Giới thiệu chuỗi bài viết về Chuyển đổi số và Phân tích nghiệp vụ

Vấn đề sản xuất kinh doanh liên quan đến xử lý data thì mới là vấn đề của chuyển đổi số, không liên quan đến data thì không phải là vấn đề của chuyển đổi số.

• Đây là thời đại mà việc đặt câu hỏi quan trọng hơn câu trả lời
• Đánh giá rủi ro tiếp xúc AI trong chuyển đổi kỹ thuật số
• 7 Xu hướng công nghệ ngân hàng hàng đầu cho năm 2023 phần 2
• 7 Xu hướng công nghệ ngân hàng hàng đầu cho năm 2023 phần 1
• Cuộc cách mạng kỹ thuật số trong ngân hàng: Khám phá tương lai của tài chính

I.Vấn đề tác nghiệp của chuyên viên chuyển đổi số

Chuỗi bài này trình bày về kinh nghiệm của cá nhân người viết trong việc thiết lập, đặc tả bài toán chuyển đổi số và lĩnh vực phân tích nghiệp vụ (business analysis) cho dự án chuyển đổi số của một doanh nghiệp bất kỳ.

Bạn hãy Google đoạn từ khóa “failure rate of digital transformation projects worldwide” (tỷ lệ thất bại của các dự án chuyển đổi số trên toàn thế giới), con số được báo chí cho biết là vào khoảng trên 70%, 80%. Xin nhấn mạnh rằng người ta xác định failure bằng nhiều tiêu chí khác nhau, ví dụ như dự án đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng nhưng vượt quá ngân sách cũng bị coi là failure. Tôi nghĩ các con số này hoàn toàn phù hợp trải nghiệm cá nhân của những chuyên viên chuyển đổi số giàu kinh nghiệm.

Hy vọng rằng các kinh nghiệm của cá nhân tôi có thể giúp được một số bạn về một cách tiếp cận dự án chuyển đổi số sao cho có thể giảm được tỷ lệ thất bại.

Trước hết, mời bạn xem hình 0.1:

Hình 0.1 là quy trình phát triển một hệ thống thông tin chuyển đổi số. Điều căn bản là tất cả các công đoạn của quy trình này đều được thực hiện trên cơ sở hệ thống đã được ban lãnh đạo doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi số chấp nhận đầu tư phát triển.

Trường hợp hệ thống chưa được chấp nhận đầu tư, nghĩa là hệ thống vẫn còn là tương lai, thì chưa công đoạn nào của quy trình trong hình 0.1 được thực hiện.

Một hệ thống thông tin chuyển đổi số chưa được quyết định đầu tư phát triển là do ban lãnh đạo doanh nghiệp chưa có đủ thông tin về:

• Các vấn đề sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp của họ đang phải đối mặt.
• Các giải pháp chuyển đổi số có thể có để xử lý các vấn đề đó.
• Phân tích chi phí – lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp của họ, từ đó hình thành các kịch bản chuyển đổi số, để ban lãnh đạo doanh nghiệp lựa chọn một kịch bản đưa vào thực hiện.

Chúng ta phải xác định rất rõ ràng rằng vấn đề sản xuất kinh doanh liên quan đến xử lý data thì mới là vấn đề của chuyển đổi số, không liên quan đến data thì không phải là vấn đề của chuyển đổi số. Ví dụ doanh nghiệp chưa có tiền để sắm được dây chuyền công nghệ thiết bị sản xuất hiện đại nên không tăng năng suất được (cái này đúng quá rồi, nhưng lại rất thông thường), việc này không phải của chuyển đổi số, mà việc của chuyển đổi số là:

• Thuyết minh với ban lãnh đạo doanh nghiệp rằng với dây chuyền công nghệ đang có thì điểm nghẽn ở đâu trong việc xử lý data khiến cho năng suất không thể tăng. Không cần sắm thiết bị mới, chỉ cần xử lý điểm nghẽn này của data là có thể tăng được năng suất rồi.
• Hoặc là thuyết minh rằng ngay cả với dây chuyền công nghệ mới thì năng suất cũng không thể tăng nếu không xử lý được vấn đề sản xuất đang có về nghẽn data đó. Do đó chi phí đầu tư cho dây chuyền công nghệ mới rất có thể là một lãng phí.

Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần những thông tin này (hình 0.2), vừa đủ ở mức có thể hình dung ra bức tranh toàn cảnh nhằm ra quyết định đầu tư phát triển hệ thống thông tin chuyển đổi số. Ai có thể cung cấp cho họ?

Cung cấp các thông tin hình 0.2 tốt nhất nên là các chuyên gia tư vấn với phương pháp luận chuyên nghiệp, họ khảo sát doanh nghiệp để có được câu trả lời đầy đủ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Nhưng thực tế không phải bao giờ cũng có sẵn các chuyên gia như vậy, ngoài ra chưa kể chi phí cho các chuyên gia này cũng khá cao. Vì vậy, trong hầu hết các dự án thường là các kỹ sư công nghệ sẽ đóng vai trò nhà tư vấn tại chỗ để cung cấp các thông tin hình 0.2.

Theo cá nhân người viết đã chứng kiến thì trong đa số các trường hợp, các kỹ sư công nghệ trình bày về lợi ích của chuyển đổi số cho ban lãnh đạo một doanh nghiệp để họ ra quyết định đầu tư thì hiệu quả thường là thấp, hoặc rất thấp.

Vì sao? Sau đây có thể là lý do:

• Thường thì ban lãnh đạo các doanh nghiệp chẳng biết gì về công nghệ AI, blockchain, machine learning, thuật toán, cơ sở dữ liệu, … nhưng các kỹ sư công nghệ lại hay nói về những thứ này, kết quả thường là gây thêm nhiều bối rối hơn là làm cho ban lãnh đạo hiểu được lợi ích của chuyển đổi số.
• Ngay cả khi ban lãnh đạo doanh nghiệp hiểu được các công nghệ trên thì họ cũng vẫn cảm nhận rằng họ chưa có được giải pháp cho những vấn đề sản xuất kinh doanh quan trọng nhất của doanh nghiệp, những vấn đề mà họ không biết chuyển đổi số có phải là giải pháp hay không. Tuy cảm nhận thấy như vậy nhưng họ cũng không thể đặt ra câu hỏi rõ ràng cho người trình bày, vì trong đầu họ, cả vấn đề sản xuất kinh doanh và giải pháp chuyển đổi số mà họ kỳ vọng đều vẫn đang ở dạng mơ hồ. (Ta sẽ trở lại những vấn đề sản xuất kinh doanh này trong các bài viết cụ thể sau này).

II. Cách tôi xử lý vấn đề tác nghiệp

Làm sao để đạt hiệu quả trong việc trình bày về vấn đề sản xuất kinh doanh, giải pháp chuyển đổi số, phân tích chi phí – lợi ích (hình 0.2) khi dự án chuyển đổi số còn chưa có quyết định chấp nhận đầu tư là một vấn đề tác nghiệp rất lớn trong thực tế đối với các kỹ sư công nghệ.

Cách tôi xử lý vấn đề này là tách nó ra để giải quyết trong một công đoạn riêng, gọi là “Đặc tả bài toán chuyển đổi số”, như hình 0.3.

Công đoạn “Specification of the digital transformation problem”

Mục tiêu của công đoạn này là trình bày về nội dung cần thiết về chuyển đổi số ở mức đủ để ra quyết định (hình 0.2) mà không đòi hỏi người nghe là ban lãnh đạo một doanh nghiệp hiểu gì về công nghệ, về AI, machine learning, blockchain, cloud…

Phương pháp đặc tả bài toán chuyển đổi số được khái quát hóa từ kinh nghiệm của cá nhân người viết. Hiện không có bất kỳ tài liệu chính thức nào của các tổ chức như là IIBA (International Institute of Business Analysis – Viện Phân tích Kinh doanh Quốc tế), IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers – Hội Kỹ sư Điện và Điện tử) hay các hãng công nghệ lớn xuất bản có viết hay đào tạo về việc này một cách công khai cả.

Trong quá trình làm việc, người viết được biết những hãng tư vấn lớn như là McKinsey có phương pháp luận để phát triển bài toán chuyển đổi số cho các khách hàng là các công ty lớn, nhưng tất nhiên phương pháp này là thứ mà chúng ta không thể ngó vào để xem nó như thế nào để mà học hỏi. 

Người viết sẽ trình bày cơ sở của phương pháp đặc tả bài toán chuyển đổi số từ kinh nghiệm của chính mình để bạn có thể đánh giá tính đúng sai, hợp lý hay chưa của nó, để bạn có thể áp dụng vào công việc của chính bạn, đặc biệt là nếu công việc của bạn thuộc các công đoạn có nền màu đỏ trong hình 0.3.

Bài toán chuyển đổi số là đầu vào cho Business Analysis

Trong công đoạn “Specification of the digital transformation problem”, một bài toán chuyển đổi số được thiết lập với các kịch bản chuyển đổi số có thể có. Tiếp theo một kịch bản chuyển đổi số được lựa chọn đưa vào thực hiện, kịch bản này trở thành đầu vào cho công đoạn Business Analysis.

Một số bài trong chuỗi bài viết sẽ thể hiện những nội dung này.

III. Chân dung bạn đọc và mục tiêu của chuỗi bài viết

Bạn có thể là một kỹ sư công nghệ, bạn có một dự án chuyển đổi số phải được sự chấp nhận đầu tư phát triển của ban lãnh đạo một doanh nghiệp, do đó bạn phải thiết lập bài toán chuyển đổi số để thuyết phục họ, nếu ban lãnh đạo chấp nhận đầu tư phát triển hệ thống thông tin chuyển đổi số thì sau đó bạn thực hiện business analysis của dự án.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể là một sinh viên đang học tại FUNiX, hoặc bạn là một business analyst, chuỗi bài này cũng dành cho bạn. Do được viết theo cách cung cấp công cụ cho tư duy, không động chạm gì đến kỹ thuật chuyên sâu, như là kỹ thuật lập trình hay trí tuệ nhân tạo, vì vậy rất phù hợp cho bạn để nắm sự việc dưới dạng tổng quát.

Chân dung bạn đọc chuỗi bài viết này được giả định như trên. Với giả định này chuỗi bài có mục tiêu là cung cấp một số khái niệm để bạn đọc có thể tự mình tư duy nhằm:

1. Thiết lập và đặc tả bài toán chuyển đổi số cho chính dự án của mình.
2. Thực hiện phân tích nghiệp vụ (business analysis) theo những hướng dẫn cơ bản của BABOK (Business Analysis Body of Knowledge). Sở dĩ người viết lấy BABOK làm chuẩn vì tài liệu của IIBA đã là chuẩn thực tiễn (de factor) của lĩnh vực business analysis toàn cầu.

Vì mục tiêu này thì các bài viết được thực hiện theo một số tiêu chuẩn:

1. Được triển khai dựa trên kinh nghiệm của người viết, cố gắng luôn dựa trên tình huống thực tiễn nào đó, hoặc dựa trên các case studies như là nền tảng thực tiễn để tư duy của người đọc không bị chơi vơi. Bởi vì mỗi case study chỉ có thể bao phủ được một vài nội dung cụ thể của lĩnh vực chuyển đổi số, nên nếu sử dụng nhiều case studies là có thể tăng mức độ bao phủ lĩnh vực chuyển đổi số, tức là tăng mức độ đa dạng về mặt nội dung của các bài viết.
2. Người viết sẽ khái quát hóa kinh nghiệm của mình thành dạng tổng quát nhất có thể, để bạn đọc dễ dàng hơn trong việc áp dụng cho dự án của chính mình.
3. Mỗi bài viết đều cố gắng ngắn nhất có thể, đều dùng mô hình, sơ đồ, hình ảnh để thuyết minh nội dung.
4. Các bài viết không nói chung chung về lý thuyết, nội dung này có nhiều trên mạng, trong các tài liệu của IIBA, IEEE và các hãng công nghệ, chúng ta sẽ không làm thay việc của người khác. Ngược lại, mọi bài viết ở đây đều lấy thực tiễn làm chuẩn để triển khai nội dung.

Hy vọng chuỗi bài viết sẽ hữu ích cho bạn.

Mentor Hoàng Xuân Thịnh

Kỹ sư về Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuỗi bài về chuyển đổi số và business analysis:

BÀI 1. Không bắt đầu bằng “Hello World”

BÀI 2. Dữ liệu là nguyên liệu của máy tính

BÀI 3. Dataflow – Luồng dữ liệu

            BÀI 3.1. Luồng dữ liệu logic và luồng dữ liệu kỹ thuật

            BÀI 3.2. Học hỏi từ kỹ thuật thiết kế máy bay, áp dụng vào thiết lập bài toán chuyển đổi số

BÀI 4. Case study – Tình huống nghiên cứu

BÀI 5. Basic workflow – Luồng công việc cơ bản: Quy trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ mang lại doanh thu

BÀI 6. Bài phân tích số 1

BÀI 7. Basic dataflows và supportive dataflows thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại

BÀI 8. Bài phân tích số 2: Tìm kiếm các vấn đề sản xuất kinh doanh từ mô hình workflow-dataflow hiện tại