Bạn đã biêt cách sử dụng To – do- list để quản lý thời gian hiệu quả?

Vậy làm thế nào để tạo và sử dụng To – do- list để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tham khảo nhé!

Nếu một ngày nào đó bạn cảm thấy hoang mang trước cả núi việc cần làm, đuối hơi trong việc chạy deadline dự án hoặc đôi khi quên mất một vài việc quan trọng khiến người khác phải nhắc nhở… thì nhất định là bạn chưa biết cách quản lý thời gian, sắp xếp công việc hợp lý! Lúc này, bạn nên lựa chọn cách duy trì danh sách công việc hàng ngày – To – do- list để giải quyết công việc gọn gàng và nhanh nhẹn hơn. 

Lên một danh sách “việc cần làm”

To – do- list  bắt đầu bằng việc ghi lại tất cả việc bạn cần làm. Nếu khối lượng công việc quá lớn, bạn đừng nản chí mà hãy chia nhỏ nó ra thành những đầu việc to đến nhỏ. Cứ như vậy cho đến khi bạn liệt kê được hết mọi việc, trong đó mỗi việc cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành (nên phân chia lượng thời gian hợp lý từ 1-2 tiếng). Danh sách To – do- list có thể rất dài nhưng sẽ giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng hơn nhiều.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong To – do- list khác với việc sắp xếp trình tự công việc. Nhiều người thích làm việc dễ trước khi “đánh vật” với những việc khó nhưng có những người lại ngược lại. Bạn nên chọn cách thức làm việc phù hợp nhất với mình. Nhưng hãy luôn ưu tiên thời gian và sức lực của bạn để hoàn thành công việc quan trọng nhất trong ngày.

Hãy tập nhận biết chu kỳ sinh học của mình và sử dụng thời gian nào bạn thấy tỉnh táo, tập trung nhất để làm việc quan trọng nhất.

Cài đặt nhắc nhở

Sau khi tạo xong To-do List, bạn có thể dùng lịch trên máy tính hoặc báo thức trên điện thoại để tạo lời nhắc nhở, thúc đẩy việc hoàn thành công việc đã liệt kê. Hay đơn giản, hãy dán To – do- list ở một chỗ nào dễ nhìn để tiện theo dõi.

Có nhiều cách lập To – do- list  như trên máy tính, ghi chú trên điện thoại, sổ tay hay giấy nhớ… Bạn hãy chọn cho mình cách phù hợp nhất nhé!

Không để thời gian chết

Bạn nên sắp xếp một lịch làm việc hạn chế tối đa việc ngồi chờ và không biết làm gì. Việc chờ đợi làm bạn cảm thấy lãng phí thời gian. Luôn luôn giữ danh sách công việc hàng ngày bên mình là cách tốt nhất để bạn kiểm tra xem công việc nào có thể tranh thủ làm trong lúc chờ đợi.

Tuy nhiên, không để thời gian chết khác với việc dành một khoảng thời gian nhất định để nghỉ ngơi, thư giãn xen kẽ giữa các đầu việc sau khi hoàn thành chúng. Bạn cũng nên chú ý đến việc nghỉ ngơi hợp lý nữa nhé!

Giữ lại danh sách bạn đã làm hôm trước và giải quyết việc tồn đọng

Hãy bắt đầu một ngày làm việc mới bằng cách tự nhắc nhở mình về những việc bạn đã hoàn thành ngày hôm trước. Có những việc không quan trọng theo thời gian sẽ bị tồn đọng và khiến bạn chán nản không muốn động đến. Vì vậy hãy quyết tâm giải quyết dứt điểm nó để tạo động lực cho bạn làm việc mỗi ngày.

Chia sẻ kinh nghiệm về việc sử dụng To – do- list , bạn Nguyễn Đỗ Phương Uyên, xTer FUNIX cho biết: Để hoàn thành khóa học trực tuyến trong khi vẫn học chương trình đại học Mỹ, Uyên đã sử dụng To – do- list trong suốt quá trình học tập của mình để quản lý thời gian như: Mỗi ngày, Uyên sẽ lập một To – do- list danh sách những việc cần làm và chọn ra 3 đầu việc lớn phải hoàn thành trong ngày. Sau đó, tiếp tục hoàn thành các việc tiếp theo. Cuối ngày là thời gian dành để kiểm tra lại một loạt To-do list để biết mình có bỏ xót công việc nào không. Uyên bật mí, điện thoại của bạn cài đặt khá nhiều giờ báo thức, nhắc nhở công việc phải làm trong ngày từ sáng đến tối. Nhờ vào việc vận dụng To-do List mà Uyên luôn hoàn thành tốt việc học của mình.

Quỳnh Anh