Các bước để triển khai tự động hóa quy trình công việc CNTT

• Khám phá tương lai công việc với AI Albert: Cơ hội và thách thức
• Sức mạnh tổng hợp của trí tuệ nhân tạo AI và tự động hóa quy trình
• Khám phá 5 ưu điểm nổi bật của lái xe tự động
• FUNiX, Udemy hợp tác đào tạo nhân lực chuyển đổi số với Hội Tự động hóa Việt Nam
• Thành phần và ứng dụng chính của hệ thống điều khiển tự động hóa công nghiệp

CNTT không thể tự động hóa mọi thứ trong tầm nhìn của họ và chắc chắn không phải tất cả cùng một lúc. Tuy nhiên, có những bước thử và đúng mà tổ chức CNTT có thể làm theo để tự động hóa một cách an toàn. Triển khai tự động hóa quy trình công việc CNTT là một trong những hoạt động cấp thiết của các doanh nghiệp.

Tự động hóa rất quan trọng đối với CNTT hiện đại, vì nó cho phép các nhóm CNTT hoàn thành các quy trình công việc chung và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách chính xác, nhất quán và nhanh chóng. Nhưng tự động hóa khác xa với tự động.

Con đường thực hiện tự động hóa đầy rẫy những sai lầm và lãng phí. Hầu hết các quản trị viên CNTT đều biết những câu chuyện kinh dị về tự động hóa: một dự án lớn để giải quyết một nhiệm vụ nhỏ, những thay đổi quy trình bất lợi vì lợi ích của tự động hóa và những cơn đau đầu do lựa chọn công cụ kém. Lập kế hoạch cẩn thận và nỗ lực phối hợp là rất quan trọng để thực hiện tự động hóa theo cách có ý nghĩa và có thể bảo trì.

Có 8 bước để triển khai tự động hóa quy trình công việc CNTT:

• Chọn đúng mục tiêu tự động hóa.
• Trình tự các bước để thực hiện nhiệm vụ.
• Xác định các khu vực có vấn đề.
• Xây dựng bộ công cụ tự động hóa.
• Đặt phạm vi ban đầu.
• Theo dõi và đo lường.
• Phát triển dự án theo thời gian.
• Duy trì việc thực hiện tự động hóa.

1. Tìm kiếm cơ hội tự động hóa

Tự động hóa không phải là một đề xuất tất cả hoặc không có gì. Không phải mọi quy trình hoặc nhiệm vụ được tự động hóa. Bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ cùng một lúc để chứng minh giá trị kinh doanh của tự động hóa.

Để bắt đầu, hãy xác định các tác vụ phổ biến và được thực hiện thường xuyên với độ phức tạp tối thiểu. Những nhiệm vụ này thường được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​tự động hóa. Nói chung, các ứng viên tự động hóa là các quy trình và nhiệm vụ mà quản trị viên CNTT thực hiện thường xuyên và tiêu tốn nhiều thời gian. Các ví dụ phổ biến bao gồm đặt lại mật khẩu người dùng và cung cấp phiên bản.

2. Đánh giá quy trình tự động hóa

Các tổ chức gặp rắc rối khi dịch quy trình công việc của con người thành quy trình công việc tự động hóa. Tự động hóa luôn thực hiện các bước giống nhau theo cùng một cách. Các quy trình kinh doanh và CNTT khác nhau có thể sử dụng các cách tiếp cận hoàn toàn khác nhau để đạt được cùng một kết quả. Ngoài ra, các ngoại lệ đối với các quy tắc đặt ra các vấn đề nghiêm trọng đối với tự động hóa.

Đánh giá nhiều cơ hội để tự động hóa, ngay cả khi bạn không có ý định triển khai tất cả chúng ngay lập tức. Xem xét các quy trình công việc hiện tại trong nhiều nhiệm vụ trong toàn doanh nghiệp và tìm kiếm các trình tự hoặc quy trình con phổ biến để tự động hóa. Sau đó, CNTT có thể triển khai và tái sử dụng các trình tự này trong nhiều dự án tự động hóa. Càng có nhiều trình tự hoặc quy trình phổ biến thì nhiệm vụ tự động hóa sẽ càng dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong nhiều trường hợp, quy trình công việc hiện có của con người có thể được thay đổi hoặc phân chia để hưởng lợi từ tự động hóa.

3. Xem xét các trường hợp ngoại lệ và khó khăn

Với các dự án tự động hóa đã đặt ra, hãy tập trung vào việc thực hiện. Các kỹ sư tự động hóa thiết kế các quy trình và quyết định cách xử lý các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như các biến hoặc tùy chọn. Các ngoại lệ có thể khó thực hiện và tốn thời gian; Các nhà lãnh đạo CNTT có thể chọn tự động hóa các quy trình đơn giản nhất và để lại các ngoại lệ cho sự can thiệp của con người.

Đây là một ví dụ trong việc cung cấp máy ảo: Nhóm CNTT hoàn toàn có thể tự động hóa các bước cung cấp máy ảo . Tuy nhiên, các thuộc tính cấu hình của VM số lượng bộ xử lý, dung lượng bộ nhớ và tệp hình ảnh VM để triển khai yêu cầu nhập thủ công và đặt ra các ngoại lệ. Một ví dụ khác là quá trình triển khai tự động hóa quy trình công việc CNTT kinh doanh yêu cầu phải có sự phê duyệt của con người ở giai đoạn cuối. Các kỹ sư tự động hóa cần thiết kế kết hợp các bước tự động và do con người kiểm soát, bao gồm cả sự chậm trễ hoặc đầu vào sai.

3. Chọn các công cụ hoặc khung tự động hóa

Đánh giá các sản phẩm tự động hóa CNTT sao cho phù hợp nhất với dự án. Có các công cụ tập trung vào CNTT hoặc nền tảng tự động hóa quy trình kinh doanh. Một số sản phẩm triển khai và được quản lý nội bộ, trong khi những sản phẩm khác là SaaS. So sánh các tính năng, khả năng, khả năng sử dụng và khả năng tương tác với các trung tâm dữ liệu hoặc công cụ kinh doanh khác. Các công cụ triển khai tự động hóa quy trình công việc CNTT làm trung tâm bao gồm các sản phẩm của Cflow, IBM, Microsoft, Nlyte Software và ServiceNow. Tuy nhiên, có hàng chục công cụ và nền tảng khác, thường có các chuyên ngành trải dài từ nhân sự, mua sắm đến phát triển phần mềm.

Xác thực công cụ tự động hóa trước khi cam kết với nó. Thu hẹp danh sách các công cụ có sẵn cho các ứng cử viên đầy triển vọng, sau đó kiểm tra từng ứng viên lọt vào vòng chung kết bằng các phiên bản demo hoặc các tùy chọn dùng thử khác.

4. Bắt đầu và xây dựng

Cách tốt nhất để áp dụng tự động hóa là chứng minh giá trị của nó đối với doanh nghiệp. Thực hiện nó trên một hoặc hai nhiệm vụ hoặc quy trình công việc đơn giản nhất có khả năng giải phóng nhiều thời gian nhất.

Những nỗ lực non trẻ như vậy thường được tiếp cận như các dự án thí điểm hoặc bằng chứng về khái niệm . Chủ sở hữu tự động hóa tìm hiểu và thành thạo công cụ hoặc các công cụ cho công việc đồng thời chứng minh giá trị của nó với các nhóm và lãnh đạo doanh nghiệp. Bắt đầu từ quy mô nhỏ giúp giảm thiểu tình trạng gián đoạn và sốc văn hóa, đồng thời cho phép các nhóm CNTT tìm và xử lý các sự cố với công cụ hoặc việc sử dụng công cụ đó.

5. Theo dõi kết quả

Sau khi nhóm CNTT triển khai công cụ tự động hóa cho các nhiệm vụ hoặc quy trình công việc, hãy áp dụng các số liệu hoặc KPI để đo lường một cách khách quan mức độ ảnh hưởng của tự động hóa đến doanh nghiệp.

Mọi nhiệm vụ và quy trình công việc đều có giá trị kinh doanh. Nó có thể chỉ đơn giản là thước đo chi phí trong giờ của người lao động để thực hiện một nhiệm vụ. Nếu tự động hóa làm giảm đáng kể thời gian thực hiện một nhiệm vụ, thì chi phí cho nhiệm vụ đó cũng giảm đáng kể. Do đó, tự động hóa được ghi nhận với tiết kiệm.

Tương tự, các tác vụ tự động luôn được thực hiện theo cùng một cách, điều này sẽ giúp giảm sai sót. Với ít lỗi hơn, tự động hóa nâng cao sự hài lòng của người dùng và giảm thời gian lãng phí để khắc phục các sự cố có thể tránh được.

Cuối cùng, giám sát giúp xác định tắc nghẽn trong các quy trình tự động. Ví dụ: tác vụ cung cấp có thể thất bại do không đủ bộ nhớ máy chủ và thành công khi có sẵn tài nguyên phù hợp. Giám sát là phương tiện khách quan duy nhất để đánh giá giá trị của tự động hóa và xác định các vấn đề cần khắc phục. Đây được xem là một bước quan trọng khi triển khai tự động hóa quy trình công việc CNTT.

6. Mở rộng triển khai

Với một nhóm nhỏ các nhiệm vụ và quy trình công việc được tự động hóa và giá trị của tự động hóa đối với doanh nghiệp đã được chứng minh, đã đến lúc tự động hóa một cách có hệ thống các nhiệm vụ bổ sung , có thể phức tạp hơn hoặc đơn giản nhưng kém giá trị hơn so với các nhiệm vụ trong vòng đầu tiên. Nói chung, mục tiêu là tập trung đầu tư tự động hóa vào các quy trình công việc có khối lượng lớn, rủi ro thấp, đôi khi tránh các quy trình công việc có ngoại lệ, cho đến khi việc sử dụng tự động hóa trong doanh nghiệp hoàn thiện.

Tự động hóa thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại với khối lượng lớn nhanh hơn con người có thể. Nếu một tác vụ phức tạp, chẳng hạn như tác vụ có đầu vào của người dùng, lựa chọn thay thế, phê duyệt hoặc các trường hợp ngoại lệ khác, chỉ được thực hiện trong một số trường hợp hiếm hoi, thì có thể không có đủ lợi ích tổng thể để tự động hóa tác vụ đó.

7. Tập trung vào bảo trì

Thực hiện tự động hóa không phải là nỗ lực một lần. Các bộ dữ liệu được sử dụng để xác định quy trình tự động. Chẳng hạn như tập lệnh và đối tượng trực quan được xác định trước yêu cầu xem xét và cập nhật thường xuyên để theo kịp các thay đổi trong quy trình công việc và nhu cầu kinh doanh. Đó là, mọi quy trình tự động có làm những gì doanh nghiệp cần không? Bảo trì tự động hóa thường bị bỏ qua hoặc được coi là một việc làm sau. Lập kế hoạch đánh giá định kỳ để xem lại và xác nhận lại các quy trình tự động nhưng đừng dừng lại ở đó.

Cơ sở hạ tầng và thay đổi kinh doanh là hai động lực chính để bảo trì tự động hóa. Ví dụ: thêm máy chủ mới có thể tăng tài nguyên điện toán có sẵn để cung cấp tự động. Tương tự, một luật mới có thể bắt buộc phải thay đổi các bước trong quy trình tự động hóa để đảm bảo tuân thủ quy định. Để giải quyết các tình huống này, bảo trì tự động hóa có thể được gắn với quy trình quản lý thay đổi của tổ chức. Đây được xem là một bước quan trọng khi triển khai tự động hóa quy trình công việc CNTT.

Đăng ký học chương trình Automotive Application Development  tại FUNiX dưới đây:

>>> Xem thêm bài viết liên quan:

6 Loại tự động hóa và thông tin chi tiết về các loại tự động hóa Phần 1

Tự động hóa CNTT là gì? Cách tự động hóa CNTT hoạt động

Lợi ích của tự động hóa CNTT? Khó khăn khi triển khai tự động hóa

Các loại tự động hóa công nghệ khác nhau Tương lai của tự động hóa

5 Xu hướng tự động hóa hàng đầu cho năm 2023

Nguyễn Cúc

Nguồn tham khảo: techtarget