Những điều bạn cần biết về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

• Hệ thống ERP cho doanh nghiệp ra đời như thế nào? Làm sao để tích hợp

Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống phần mềm giúp bạn điều hành toàn bộ doanh nghiệp của mình, hỗ trợ tự động hóa và các quy trình về tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, thu mua,..

1. ERP là gì?

ERP là viết tắt của enterprise resource planning – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng ERP có nghĩa là gì? Cách đơn giản nhất để xác định ERP là nghĩ về tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, thu mua và các quy trình khác. Ở cấp độ cơ bản nhất, ERP giúp quản lý hiệu quả tất cả các quy trình này trong một hệ thống tích hợp. Nó thường được gọi là hệ thống hồ sơ của tổ chức.

Tuy nhiên, các hệ thống ERP ngày nay là bất cứ thứ gì ngoại trừ cơ bản và có rất ít điểm tương đồng với ERP của nhiều thập kỷ trước. Giờ đây, chúng được phân phối qua đám mây và sử dụng các công nghệ mới nhất chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học để cung cấp khả năng tự động hóa thông minh, hiệu quả cao hơn và thông tin chuyên sâu tức thì về doanh nghiệp. Phần mềm ERP đám mây hiện đại cũng kết nối các hoạt động nội bộ với các đối tác kinh doanh và mạng lưới trên toàn thế giới, mang đến cho các công ty sự cộng tác, sự linh hoạt và tốc độ mà họ cần để cạnh tranh ngày nay.

2. Tại sao ERP quan trọng?

Hệ thống phần mềm ERP cung cấp khả năng tự động hóa, tích hợp và trí thông minh cần thiết để vận hành hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Hầu hết hoặc tất cả dữ liệu của một tổ chức phải nằm trong hệ thống ERP để cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất trong toàn doanh nghiệp.

Tài chính yêu cầu một ERP để nhanh chóng tự động hóa tất các quy trình. Bán hàng cần ERP để quản lý tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng. Logistics dựa vào phần mềm ERP vận hành tốt để cung cấp đúng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đúng thời hạn. Các khoản phải trả cần ERP để thanh toán cho nhà cung cấp một cách chính xác và đúng hạn. Ban quản lý cần có tầm nhìn tức thì về hiệu quả hoạt động của công ty để đưa ra các quyết định kịp thời. Và các ngân hàng và cổ đông yêu cầu hồ sơ tài chính chính xác, vì vậy họ tin tưởng vào dữ liệu và phân tích đáng tin cậy do hệ thống ERP thực hiện.

Tầm quan trọng của phần mềm ERP đối với các doanh nghiệp được minh họa bằng tỷ lệ sử dụng ngày càng tăng. Theo G2, “Thị trường phần mềm ERP toàn cầu được dự đoán sẽ đạt 78,40 tỷ USD vào năm 2026, tăng trưởng với tốc độ CAGR là 10,2% từ năm 2019 đến năm 2026.”

3. Lợi ích của hệ thống ERP

Một hệ thống ERP tốt mang lại nhiều lợi thế có thể khác nhau tùy thuộc vào cách hệ thống được triển khai. Ví dụ, lợi ích của ERP trên nền tảng đám mây khác với trên tiền đề. Điều đó nói rằng, có sáu lợi ích chính áp dụng cho tất cả các giải pháp ERP hiện đại:

• Năng suất cao hơn: Hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn để giúp mọi người trong tổ chức của bạn làm được nhiều việc hơn với ít tài nguyên hơn.
• Hiểu biết sâu sắc hơn: Loại bỏ các silo thông tin, có được một nguồn sự thật duy nhất và nhận được câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi kinh doanh quan trọng.
• Báo cáo nhanh: Theo dõi nhanh báo cáo tài chính và kinh doanh và dễ dàng chia sẻ kết quả. Hành động dựa trên thông tin chi tiết và cải thiện hiệu suất trong thời gian thực.
• Rủi ro thấp hơn: Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát kinh doanh, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định, đồng thời dự đoán và ngăn ngừa rủi ro.
• CNTT đơn giản hơn: Bằng cách sử dụng các ứng dụng ERP tích hợp chia sẻ cơ sở dữ liệu, bạn có thể đơn giản hóa CNTT và cung cấp cho mọi người cách làm việc dễ dàng hơn.
• Linh hoạt: Với các hoạt động hiệu quả và khả năng truy cập sẵn sàng vào dữ liệu thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng xác định và phản ứng với các cơ hội mới.

4. Ví dụ về ERP trong các ngành khác nhau

Các doanh nghiệp trong mọi ngành từ ô tô đến phân phối bán buôn cần thông tin chính xác, theo thời gian thực và quy trình kinh doanh hiệu quả để cạnh tranh và phát triển. Tuy nhiên, các ngành khác nhau dựa vào phần mềm ERP của họ vì những lý do khá khác nhau.

4.1 Tiện ích

Các tiện ích cần phải liên tục xem xét tài sản vốn của họ, không chỉ để đáp ứng nhu cầu cho các dịch vụ trong tương lai mà còn để thay thế các tài sản cũ. Nếu không có ERP, nỗ lực ưu tiên các khoản đầu tư tài sản lớn này sẽ khó khăn và dễ xảy ra sai sót. ERP cũng giúp giải quyết một vấn đề quan trọng khác của công ty tiện ích: dự báo phụ tùng thay thế. Không có các bộ phận phù hợp trong thời gian ngừng hoạt động có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng về dịch vụ khách hàng. Mặt khác, có quá nhiều phụ tùng thay thế có nghĩa là chi phí quá cao và hàng tồn kho lỗi thời.

4.2 Bán hàng

Đối với các nhà bán buôn, nhà nhập khẩu, giao hàng trực tiếp tại cửa hàng và các công ty 3PL/4PL, giao hàng đúng hạn là điều quan trọng. Tất cả các tổ chức này muốn giảm chi phí phân phối, tăng vòng quay hàng tồn kho và rút ngắn thời gian đặt hàng thành tiền mặt. Để đạt được những mục tiêu này, họ cần tích hợp chức năng quản lý hàng tồn kho, mua hàng và hậu cần, cũng như các quy trình tự động được tùy chỉnh theo nhu cầu của họ.

4.3 Sản xuất

Tất cả các nhà sản xuất quy trình rời rạc, hàng loạt và liên tục đều dựa vào hệ thống ERP và chuỗi cung ứng để đáp ứng mục tiêu chất lượng sản phẩm, quản lý việc sử dụng tài sản, kiểm soát chi phí ngoài giờ, xử lý hàng trả lại của khách hàng, v.v. Các nhà sản xuất cũng có thể đạt được quyền kiểm soát hàng tồn kho từ đầu đến cuối bằng cách theo dõi các chuyển động của kho, xác định chính xác các sản phẩm hàng đầu và kém hiệu quả cũng như quản lý mua sắm hiệu quả hơn.

4.4 Dịch vụ

Các công ty dịch vụ bao gồm kế toán, thuế, kỹ thuật, CNTT, pháp lý và các công ty dịch vụ chuyên nghiệp khác yêu cầu công nghệ ERP di động thời gian thực mạnh mẽ để cân bằng các cam kết cung cấp dịch vụ với sức khỏe tài chính. Chìa khóa thành công của dịch vụ chuyên nghiệp là khả năng duy trì đúng tiến độ trong khi quản lý lợi nhuận của dự án, sử dụng tài nguyên, ghi nhận doanh thu, mục tiêu doanh thu định kỳ và cơ hội phát triển.

4.5 Bán lẻ

Bán lẻ đã trải qua một sự chuyển đổi đáng kể khi thương mại điện tử đã hợp nhất với các kênh bán hàng khác cũng như các hoạt động truyền thống. Khả năng cung cấp các tùy chọn tự phục vụ để xác định, định cấu hình, mua và vận chuyển sản phẩm phụ thuộc vào dữ liệu tích hợp. Một hệ thống ERP hiện đại cũng giúp các nhà bán lẻ giảm bớt việc từ bỏ giỏ hàng, cải thiện chuyển đổi trên trang Web, tăng giá trị đơn hàng trung bình và tăng giá trị trọn đời của khách hàng.

5. Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP còn được gọi là bộ phần mềm ERP được tạo thành từ các mô-đun tích hợp hoặc ứng dụng kinh doanh giao tiếp với nhau và chia sẻ cơ sở dữ liệu chung.

Mỗi mô-đun ERP thường tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh, nhưng chúng hoạt động cùng nhau bằng cách sử dụng cùng một dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của công ty. Tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, bán hàng, thu mua, hậu cần và chuỗi cung ứng là những điểm khởi đầu phổ biến. Các công ty có thể chọn mô-đun họ muốn, đồng thời có thể bổ sung và mở rộng quy mô khi cần.

Các hệ thống ERP cũng hỗ trợ các yêu cầu cụ thể của ngành, như là một phần của chức năng cốt lõi của hệ thống hoặc thông qua các phần mở rộng ứng dụng tích hợp liền mạch với bộ phần mềm. Phần mềm ERP có thể được mua bằng mô hình đăng ký đám mây (phần mềm dưới dạng dịch vụ) hoặc mô hình cấp phép (tại cơ sở).

>>> Xem thêm chuỗi bài viết liên quan:

Công nghệ AI là gì? Những ứng dụng của công nghệ AI

Tương lai trí tuệ nhân tạo AI trong kỷ nguyên số

Ngôn ngữ lập trình nên học khi học lập trình trí tuệ nhân tạo

Những phẩm chất cần thiết để phát triển trí tuệ nhân tạo

Tìm hiểu các loại trí tuệ nhân tạo AI có thể bạn chưa biết

Nguyễn Cúc

Nguồn tham khảo: sap.com