỹ năng đánh máy thành thạo

Kỹ năng này rất cần thiết cho sự thành công của các cá nhân trong việc nhập dữ liệu vì họ có thể sẽ cần thực hiện nhập dữ liệu với số lượng lớn trong một khoảng thời gian giới hạn. Nhiều nhà tuyển dụng mong đợi tốc độ đánh máy trung bình từ 30 đến 40 từ mỗi phút.

Ngoài việc gõ nhanh, việc gõ chính xác cũng rất quan trọng. Đặc biệt cần phải chú ý đến từng chi tiết bởi tính chính xác là sự ưu tiên trong công việc nhập dữ liệu.

4. Động lực bản thân

Việc nhập dữ liệu thường được thực hiện từ xa hoặc có ít sự giám sát hoặc nỗ lực của nhóm. Điều quan trọng là một nhân viên nhập dữ liệu phải có động lực bản thân mạnh mẽ khi lặp lại các công việc thường xuyên và lặp đi lặp lại.

Cách làm chủ kỹ năng nhập dữ liệu 

Có nhiều cách để tự cải thiện kỹ năng nhập dữ liệu, với sự trợ giúp của hệ thống máy tính hay với các lớp học có cấu trúc cụ thể. Dưới đây là một số mẹo mà bạn có thể thấy hữu ích để cải thiện kỹ năng nhập dữ liệu của mình.

1. Nâng cao kỹ năng đánh máy 

Hãy kiểm tra thói quen và cách đánh máy hiện tại của bạn. Điều này đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tư thế và vị trí tay thích hợp hay chưa nhằm đạt được độ chính xác và sự thoải mái tối ưu. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải thay đổi vị trí hoặc đứng dậy thường xuyên, điều này sẽ giúp tăng tốc độ và hiệu quả đánh máy của bạn.

2. Cải thiện không gian bàn làm việc

Việc nhập dữ liệu đòi hỏi bạn phải ngồi và gõ trên máy tính trong một khoảng thời gian dài. Ngồi trong thời gian dài có thể gây ra một số vấn đề về sức khỏe và điều quan trọng là bạn phải sắp xếp lại không gian bàn làm việc sao cho thoải mái hơn. Cách tốt nhất để làm điều này là có một chiếc ghế thoải mái với hỗ trợ thắt lưng có thể xoay và có điều chỉnh độ cao. 

Màn hình máy tính phải ngang tầm mắt với độ chói giảm thiểu và nên đặt màn hình gần chuột. Màn hình kép cũng có thể giúp kiểm tra thực tế, tốc độ nhập dữ liệu, hiệu quả và năng suất.

3. Sử dụng các công cụ đánh máy trực tuyến

Một số chương trình trực tuyến cho phép bạn kiểm tra khả năng đánh máy hiện tại của mình để bạn có thể xác định các vấn đề cần cải thiện. Những công cụ đánh máy này cho phép bạn luyện tập và tăng tốc độ cũng như hiệu quả đánh máy của mình. Bạn cũng có thể thử xem các video trực tuyến trình bày kiến ​​thức cơ bản về phần mềm máy tính nhập dữ liệu để nâng cao kiến ​​thức cơ bản về máy tính và phần mềm của mình.

4. Các thủ thuật nhập dữ liệu thành thạo

Nhiều phím tắt có thể được sử dụng với một số chương trình phần mềm nhất định để tiết kiệm đủ thời gian. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phím TAB và ENTER trong Excel để nhập thông tin đã được viết trước đó. Nhiều bản hack bảng tính và bàn phím có thể được tìm thấy trực tuyến hoặc bạn có thể tham khảo người giám sát của mình cho các đề xuất khác.

5. Loại bỏ sự phân tâm

Khi bạn làm việc trong lĩnh vực nhập dữ liệu, sự phân tâm có thể là một thách thức ngăn cản việc tập trung vào các nhiệm vụ bạn đang thực hiện. Hãy thử lập một lịch trình nghiêm ngặt và chia nhỏ các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên. Một việc cũng có thể hữu ích là hãy đặt điện thoại ở xa tầm tay và để chế độ im lặng trong giờ làm việc để hạn chế sự phân tâm.

6. Dành thời gian để đọc lại

Sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc của bạn và điều quan trọng là bạn phải có thời gian để xem xét lại công việc của mình trước khi nộp. Nếu không có bộ phận biên tập hay bất kỳ ai có thể để đọc hiệu đính tác phẩm của bạn, thì hãy làm một việc khác. Sau khi bạn quay lại với phần dữ liệu đã được nhập đó để tự hiệu đính, bạn sẽ tập trung hơn mà không bị rối mắt.

Kết luận

Bài viết đã chia sẻ tới bạn về khái niệm nhập dữ liệu là gì, các kỹ năng và yêu cầu mà một nhân viên nhập liệu cần có và đặc biệt các cách giúp bạn cải thiện kỹ năng này. Hy vọng bài viết đem lại những thông tin hữu ích cho các bạn. Chúc bạn sẽ sớm “master” được kỹ năng cực kỳ quan trọng này!

Lương Thuận – dịch từ trang Indeed