Excel có rất nhiều công cụ mạnh mẽ để biên dịch, sắp xếp và trực quan hóa dữ liệu theo bất kỳ cách nào. Đôi khi, bạn sẽ gặp tình huống cần tạo nhiều chế độ xem cho thông tin của mình.Hàm SORTBY trong Excel cung cấp một cách dễ dàng để tạo các bảng phân tích phức tạp và các sắp xếp dữ liệu chuyên biệt nhằm làm rõ thông tin mà không tạo ra sự nhầm lẫn trong tập dữ liệu gốc của bạn.
Khi nào thì sử dụng hàm SORTBY trong Excel?
Có nhiều cách để sắp xếp dữ liệu trong Excel, mặc dù các phương pháp thường dùng nhất có thể không đáp ứng được các nhu cầu phức tạp hơn.
Hàm SORT sẽ tạo một tập dữ liệu có tổ chức riêng nhưng bạn chỉ có thể sắp xếp theo một tập hợp tiêu chí. Sắp xếp bằng công cụ SORT and Filter mang lại mức độ chi tiết tốt hơn, nhưng nó lại tác động trực tiếp lên tập dữ liệu gốc, khiến việc tạo và hiển thị nhiều chế độ xem trở nên khó khăn hơn, đặc biệt nếu bạn muốn xem chúng cùng một lúc.
Về bản chất, hàm SORTBY kết hợp những điểm tốt nhất của hai tính năng này; nó tạo ra một chế độ xem riêng cho tập dữ liệu của bạn (hay còn gọi là một “mảng” (array)) có thể được sắp xếp theo nhiều tiêu chí. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp bảng điểm của người chơi trong game theo tên đội, sau đó theo điểm số, sau đó nữa là theo thành tích trong game.
Trong ví dụ sau, chúng ta có một danh sách dữ liệu bán hàng tại một khu vực. Các cột chứa tên nhân viên bán hàng, bang nơi họ làm việc, số lần bán hàng của họ và tổng số tiền họ kiếm được từ những lần bán đó.
Cách sử dụng hàm SORTBY để sắp xếp dữ liệu theo một tiêu chí
Cú pháp của hàm SORTBY trong Excel như sau:
=SORTBY(mảng, theo_mảng1, [thứ_tự1], [theo_mảng2], [thứ_tự2], ...)
Trong đó có các đối số:
- mảng: Đây là phạm vi hoặc mảng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
- theo_mảng1: Đây là phạm vi/mảng đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo. Độ dài của mảng này cần giống với độ dài của đối số ‘mảng’, nếu không, chúng ta sẽ nhận được lỗi “#VALUE!”.
- thứ_tự1 (tùy chọn): Đây là số chỉ định thứ tự sắp xếp cho tiêu chí đầu tiên. Sử dụng 1 cho thứ tự tăng dần (mặc định) và -1 cho thứ tự giảm dần. Nếu bạn gõ bất kỳ số nào khác ngoài 1 hoặc -1, lỗi “#VALUE!” lỗi sẽ được trả về.
- theo_mảng2, thứ_tự2… (tùy chọn): lặp lại với các tiêu chí sắp xếp thứ 2
Ví dụ, để sắp xếp nhân viên bán hàng theo tiểu bang (một tiêu chí).
- Chọn ô F2 .
- Bên trong thanh công thức, gõ công thức sau. Do đối số thứ_tự1 được bỏ qua nên dữ liệu được sắp xếp mặc định theo thứ tự tăng dần.
=SORTBY(A2:D16,B2:B16) - Nhấn Enter.
Hàm SORTBY yêu cầu Excel sắp xếp toàn bộ phạm vi được xác định (các ô từ A2 đến D16 ) theo các giá trị trong các ô từ B2 đến B16, mặc định theo thứ tự tăng dần (A đến Z). Mảng kết quả liệt kê dữ liệu được sắp xếp theo bang, đầu tiên là Arizona (viết tắt là AZ), sau đó là California (viết tắt CA)…
Cách sử dụng hàm SORTBY để sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí
Nếu muốn sắp xếp lại dữ liệu trước hết theo tiểu bang, sau đó theo số lần bán hàng, để tạo một bảng xếp hạng thu nhỏ về mức độ thành công của từng nhân viên ở mỗi tiểu bang, hãy làm theo các bước:
- Chọn lại ô F2. Hoặc nếu bạn cũng muốn giữ lại công thức ở phần trên để so sánh, hãy chọn ô K2.
- Bên trong thanh công thức, gõ công thức sau. Công thức này phức tạp hơn công thức ở phần trên vì chúng ta đang yêu cầu Excel sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí:
=SORTBY(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1) - Nhấn Enter.
Có thể thấy tên nhân viên được sắp xếp, đầu tiên là theo tiểu bang nơi họ làm việc (theo thứ tự tăng dần), và sau đó là theo số lần họ bán được hàng (theo thứ tự giảm dần).
Tận dụng hàm SORTBY trong Excel
Hàm SORTBY trong Excel là một công cụ linh hoạt để dễ dàng sắp xếp các tập dữ liệu lộn xộn nhằm giúp cho thông tin rõ ràng và dễ thao tác hơn.
Tìm hiểu các khóa học lập trình của FUNiX tại đây:
Vân Nguyễn
Dịch từ: https://www.makeuseof.com/use-sortby-function-microsoft-excel/
Bình luận (0
)