Năm cạm bẫy cần tránh khi thuê đơn vị gia công phần mềm

Doanh nghiệp cần vạch ra các mục tiêu cụ thể của dự án và đây là điều quan trọng nhất, vì ta cần phải xác định lý do tại sao công ty bạn lại cần thuê đơn vị ngoài để gia công phần mềm.

• Nguyên tắc soạn thảo hợp đồng thuê đơn vị gia công phần mềm chặt chẽ và đúng pháp luật

Có nhiều lý do để doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài khi triển khai phần mềm cho công ty. Ngoài những doanh nghiệp không đủ nguồn lực về Công nghệ Thông tin mới chọn giải pháp thuê đơn vị ngoài để gia công phần mềm thì cả các “ông lớn” như Alibaba, WhatsApp, Slack và GitHub cũng đã tận dụng rất tốt lợi ích của việc thuê ngoài. Nếu tận dụng hiệu quả hình thức thuê gia công phần mềm thì doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh, giảm thời gian quảng bá ứng dụng và tiết kiệm chi phí. Nhưng khi thuê gia công phần mềm sẽ tồn tại những rủi ro nhất định, những điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực công việc kinh doanh. Trong bài viết này FUNiX sẽ chia sẻ đến bạn đọc 05 năm cạm bẫy cần tránh khi thuê gia công phần mềm.

Xây dựng chiến lược gia công phần mềm hiệu quả.

Mặc dù thuê gia công phần mềm có một số lợi ích, nhưng đôi khi nó lại mang đến những bất lợi cho mục tiêu kinh doanh nếu không được lên kế hoạch và quản lý có một cách chặt chẽ. Chính xác hơn, việc tìm kiếm một công ty phần mềm đáng tin cậy để hợp tác là điều rất khó khăn. 

Bạn cần vạch ra các mục tiêu cụ thể của dự án và đây là điều quan trọng nhất, vì bạn cần phải xác định lý do tại sao công ty bạn lại cần thuê đơn vị ngoài để gia công phần mềm. Bạn cần có tầm nhìn rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được trong suốt dự án thuê ngoài. Nắm được các mục tiêu của bạn là gì trong các giai đoạn khác nhau của dự án sẽ giúp bạn đánh giá tiến trình dự án tốt nhất.

 05 cạm bẫy thường gặp khi thuê gia công phần mềm

Rào cản giao tiếp

Lợi ích lớn nhất của việc thuê gia công phần mềm là có thể hợp tác với đơn vị gia công phần mềm trên khu vực địa lý khác nhau, đó có thể là các công ty trong nước hoặc cả những công ty nước ngoài. Nếu công ty bạn lựa chọn các công ty nước ngoài thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc giao tiếp, trao đổi công việc. Bạn sẽ cần làm quen với sự chênh lệch múi giờ của hai quốc gia, ngôn ngữ và các tiêu chuẩn về văn hóa làm việc.

Vivek Kumar (người sáng lập và Giám đốc điều hành của Qlicket) đã trực tiếp trải qua những bất cập của vấn đề giao tiếp khi ông thuê đơn vị gia công phần mềm. Ông đã đề cập đến trong một cuộc khảo sát gần đây rằng các nhà phát triển đã không có trách nghiệm trong việc, thậm chí họ đã dừng dự án của công ty ông mà không có một phản hồi nào. Vivek Kumar chia sẻ: “Đối với bất kỳ dự án nào khi hợp tác từ xa thì tần suất liên lạc thường xuyên sẽ là điều quan trọng”. Cho nên bạn cần hiểu được tầm quan trọng của việc trao đổi và tương tác thường xuyên giữa hai bên, đây như một cách để đảm bảo dự án đang được thực hiện đúng tiến độ.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Để thực hiện dự án tốt nhất thì khả năng nói tiếng Anh thôi là chưa đủ, sự hiểu biết về các yêu cầu của dự án và sản phẩm là yếu tố quan trọng. Cả hai bên cần hiểu chính xác những gì đối tác yêu cầu. Bạn sẽ cần trau dồi thêm các kỹ năng và từ ngữ chuyên ngành nếu muốn làm việc với một đối tác nước ngoài.

Không xác định được yêu cầu của dự án

Trước khi thuê một đơn vị nào đó để gia công phần mềm thì bạn phải xác định rõ yêu cầu của dự án, tiêu chuẩn để đánh giá sản phẩm, thời gian dự kiến, phạm vi của dự án,…. Nếu các thông tin trên không được trao đổi rõ ràng thì các kỹ sư phần mềm sẽ có sự hiểu nhầm và sản phẩm cuối cùng không đạt được kỳ vọng của bạn.

Các yếu tố nền tảng cơ bản phải do bạn thiết lập và các tính năng bạn muốn được tích hợp trong ứng dụng sẽ cần được miêu tả chi tiết. Tốt nhất bạn nên chuẩn bị một bộ tài liệu để giới thiệu chi tiết các yêu cầu của sản phẩm, như vậy các kỹ sư phần mềm sẽ hiểu rõ ràng về các yêu cầu của bạn.

Nếu công ty bạn không hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thì sẽ gặp khó khăn trong khi soạn các tài liệu này. Nhưng có thể sử dụng mẫu SRS (requirements specification), nó sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình soạn thảo tài liệu cho sản phẩm.

Mẫu SRS sẽ giúp bạn sắp xếp lại các yêu cầu thiết yếu của dự án mà bạn muốn nhóm thuê ngoài biết về sản phẩm của bạn. Sau đó họ sẽ dựa theo các yêu cầu mà bạn đưa ra để xây dựng và bổ xung thêm các tính năng cần thiết giúp sản phẩm được hoàn hảo nhất.
Ví dụ: Nếu ứng dụng cần trang đăng ký, tài liệu SRS ban đầu sẽ chỉ liệt kê các tùy chọn đăng ký cần được kết hợp. Thông qua trao đổi với đơn vị cung cấp bạn có thể bổ sung các chi tiết như: Chỉ định các thông số kỹ thuật chức năng cho từng phần tử trên trang đăng ký, thông số kiểm tra xác thực,…
Thiết lập kế hoạch chung cho dự án và một bản mô tả chi tiết của sản phẩm là công việc rất quan trọng đối với mỗi dự án. Chúng giúp giảm thiểu các sai lầm và sự cố trong quá trình thực hiện dự án, bạn có thể giảm thiểu đáng kể chi phí nếu có một có một bản kế hoạch hoàn hảo.

Những thách thức về chất lượng code (Code quality)

Việc xác định xem đơn vị thuê ngoài có thực hiện theo các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hay không là vật vấn đề lớn, điều này càng khó khăn khi bạn không có chuyên môn về công nghệ. Chất lượng code (hay chất lượng của sản phẩm cuối) là một thuật ngữ không rõ ràng vì không có định nghĩa cụ thể nào nói đâu là code chất lượng cao và đâu là code chất lượng thấp.

Bạn sẽ phải trao đổi chi tiết với đơn vị thuê ngoài về các thuộc tính làm nên chất lượng của code. Nhiều nhà phát triển chia sẻ code có chất lượng tốt cần đảm bảo hai yếu tố chính là: Rõ ràng và khả năng bảo trì.

Code được triển khai đầy đủ về các định dạng và quy ước của ngôn ngữ lập lập trình là điều rất quan trọng. Như vậy trong quá trình hoạt động ứng dụng sẽ không bị ra những lỗi cơ bản và nếu có sự cố thì công việc khắc phục sẽ diễn ra nhanh hơn.

Bạn sẽ cần “chốt” trước các tiêu chất lượng và thực hiện trao đổi thường xuyên với đơn vị gia công phần mềm để luôn cập nhật tiến trình và những thay đổi về sản phẩm của bạn.

Bên cạnh đó, đơn vị thuê ngoài phải có các bước kiểm tra để đảm bảo tính nhất quán của chất lượng code. Trước khi hợp tác với một nhóm/đơn vị thì bạn cần tìm hiểu xem họ thực hiện các biện pháp kiểm tra code, kiểm tra chức năng của sản phẩm và các vấn đề khác liên quan chất lượng lượng code. Nhưng biện pháp kiểm tra này sẽ đảm bảo nhóm nhà phát triển đang xây dựng một ứng dụng mạnh mẽ trước khi chuyển giao cho công ty bạn.

Một quy trình đảm bảo chất lượng sẽ cần thiết lập một quy trình kiểm tra kỹ lưỡng – bao gồm kiểm tra hồi quy khi có bất kỳ thay đổi gì đối với code và sử dụng công cụ quản lý dự án để ghi lại các vấn đề còn tồn đọng.

Sự mơ hồ của các bên liên quan

Sự hạn chế quyền hạn về dự án là một trong những nhược điểm lớn nhất của việc thuê ngoài. Nếu đối tác gia công phần mềm sử dụng các lập trình viên bán thời gian sẽ là vấn đề lớn. Bởi vì những nhân sự này thường không đảm bảo được tính lâu dài, họ có thể dừng giữa chừng khi ứng dụng của bạn chưa hoàn thiện và sẽ có một nhân sự mới thay thế để tiếp tục phát triển sản phẩm. Sự thay đổi nhân lực của dự án có thể dẫn đến các sản phẩm chuyển giao không có sự nhất quán vì không có trưởng dự án hoặc nhóm nhất quán chịu trách nghiệm về công việc và theo sát được trong toàn bộ quá trình xây dựng sản phẩm.

Khi đơn vị ngoài để gia công phần mềm bạn cần biết ai sẽ là người xây dựng ứng dụng hoặc ít nhất có một số người chủ chốt trong suốt quá trình thực hiện dự án. Những người này sẽ làm việc trực tiếp với bạn, chịu trách nhiệm trao đổi và báo cáo toàn bộ thông tin của dự án.

Một nhà phát triển không chỉ viết code mà còn phải đảm bảo cung cấp các trải nghiệm người dùng tuyệt vời cho khách hàng, cho nên hãy tìm một đối tác uy tín và cam cam kết tìm ra các giải pháp phù hợp nhất.

Hợp đồng thiếu tính chặt chẽ

Nhiều công ty kinh doanh cho rằng không cần dùng quá nhiều tiền cho các khoản phí pháp lý. Nhưng một hợp đồng được soạn thảo không chặt chẽ hoặc hợp đồng gây bất lợi cho công ty bạn, điều này dẫn đến sự thiếu sót trong các điều khoản mà công ty gia công phần mềm có thể lợi dụng.

Yoav Achiam (đồng sáng lập GuardianEYE) cho biết cái giá một một hợp đồng thiếu tính chặt chẽ là rất lớn. Trong một bài viết về chủ đề hợp đồng kinh doanh mà ông chia sẻ tất cả những gì đã xảy ra khi công ty ông ký hợp đồng với một đối tác nước ngoài: “Hợp đồng không có cam kết về thời gian, bố trí nhân lực được giao, các hình phạt nếu không đạt thời hạn”. Những hợp đồng như vậy thường dẫn đến những hậu quả tiêu cực như: Chuyển giao sản phẩm chậm so với kế hoạch, ứng dụng thiếu các tính năng,… 

Một hợp đồng được soạn thảo đầy đủ các điều khoản, cam kết và phương án bồi thường nếu không hoàn thành hợp đồng có vai trò quan trọng để cả hai bên thực hiện đúng và đủ nghĩa vụ trong suốt dự án. Một hợp đồng phù hợp sẽ giúp sản phẩm được chuyển giao đúng thời hạn, đạt tiêu chuẩn do bạn yêu cầu và hạn chế tổn thất về tiền bạc.

Trên đây là 05 cạm bẫy mà bạn cần tránh khi có ý định thuê đơn vị ngoài để gia công phần mềm. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp cho bạn và công ty có thể hạn chế xảy ra những rủi ro khi làm việc với đối tác. Bài viết sau chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số các phương pháp để hợp đồng thuê ngoài của bạn được chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên thực và giúp dự án của bạn được thành công.

Công Sơn

Nguồn tham khảo: https://stackoverflow.blog/2019/10/01/pitfalls-avoid-outsourcing-software-development/