Quy tắc 80/20: Chìa khóa vàng để tối ưu năng suất làm việc

Quy tắc 80/20 là gì?

Quy tắc 80/20, còn  gọi là Nguyên tắc Pareto, là một mô hình dự đoán có thể được dùng để xác định những yếu tố nào trong quy trình làm việc của bạn đóng góp nhiều nhất vào năng suất của bạn.

Theo quy tắc 80/20, 80% đầu ra của bạn thường chỉ đến từ 20% đầu vào. Nếu bạn có thể tìm và xác định 20% nào trong quy trình làm việc đóng góp vào phần lớn kết quả đầu ra của mình, thì bạn có thể cải tiến quy trình làm việc của mình để làm việc hiệu quả hơn .

Lợi ích của Quy tắc 80/20 là gì?

Mô hình dự đoán 80/20 có thể được áp dụng trong nhiều môi trường khác nhau để tìm ra các yếu tố chính ảnh hưởng đến thành công. Lợi ích chính của việc làm này là các doanh nghiệp có thể thấy phần lớn đầu ra của họ đến từ đâu, tập trung nguồn lực vào những phần đó để giúp cải thiện hiệu quả và tăng năng suất.

Ngược lại, việc tìm ra những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất nhưng lại đóng góp ít nhất vào kết quả có thể giúp loại bỏ các rào cản và xem nên triển khai tự động hóa ở đâu.

Sử dụng quy tắc 80/20 như thế nào?

Đối với người bình thường, quy tắc 80/20 nghe có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng nó cũng có thể hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hơn và thậm chí cả những cá nhân muốn tăng sản lượng của họ.

Sử dụng 80/20 cho năng suất

Nếu bạn quan tâm đến việc thử quy tắc 80/20 để cải thiện năng suất, thì trước tiên, bạn nên bắt đầu theo dõi các hoạt động hàng ngày của mình. Cố gắng theo dõi thời gian bạn dành cho mỗi việc và nếu có thể, hãy đánh dấu những việc nào mang lại phần lớn kết quả đầu ra của bạn.

Một cách dễ dàng để theo dõi lượng công việc hàng ngày là sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng quản lý theo dõi thời gian của nhân viên, như DeskTime, Hours Time Tracking hoặc Toggle. Hãy chọn loại ứng dụng phù hợp với ngân sách và mức độ chi tiết mà bạn muốn cho kết quả của mình.

Nếu việc dùng ứng dụng theo dõi thời gian có vẻ phức tạp, thì bạn cũng có thể theo dõi thời gian của mình bằng đồng hồ bấm giờ đơn giản trên điện thoại cùng bút và giấy.

Với một cái nhìn rõ ràng về cách bạn đang sử dụng một ngày của mình, bạn sẽ có thể sắp xếp lại các ưu tiên để đảm bảo quy trình công việc của bạn ưu tiên các nhiệm vụ đóng góp vào phần lớn kết quả đầu ra.

Sử dụng Quy tắc 80/20 để có nhiều lợi nhuận hơn

Mặc dù việc tăng năng suất thường sẽ làm tăng lợi nhuận, nhưng bạn cũng có thể sử dụng quy tắc 80/20 để ưu tiên khách hàng hoặc sản phẩm mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Hãy xem các sản phẩm bán chạy nhất là gì hoặc khách hàng chi tiêu cao nhất của bạn là ai. Khả năng cao là, 20% khách hàng hoặc sản phẩm của bạn đóng góp phần lớn lợi nhuận của bạn. Bây giờ hãy xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho các mặt hàng/khách hàng có lợi nhuận cao so với khách hàng/mặt hàng có lợi nhuận thấp. 

Với cái nhìn rõ ràng hơn về ai và điều gì đang mang lại nhiều tiền nhất cho doanh nghiệp , bạn có thể sắp xếp thời gian tốt hơn và đảm bảo dành đủ nguồn lực cho những phần có lợi nhuận cao.

Quy tắc 80/20 có thể được áp dụng cho cuộc sống của bạn

Mặc dù quy tắc 80/20 được áp dụng phổ biến nhất trong kinh doanh, nhưng nó cũng có thể được dùng trong hầu hết mọi lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn.

Ví dụ, trong chế độ ăn uống, quy tắc 80/20 có thể được dùng để đảm bảo bạn ăn thực phẩm lành mạnh trong 80% thời gian và dành 20% còn lại cho thực phẩm kém lành mạnh hơn. Trong học tập, học sinh đạt điểm cao hơn bằng cách tập trung phần lớn thời gian vào những câu hỏi là trọng tâm của đề thi.

Tìm hiểu các khóa học lập trình của FUNiX tại đây:

Vân Nguyễn

Dịch từ: https://www.makeuseof.com/how-80-20-rule-revolutionize-productivity/