Hệ thống ERP cho doanh nghiệp ra đời như thế nào? Làm sao để tích hợp

• Những điều bạn cần biết về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

ERP là viết tắt của enterprise resource planning – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng ERP có nghĩa là gì? Hệ thống ERP là tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, thu mua và các quy trình khác. Ở cấp độ cơ bản nhất, ERP giúp quản lý hiệu quả tất cả các quy trình này trong một hệ thống tích hợp. Nó thường được gọi là hệ thống hồ sơ của tổ chức.

1. Lịch sử ERP: Sự phát triển nhanh chóng của ERP

Các ứng dụng kinh doanh trên máy vi tính đã ra đời trong thế giới kế toán và tài chính vào những năm 1960 bằng cách sử dụng máy tính lớn. Các ứng dụng tiên phong này nhanh hơn và chính xác hơn các quy trình thủ công nhưng đắt tiền, hạn chế về chức năng và vẫn còn chậm. Chẳng bao lâu sau, các ứng dụng này đã tạo ra sự phát triển của các giải pháp chuyên dụng, độc lập như xử lý đơn đặt hàng và lập kế hoạch yêu cầu sản xuất.

Vào giữa những năm 1980, sự cạnh tranh trong lĩnh vực sản xuất bùng nổ và cần có những công cụ mới. Phần mềm MRP II mới tích hợp kế toán và tài chính, bán hàng, mua hàng, hàng tồn kho và lập kế hoạch và lập kế hoạch sản xuất cung cấp cho nhà sản xuất một hệ thống tích hợp.

Gần cuối những năm 1990, ERP được giới thiệu. ERP đã biến đổi lĩnh vực công nghệ bằng cách phục vụ nhiều ngành công nghiệp hơn và bằng cách kết hợp MRP II, nguồn nhân lực, kế toán dự án và báo cáo người dùng cuối.

Trong khoảng thời gian ngắn của thế kỷ 21, tốc độ Internet nhanh hơn và các công cụ phát triển mới đã một lần nữa cách mạng hóa các bộ phần mềm ERP. Việc giới thiệu phần mềm dựa trên trình duyệt đã mở đường cho phần mềm ERP trên nền tảng đám mây, một bước đột phá đã mở rộng cả phạm vi tiếp cận và chức năng của các giải pháp ERP. 

Ngày nay trong thời đại chuyển đổi kỹ thuật số, các hệ thống ERP hiện đại đang ngày càng tận dụng các công nghệ thông minh mới như AI, học máy, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), IoT, xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và cơ sở dữ liệu trong bộ nhớ. Chúng cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng chạy các quy trình thậm chí hiệu quả hơn, tận dụng thông tin chi tiết cập nhật từng phút từ cả dữ liệu giao dịch và dữ liệu phi cấu trúc, và cuối cùng là duy trì tính cạnh tranh trong thời điểm thay đổi chưa từng có.

2. Các mô-đun ERP được sử dụng rộng rãi nhất

• Tài chính: Phân hệ tài chính và kế toán là xương sống của hầu hết các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ cái chung và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, nó còn giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản phải trả (AP) và phải thu (AR), khóa sổ hiệu quả, tạo báo cáo tài chính, tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu, giảm thiểu rủi ro tài chính, v.v.
• Quản lý nguồn nhân lực: Hầu hết các hệ thống ERP đều bao gồm một mô-đun nhân sự cung cấp các khả năng cốt lõi như thời gian, điểm danh và bảng lương. Các tiện ích bổ sung, hoặc thậm chí toàn bộ bộ quản lý nguồn nhân lực (HCM), có thể kết nối với ERP và cung cấp chức năng nhân sự mạnh mẽ hơn – mọi thứ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý trải nghiệm của nhân viên.
• Tìm nguồn cung ứng và mua sắm: Mô -đun tìm nguồn cung ứng và mua sắm giúp các doanh nghiệp mua sắm nguyên vật liệu và dịch vụ họ cần để sản xuất hàng hóa – hoặc các mặt hàng họ muốn bán lại. Mô-đun tập trung và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nó có thể giảm thiểu việc mua quá mức và mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp bằng các phân tích do AI cung cấp và thậm chí kết nối liền mạch với mạng người mua.
• Bán hàng: Mô -đun bán hàng theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng – đồng thời giúp đại diện sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội bán thêm phù hợp. Nó bao gồm chức năng cho quy trình đặt hàng thành tiền mặt, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.
• Sản xuất: Mô -đun sản xuất là thành phần lập kế hoạch và thực hiện chính của phần mềm ERP. Nó giúp các công ty đơn giản hóa các quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu. Mô-đun này thường bao gồm chức năng lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng, v.v.
• Quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần: Một thành phần quan trọng khác của hệ thống ERP, mô-đun chuỗi cung ứng theo dõi chuyển động của hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Mô-đun này cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho, hoạt động kho bãi, vận chuyển và hậu cần theo thời gian thực – đồng thời có thể giúp tăng khả năng hiển thị và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.
• Dịch vụ: Trong một hệ thống ERP, mô-đun dịch vụ giúp các công ty cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa, đáng tin cậy mà khách hàng mong đợi. Mô-đun này có thể bao gồm các công cụ để sửa chữa nội bộ, phụ tùng thay thế, quản lý dịch vụ hiện trường và các luồng doanh thu dựa trên dịch vụ. Nó cũng cung cấp các phân tích để giúp đại diện dịch vụ và kỹ thuật viên nhanh chóng giải quyết các vấn đề của khách hàng và cải thiện lòng trung thành.
• R&D và kỹ thuật: Các hệ thống ERP giàu tính năng bao gồm mô-đun R&D và kỹ thuật. Mô-đun này cung cấp các công cụ để thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm (PLM), tuân thủ sản phẩm, v.v. – để các công ty có thể tạo ra những cải tiến mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
• Quản lý tài sản doanh nghiệp: Hệ thống ERP mạnh mẽ có thể bao gồm mô-đun EAM – giúp các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và giữ cho máy móc, thiết bị của họ hoạt động với hiệu suất cao nhất. Mô-đun này bao gồm chức năng bảo trì dự đoán, lập lịch trình, lập kế hoạch và vận hành tài sản, môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS),…

>>> Xem thêm: Những điều bạn cần biết về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

3. Tích hợp hệ thống ERP

Các hệ thống ERP ngày nay cung cấp rất nhiều chức năng kinh doanh, nhưng chúng vẫn cần kết nối và đồng bộ hóa với các ứng dụng và nguồn dữ liệu khác chẳng hạn như phần mềm CRM và HCM, nền tảng thương mại điện tử, giải pháp dành riêng cho ngành và thậm chí cả các ERP khác. Với tích hợp ERP, các công ty có thể có được một cái nhìn thống nhất về thông tin từ các hệ thống khác nhau, tăng hiệu quả của quy trình kinh doanh, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tạo điều kiện hợp tác giữa các nhóm và đối tác kinh doanh.

Các hệ thống ERP hiện đại có tính mở và linh hoạt và có thể dễ dàng tích hợp với nhiều loại sản phẩm phần mềm bằng cách sử dụng các trình kết nối hoặc bộ điều hợp tùy chỉnh, chẳng hạn như giao diện lập trình ứng dụng (API). Các phương pháp khác để tích hợp ERP bao gồm ESB (xe buýt dịch vụ doanh nghiệp) và iPaaS (nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ). iPaaS, cung cấp cách tiếp cận dựa trên đám mây, là một lựa chọn rất phổ biến cho các doanh nghiệp hiện đại. Nền tảng iPaaS có thể nhanh chóng đồng bộ hóa ERP tại chỗ hoặc dựa trên đám mây với các ứng dụng SaaS từ cùng một nhà cung cấp hoặc bên thứ ba. Chúng thường yêu cầu mã hóa ít hoặc không cần mã hóa, chúng linh hoạt và tương đối rẻ, đồng thời cung cấp nhiều cách sử dụng khác chẳng hạn như tạo API tự động, tích hợp dữ liệu máy học, tích hợp mạng Internet vạn vật (IoT), nội dung dựng sẵn, và hơn thế nữa.

3. Tổng chi phí ERP

Chi phí của ERP phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm, các mô-đun được chọn và phương pháp triển khai. Nói chung, ERP dựa trên đám mây có chi phí thấp hơn ERP tại chỗ vì không cần mua phần cứng và không cần thuê chuyên gia CNTT nội bộ đắt đỏ. Nhà cung cấp xử lý việc bảo trì và tính phí thuê bao hàng năm hoặc hàng tháng cho khách hàng, thường dựa trên số lượng người dùng.

Khi tính toán lợi tức đầu tư (ROI) và tổng chi phí sở hữu (TCO) của việc triển khai ERP mới, chi phí nhân lực ban đầu và liên tục cũng quan trọng như chi phí triển khai và lựa chọn phần mềm. Với các tùy chọn đám mây và kết hợp, các yếu tố mới phải được đánh giá. Ví dụ: bảo trì phần mềm, cơ sở vật chất, công suất máy tính, thời gian chết, phục hồi, bảo mật, quyền riêng tư và chi phí nhân viên CNTT đều là những cân nhắc quan trọng. Như đã đề cập, các tùy chọn đám mây giúp giảm đáng kể cả vốn và chi phí vận hành cải thiện cả ROI và TCO.

>>> Xem thêm chuỗi bài viết liên quan:

Công nghệ AI là gì? Những ứng dụng của công nghệ AI

Tương lai trí tuệ nhân tạo AI trong kỷ nguyên số

Ngôn ngữ lập trình nên học khi học lập trình trí tuệ nhân tạo

Những phẩm chất cần thiết để phát triển trí tuệ nhân tạo

Tìm hiểu các loại trí tuệ nhân tạo AI có thể bạn chưa biết

Nguyễn Cúc

Nguồn tham khảo: sap.com