Nâng cao hiệu quả công việc trong nghề IT với kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch giúp công việc IT của bạn hoàn thành một cách logic, trật tự và chuyên nghiệp hơn. Các bạn hãy cùng FUNiX tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng này trong bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng lập kế hoạch giúp công việc IT của bạn hoàn thành một cách logic, trật tự và chuyên nghiệp hơn. Các bạn hãy cùng FUNiX tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng này trong bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là liệt kê những dự định, công việc sẽ làm theo các tiêu chí quan trọng, thời gian và sự cần thiết. Mỗi một công việc được gắn liền với mốc thời gian cụ thể để bạn quản lý công việc dễ dàng hơn.

Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch trong công việc cho dân IT

Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn liệt kê toàn bộ các công việc dự định làm cùng những phương pháp hoàn thành. Lập kế hoạch đảm bảo công việc được sắp xếp khoa học và hợp lý. Bạn có thể cân đối giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi, không dồn nhiều việc dẫn tới quá tải. 

Kỹ năng lập kế hoạch giúp lập trình viên kiểm soát công việc sát sao, giảm sự chậm trễ và giải quyết kịp thời nếu có sai sót xảy ra. Đồng thời, bạn còn xác định được phương hướng và mục tiêu cho dài hạn.

Quy trình lập kế hoạch như thế nào?

Sau đây là những quy trình của kỹ năng lập kế hoạch để bạn nắm bắt được cốt lõi của vấn đề:

Xác định mục tiêu

Việc xác định mục tiêu giúp bạn có động lực trong công việc. Bạn nên đặt ra những câu hỏi như mục đích của việc này? Việc có quan trọng để bạn dành thời gian không? Nếu không thực hiện thì có ảnh hưởng tới bản thân không?… Từ đó, bạn sẽ đánh giá khái quát được công việc ra sao để dành thời gian cho mục tiêu đó.

Xác định công việc cho mục tiêu

Đây là bước tiếp theo trong kỹ năng lập kế hoạch. Mỗi kế hoạch có thể gồm nhiều mục tiêu và trong từng mỗi mục tiêu sẽ có những công việc khác nhau. Với mỗi mục tiêu bạn cần liệt kê những công việc cần làm cùng thời gian ước tính hoàn thành và phương pháp thực hiện.

Sắp xếp thứ tự của công việc

Bạn sắp xếp công việc theo thứ tự với các tiêu chí như sự cần thiết, quan trọng và thời gian hoàn thành. Điều này giúp bạn quản lý thời gian, đảm bảo công việc đúng hạn không bị chậm trễ.

Quản lý rủi ro

Bạn sẽ có thời gian kiểm tra và giám sát công việc để đảm bảo thời gian đúng hạn. Công việc được sắp xếp nhanh hơn dự định, khi có vấn đề phát sinh vẫn đủ thời gian kịp thời xử lý mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Các phương pháp trong kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm những phương pháp sau:

Phương pháp 5W1H2C5M

5W1H2C5M là phương pháp cơ bản lập kế hoạch cho công việc bằng cách xác định mục tiêu, thời gian, nguồn lực và phương pháp thực hiện.

+ Xác định 5W bao gồm: Why (Mục tiêu và yêu cầu công việc); What (Nội dung công việc); Where (Địa điểm thực hiện công việc); When (Thời gian thực hiện công việc); Who (Người thực hiện công việc).

+ Xác định 1H gồm How là những kỹ năng và phương pháp để thực hiện công việc đó.

+ Xác định 2C gồm Control (Phương pháp kiểm soát); Check (Phương pháp kiểm tra)

+ Xác định 5M gồm Man (Nguồn Nhân lực), Material (Nguyên nhiên vật liệu), Money (Tiền bạc), Method (Phương pháp) và Machine (Công nghệ, thiết bị).

Phương pháp Smart

Đây là một phương pháp được dùng phổ biến trong công việc hiện nay giúp đặt ra mục tiêu cụ thể và phù hợp với khả năng của bạn.

• Specific là xác định công việc cụ thể. Ví dụ bạn đặt ra mục tiêu thực hiện dự án trong một khoảng thời gian ngắn.
• Measurable đề ra một con số cụ thể cho mục tiêu. Ví dụ tôi muốn trở thành một lập trình viên web vào cuối tháng 12 năm nay.
• Achievable là những gì có thể đạt được trong khả năng của bạn. 
• Reality là mục tiêu đặt ra phải hợp lý với năng lực và thực tế. Ví dụ bạn là kế toán muốn tự code web trong khi chưa có kiến thức hay kỹ năng nào.
• Time bound là giới hạn về thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Ví dụ như bạn phấn đấu hoàn thành dự án cho đối tác trong nửa tháng.

Trên đây là thông tin về kỹ năng lập kế hoạch để nâng cao hiệu quả công việc trong nghề IT. Hi vọng sẽ giúp các bạn lập được kế hoạch cá nhân, kế hoạch công việc để nâng cao hiệu suất tối ưu.

Quỳnh Anh

Tin liên quan:

• Nên học lập trình online ở đâu uy tín và chất lượng?
• Điểm tên những cuốn sách dạy lập trình cho trẻ hay nhất
• Nữ sinh tại Nhật có việc ngay, lương 42 triệu sau Chứng chỉ Doanh nghiệp FUNiX