Mặc dù làm việc tự do (freelancer) đem lại rất nhiều lợi ích như tự do làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào bạn muốn, nhưng bạn có thể khó điều chỉnh khi bắt đầu. Trong bài viết này, tôi sẽ chia nhỏ 50 công cụ tốt nhất cho các freelancer với mức phí của mỗi công cụ và lý do bạn có thể cần chúng

Mặc dù làm việc tự do (freelancer) đem lại rất nhiều lợi ích như tự do làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào bạn muốn, nhưng bạn có thể khó điều chỉnh khi bắt đầu. 

Tuy nhiên, đừng lo lắng!

Bạn có thể gửi hóa đơn một cách chuyên nghiệp, một trang web thông minh, chào đón khách hàng bằng các quy trình kế toán và giới thiệu đã thiết lập,… sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin hơn với tư cách là một freelancer và có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và tăng năng suất. Tất cả các công việc này đều được thực hiện bởi các công cụ phù hợp, chúng cũng có thể giúp giảm bớt căng thẳng khi tự bạn điều hành một công việc kinh doanh tự do và thường mang lại nhiều giá trị hơn. Bất kể loại phần mềm hỗ trợ freelancer nào bạn cần, ngày nay đều có sẵn.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia nhỏ 50 công cụ tốt nhất cho các freelancer với mức phí của mỗi công cụ và lý do bạn có thể cần chúng. Chúng ta sẽ phân loại các công cụ thành các nhóm: phần mềm lập hóa đơn, các lựa chọn thay thế Quickbooks, phần mềm đề xuất, quản lý thời gian, công cụ quản lý dự án tự do, CRM tốt nhất cho người làm nghề tự do, công cụ tạo biểu trưng cho freelancer và các công cụ khác để giúp cuộc sống của các freelancer trở nên dễ dàng.

Hãy bắt đầu nào!

Phần mềm kế toán, sổ sách và lập hóa đơn 

Quản lý tài chính của bạn với tư cách là một freelancer là điều cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh – từ việc quản lý ngân sách đến việc nhận các khoản thanh toán thông qua lập hóa đơn, hiểu các loại thuế, theo dõi dòng tiền, thu nhập và chi phí. Nổi tiếng nhất là Quickbooks, nhưng cũng có một số lựa chọn thay thế Quickbooks tuyệt vời cho bạn.

Dưới đây là một số phần mềm kế toán tốt nhất dành cho các freelancer để giúp việc ghi chép sổ kế toán dễ dàng hơn nhiều:

1. QuickBooks 

• Mức phí: 12,50$ / tháng cho gói khởi động. 
• Một trong những công cụ kế toán phổ biến nhất cho phép bạn theo dõi thu nhập, chi phí và các khoản khấu trừ thuế của freelancer. Bạn cũng có thể sử dụng nó cho các hóa đơn và thanh toán. 

2. Freshbooks 

• Mức phí: 7,50$ / tháng cho gói khởi động.
• Một phần mềm kế toán phổ biến khác cho phép bạn gửi hóa đơn định kỳ và lời nhắc thanh toán tự động, cũng như tự động theo dõi hóa đơn, thanh toán và chi phí quanh năm để chuẩn bị cho việc đóng thuế.

3. Xero 

• Mức phí: 11$ / tháng cho gói khởi động. 
• Liên kết ngân hàng của bạn với Xero và bạn sẽ có thể báo giá, lập hóa đơn và được trả tiền cho các công việc, theo dõi và thanh toán các hóa đơn đúng hạn cũng như theo dõi biên lợi nhuận của bạn thông qua một bảng điều khiển trực quan.

4. Wave 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Wave sẽ tạo hóa đơn chuyên nghiệp và hiểu và quản lý thu nhập và chi phí của bạn thông qua một bảng điều khiển dễ sử dụng. Nó miễn phí, trừ khi bạn đăng ký trả lương hoặc thanh toán cho khách hàng.

5. Bench 

• Mức phí: 249$ / tháng. 
• Mặc dù chắc chắn là một lựa chọn đắt tiền hơn, nhưng Bench là một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp tất cả trong một có thể xử lý tất cả tài chính cho bạn (ví dụ: tư vấn thuế, hỗ trợ chuyên gia không giới hạn, ghi sổ hàng tháng). Dịch vụ kế toán này có thể là một khoản đầu tư tốt nếu bạn đã thử các lựa chọn rẻ hơn và không thể thu xếp tài chính của mình một cách phù hợp hoặc chỉ không muốn giao dịch với mặt này của công việc kinh doanh tự do.

6. PayPal 

• Mức phí: 3,49% + phí cố định để lập hóa đơn.
• PayPal có các mẫu lập hóa đơn cho phép khách hàng tự do của bạn thanh toán cho bạn một cách an toàn chỉ trong vài cú nhấp chuột. Không có phí đăng ký để gửi hóa đơn trực tuyến. Bạn chỉ trả tiền khi bạn được thanh toán. Nhìn chung, PayPal có thể giúp khách hàng dễ dàng thanh toán cho bạn đúng hạn. Trên thực tế, 76% hóa đơn PayPal được thanh toán trong vòng một ngày kể từ khi gửi hóa đơn.

7. Invoice.to 

• Miễn phí.
• Một trình tạo hóa đơn đơn giản có mọi thứ bạn cần. Bạn chỉ cần nhập thông tin chi tiết của bạn và gửi cho khách hàng.

Quản lý vào theo dõi thời gian

Có rất nhiều công việc tự do được trả lương theo giờ, vì vậy điều quan trọng là phải có cách theo dõi thời gian của bạn để bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng một cách chính xác. Theo dõi thời gian cho các freelancer cũng có thể giúp bạn biết được thời gian thực hiện các nhiệm vụ và dự án khác nhau, vì vậy bạn cũng có thể lập hóa đơn chính xác cho từng dự án.

Dưới đây là một số công cụ để trợ giúp:

8. Toggl 

• Có gói miễn phí.
• Trình theo dõi thời gian đơn giản, dễ sử dụng cho phép bạn theo dõi thời gian chỉ với một cú nhấp chuột. Đi kèm với các tính năng như Bộ hẹn giờ Pomodoro (Pomodoro Timer), phát hiện thời gian rảnh và lời nhắc theo dõi. Đồng thời cho phép bạn tự động theo dõi mọi ứng dụng hoặc trang web mà bạn sử dụng trong hơn 10 giây.

9. Clockify 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Một ứng dụng theo dõi thời gian và bảng chấm công cho phép bạn theo dõi giờ làm việc trong các dự án. Theo dõi giờ bằng cách sử dụng bộ đếm thời gian của Clockify và sau đó ghi thời gian đó vào bảng chấm công. Clockify cũng hoạt động trên các thiết bị, vì vậy nếu bạn sử dụng máy tính để bàn và sau đó chuyển sang thiết bị di động, nó sẽ đồng bộ hóa toàn bộ thời gian hoạt động của bạn trên các thiết bị.

10. Harvest 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Harvest cho phép bạn tự động chuyển thời gian và chi phí đã theo dõi thành hóa đơn, gửi email cho khách hàng chỉ trong vài cú nhấp chuột và được thanh toán nhờ tích hợp Stripe và Paypal. Về cơ bản, một phần mềm theo dõi thời gian và lập hóa đơn tất cả tích hợp trong một.

11. Chrometa 

• Mức phí: 19$ / tháng cho gói tiêu chuẩn. 
• Chrometa là một công cụ đảm bảo bạn được trả tiền cho tất cả công việc bạn làm cho khách hàng – các dự án, email, cuộc họp, cuộc gọi điện thoại,… Nó chạy trong nền và ghi lại khoản thanh toán của bạn thời gian. Một tính năng thú vị là Chrometa sẽ thông báo cho bạn trước khi dự án của bạn vượt quá ngân sách hoặc theo thời gian.

Công cụ trang web 

Có một trang web hấp dẫn, dễ điều hướng và chuyên nghiệp với tư cách là một freelancer là một cách tốt để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ. Dưới đây là tổng quan nhanh về cách tất cả hoạt động (miền, lưu trữ,…). Ngoài ra, đây là một số công cụ lưu trữ web và trình tạo web để giúp bạn bắt đầu:

12. WordPress 

• Miễn phí, nhưng phải trả tiền cho việc lưu trữ.
• Nền tảng trang web số 1 mà chúng tôi khuyên dùng — lý do là WordPress chiếm gần 40% sức mạnh của Internet! Đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng WordPress cho trang web đầu tiên của mình. 

13. Kinsta

• Mức phí: 30$ / tháng cho gói khởi động.
• Đây là một trong những trang web hàng đầu mà bạn nên lựa chọn với sự tiện lợi của nó cho người mới. 

14. Bluehost 

• Mức phí: 3,95$ / tháng cho shared hosting.
• Một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web cung cấp năng lượng cho hàng triệu trang web. Cung cấp nhiều gói dịch vụ lưu trữ để phù hợp với nhu cầu của bạn và các tính năng khác như trình tạo trang web, tên miền, địa chỉ email chuyên nghiệp,… Đây là máy chủ lưu trữ web mà tôi đã bắt đầu; nó rẻ hơn Kinsta nhưng nó tốt nhất cho các trang web chưa nhận được nhiều lưu lượng truy cập.

15. Dreamhost 

• Mức phí: 2,59$ / tháng cho WordPress cơ bản.
• Bao gồm tên miền miễn phí, một trình xây dựng trang web, cài đặt WP cho bạn, lưu lượng truy cập không giới hạn,…

16. Squarespace 

• Mức phí: 12$ / tháng.
• Trình tạo trang web dễ thiết lập (có giao diện kéo và thả). Mẫu trang web, phông chữ thiết kế và bảng màu.

Công cụ marketing qua email 

Marketing với tư cách là một freelancer là một cách tuyệt vời để thu hút khách hàng mới. Marketing qua email có thể là một cách tuyệt vời để làm điều này. Khi bạn chia sẻ nội dung có giá trị, nội dung đó có thể tạo niềm tin với khách hàng, khuyến khích họ giới thiệu bạn với các khách hàng khác và phát triển tầm ảnh hưởng trong ngành của bạn.

Bằng cách có biểu mẫu đăng ký email trên trang web của mình, bạn có thể phát triển danh sách liên hệ của mình và đảm bảo rằng bạn đang tương tác với cả khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.

Dưới đây là một số công cụ giúp bạn thiết lập tiếp thị qua email của mình:

17. ConvertKit 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Công cụ hữu ích này đem lại những tiện ích giúp bạn gửi email nhanh chóng, chuyên nghiệp tới khách hàng của mình.

18. MailChimp 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Email có thương hiệu, trang đích giúp khách hàng chuyển đổi, quảng cáo kỹ thuật số,… Thậm chí còn có trình tạo trang web. 

19. Aweber 

• Có sẵn gói miễn phí. 
• Lập lịch gửi tin nhắn, nhắm mục tiêu email của bạn bằng phân đoạn email để đúng người nhìn thấy đúng thông điệp, kéo và thả email tùy chỉnh, kho ảnh miễn phí,…

Công cụ thiết kế thương hiệu / biểu trưng của Freelancer

Cùng với một trang web, cũng có thể hữu ích khi có logo, thương hiệu cá nhân và cách phối màu để giúp thu hút khách hàng. Dưới đây là danh sách các công cụ tạo bảng màu để giúp bạn tìm ra bảng màu hoàn hảo. 

Ngoài ra, hãy xem các công cụ này để giúp bạn tạo biểu trưng và các yếu tố thương hiệu khác nhau:

20. Adobe Creative Cloud 

• 52,99$ / tháng.
• Đi kèm với Photoshop, Illustrator, InDesign và các ứng dụng khác để giúp bạn tạo thiết kế. Đây có thể là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn đã có một số kỹ năng thiết kế.

21. Canva 

• Có sẵn gói miễn phí
• Sử dụng công cụ này để tạo một số đồ họa trên trang web. Tuyệt vời cho người mới bắt đầu thiết kế, dễ hiểu và đi kèm với rất nhiều yếu tố thiết kế tạo sẵn mà bạn có thể sử dụng.

22. Creative Market 

• Nhiều mức phí.
• Một thị trường nơi bạn có thể mua các đồ họa, phông chữ, chủ đề và mẫu khác nhau.

Phần mềm quản lý dự án

Các dự án bạn làm việc với tư cách là một freelancer có thể sẽ có nhiều bước và đôi khi là nhiều công việc. Theo dõi mọi thứ bạn cần làm có thể trở nên khó khăn. Khi bạn bắt đầu tiếp nhận nhiều khách hàng và nhiều dự án, mọi thứ có thể trở nên phức tạp hơn để quản lý. Đây là lúc phần mềm quản lý dự án ra đời. Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án tự do tốt để xem xét:

23. Trello 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Tổ chức các dự án và việc cần làm thông qua danh sách và thẻ. Tuyệt vời cho những người thích xem bố cục trực quan của các dự án. 

24. Asana 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Được sử dụng để quản lý đội ngũ freelancer. Có thể tốt hơn một chút cho các nhóm quản lý đó, ví dụ: nếu bạn muốn mở rộng hoạt động kinh doanh tự do của mình và thuê trợ lý ảo để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau cho bạn.

25. Airtable 

• Có sẵn gói miễn phí.
• Một công cụ quản lý dự án dựa trên bảng tính.

Lời kết

Trên đây là 25 công cụ hàng đầu tốt nhất cho các freelancer. Những công cụ  này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tạo mối quan hệ tốt hơn, lâu dài hơn với khách hàng và đưa tên tuổi của bạn ra ngoài đó để thu hút nhiều công việc hơn. Những freelancer thường làm việc tại nhà, vì vậy ngoài những công cụ hỗ trợ, bạn cũng cần phải thiết lập một văn phòng tại nhà để giúp bạn có cảm hứng làm việc hiệu quả, thoải mái và vui vẻ.

Lương Thuận – dịch từ Learntocodewithme