Hãy cùng FUNiX tìm hiểu cách sử dụng hàm SWITCH trong Excel và cách kết hợp hàm này với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp hơn.
Hàm SWITCH là gì?
Hàm SWITCH thường được dùng khi bạn có nhiều điều kiện cần kiểm tra trong bảng tính. Nó thường được sử dụng thay thế cho hàm IF vì nó hiệu quả hơn và dễ đọc hơn.
Thay vì sử dụng các hàm điều kiện khác như hàm IF để kiểm tra tất cả các điều kiện, bạn có thể sử dụng duy nhất một hàm SWITCH để thực hiện tất cả các kiểm tra cùng một lúc.
Cú pháp cơ bản của hàm SWITCH là:
=SWITCH(biểu thức, giá trị1, kết quả1, [giá trị2, kết quả2], ... [mặc định])
Trong đó:
- “biểu thức” là giá trị bạn muốn kiểm tra.
- “giá trị1 và “giá trị2” là các giá trị mà bạn muốn so sánh biểu thức cùng.
- “kết quả1” và “kết quả2” là kết quả mà bạn muốn nếu các điều kiện đặt ra được đáp ứng.
- “mặc định” là kết quả bạn muốn nếu biểu thức không khớp với bất kỳ giá trị nào. Nếu bạn chưa chỉ định đối số mặc định, hàm SWITCH sẽ trả về lỗi #N/A!.
Hãy xem một công thức ví dụ:
=SWITCH(A1, "3", "hoa", "2", "lá", "không xác định")
Trong ví dụ này, nếu giá trị trong A1 là ‘3’, hàm sẽ trả về ‘hoa’, nếu là ‘2’, nó sẽ trả về ‘lá’. Nếu giá trị không khớp với bất kỳ điều kiện nào, hàm SWITCH sẽ trả về kết quả ‘không xác định’. Bạn có thể coi hàm SWITCH là phiên bản nhỏ gọn và hiệu quả hơn của các câu lệnh IF lồng nhau.
Cách sử dụng hàm SWITCH trong Excel
Ví dụ, bạn có một bảng tính chứa thông tin về 10 sinh viên. Mỗi sinh viên được gán một mã (A hoặc B) và bạn muốn chia họ thành 2 nhóm (Nhà hùng biện/Orators và Nhà nghiên cứu/Researchers) tương ứng. Nếu một sinh viên không được gán bất kỳ mã nào, bạn muốn hàm SWITCH trả về Đang chờ xử lý/Pending.
Công thức hàm SWITCH mà chúng ta sẽ sử dụng sẽ là:
=SWITCH(B2,A,"Orators",B,"Researchers","Pending")
Tương tự, hãy xem một ví dụ khác.
Bạn muốn chia sẻ đánh giá về 10 nhân viên với quản lý cấp cao. Mỗi nhân viên được chỉ định một trong ba điểm 1- 3. Nhân viên có mã số 1 được xếp loại Xuất sắc/Excellent, số 2 là Đạt yêu cầu/Satisfactory và số 3 là Kém/Poor.
Công thức SWITCH sử dụng trong trường hợp này sẽ là:
=SWITCH(B2, 1, "Xuất sắc", 2, "Đạt yêu cầu", 3, "Kém")
Cách sử dụng hàm SWITCH với các hàm Excel khác
Bạn cũng có thể kết hợp hàm SWITCH với các hàm Excel khác để tận dụng chúng tối đa. Ví dụ: bạn có thể lồng nó bên trong hàm IF hoặc ngược lại để tạo các công thức phức tạp hơn.
Xem xét ví dụ thứ hai ở trên về đánh giá nhân viên, bạn có thể sử dụng hàm SWITCH lồng bên trong hàm IF để kiểm tra xem giá trị trong ô có lớn hơn 3 hay không. Nếu có, công thức sẽ trả về Ngoài Phạm vi/Out of range.
Công thức, trong trường hợp này, sẽ là:
=IF(A1>3, "Ngoài phạm vi", SWITCH(A1, 1, "Xuất sắc", 2, "Đạt yêu cầu", 3, "Kém"))
Ngoài ra có một số hàm Excel khác mà bạn có thể sử dụng với hàm SWITCH:
- Hàm SUM: Bạn có thể tính tổng các giá trị dựa trên các điều kiện cụ thể bằng cách kết hợp các hàm SUM và SWITCH. Ví dụ trước tiên bạn có thể dùng hàm SWITCH để xác định các giá trị cần tính tổng dựa trên 1 điều kiện, sau đó sử dụng hàm SUM để thực hiện phép tính.
- Các hàm INDEX và MATCH: Sử dụng các hàm này để truy xuất dữ liệu từ một bảng dựa trên các điều kiện nhất định. Chẳng hạn, bạn có thể dùng hàm SWITCH để tìm các giá trị được nhắm mục tiêu, sau đó sử dụng hàm INDEX và MATCH để truy xuất các giá trị được yêu cầu. Bạn cũng có thể dùng hàm VLOOKUP để truy xuất giá trị tương ứng.
Sử dụng hàm SWITCH với các hàm Excel khác có thể giúp bạn tạo các công thức mạnh hơn để phân tích và thao tác dữ liệu hiệu quả hơn.
Hàm SWITCH trong Excel là một công cụ hiệu quả có thể hỗ trợ bạn dễ dàng trong các phép tính phức tạp. Hiểu rõ về cách thức hoạt động của hàm SWITCH sẽ cho phép bạn tối ưu hóa bảng tính và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn.
Tìm hiểu các khóa học lập trình của FUNiX tại đây:
Vân Nguyễn
Dịch từ: https://www.makeuseof.com/use-switch-function-excel/
Bình luận (0
)