Trong số tất cả các công cụ trên Google Drive, trình soạn thảo văn bản Google Tài liệu (Google Documents, hay còn gọi là Google Docs) là lựa chọn hàng đầu cho các công việc hàng ngày. Đó là lý do tại sao các mẹo sau đây giúp tiết kiệm thời gian cho rất nhiều người dùng.

• Cách chuyển quyền sở hữu file trong Google Documents
• 3 cách thêm chú thích vào ảnh trong Google Documents
• Cách tạo bố cục tài liệu trong Google Documents
• Cách sử dụng Markdown trong Google Documents
• Cách sử dụng Từ điển trong Google Tài liệu

1. Sử dụng .URL mới làm lối tắt của Google Drive

Nhập những đường link này vào trình duyệt của bạn để khởi chạy một tài liệu, bảng tính, trang trình bày hoặc biểu mẫu mới.

• http://doc.new: Mở một tài liệu Google mới
• http://sheets.new: Mở bảng tính Google Trang tính mới
• http://deck.new: Mở bản trình bày Google mới
• http://site.new: Tạo một trang web Google mới 

2. Tìm kiếm nhanh trên Google Drive

Hàng Quick Access (Truy cập nhanh) trên đầu giao diện Google Drive hiển thị tất cả các tệp gần đây. Nó cũng gựi ý những tệp bạn truy cập thường xuyên nhất. 

Bạn cũng có thể tìm kiếm một tệp hoặc thư mục cụ thể trong Google Drive hoặc màn hình chính của Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày bằng cách nhập một từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm ở trên cùng. Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện với các kết quả và loại tài liệu được đề xuất.

Ngoài ra còn có một mũi tên thả xuống nhỏ bên cạnh hộp mở ra các bộ lọc cho một nhiệm vụ chuyên sâu.

• Type (Loại): Thư mục, tài liệu, PDF, Ảnh, PDF, v.v.
• Owner (Chủ sở hữu):  Bất kỳ ai, Thuộc sở hữu của tôi, Không thuộc sở hữu của tôi, Thuộc sở hữu của bất kỳ ai, Người cụ thể
• Location (Vị trí):  Mọi nơi, Ổ của tôi, Được chia sẻ với tôi.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các bộ lọc trong hộp thoại để tinh chỉnh thêm tìm kiếm. Ví dụ: Item name (Tên mục) chỉ tìm kiếm tiêu đề của tệp. Chọn một trong các tùy chọn Follow up (Theo dõi)  giúp bạn nhận được các tệp có các mục tác vụ được chỉ định với các đề xuất trong tệp bạn sở hữu.

Cũng giống như Google Tìm kiếm, bạn có thể sử dụng toán tử Boolean (ví dụ: “OR”) để mở rộng phạm vi tìm kiếm của mình.

Để tăng tốc độ tìm kiếm, nhập một cụm từ hoặc một trích dẫn chính xác liên quan đến tệp bạn muốn mở. Google Drive mở tài liệu và đánh dấu từ khóa tìm kiếm bạn đã sử dụng.

Mẹo: Nhấn dấu gạch chéo lên (/) để chuyển đến hộp Tìm kiếm.

Các trang Hỗ trợ của Google có danh sách đầy đủ các tùy chọn tìm kiếm bên trong Google Drive. Và hãy nhớ tìm kiếm  cả trong thùng rác nữa.

3. Nhận các lệnh menu “ẩn” nhanh hơn

Nhấn Alt + / để truy cập tính năng tìm kiếm menu. Nhập nội dung bạn đang tìm kiếm và bắt đầu — tính năng này sẽ mở ra.

Hộp tìm kiếm trong menu cũng là một cách để khám phá các công cụ chỉnh sửa khác mà Google Tài liệu cung cấp. Lưu ý liên kết đến Phím tắt (Keyboard Shortcuts) trong menu.

4. Sử dụng Google Keep với Google Tài liệu

Google Keep là một công cụ nhỏ tiện lợi để ghi các ghi chú nhanh chóng. Một trong những  thủ thuật Google Keep tốt nhất là sử dụng Google Keep để lấy văn bản trong bất kỳ ảnh nào. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể tạo Tài liệu Google từ ghi chú trên Google Keep.

Nhờ vậy bạn có thể mở rộng, chỉnh sửa và hoàn thiện ý tưởng của mình trên Google Tài liệu. Đối với sinh viên và người hay viết lách, tính liền mạch này là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời.

5. Tìm kiếm và Chèn bằng một cú nhấp chuột

Với công cụ Explore, bạn không cần phải rời khỏi tài liệu đang làm việc để tìm kiếm thông tin. Đi tới Tools > Explore (Công cụ> Khám phá). 

Công cụ Khám phá được tích hợp sẵn giúp bạn tìm kiếm, chèn và trích dẫn thông tin bổ sung trong Google Tài liệu hoặc Google Trang trình bày mà bạn đang làm việc. Bạn có thể thêm và trích dẫn các câu trích dẫn bằng một cú nhấp chuột. Nhập chủ đề cho câu trích dẫn hoặc chọn một từ từ tài liệu.

Công cụ này cũng có thể được sử dụng để trích dẫn nhiều loại dữ liệu — bao gồm cả dữ liệu thống kê trong bảng. Nếu một số dữ liệu bị ẩn trong Google Drive của bạn, hãy sử dụng bộ lọc Drive để tìm kiếm thông tin hoặc bộ lọc tìm kiếm hình ảnh để có các hình minh họa phù hợp.

6. Áp dụng Định dạng cho Nhiều Lựa chọn Văn bản

Công cụ Paint format (định dạng Paint) trong Google Documents giúp bạn sao chép một định dạng cụ thể sang bất kỳ phần nào khác của nội dung. Chọn và định dạng bất kỳ văn bản nào. Nhấp vào biểu tượng Con lăn sơn trên thanh công cụ và chọn văn bản mà bạn muốn áp dụng định dạng. Định dạng ban đầu được “sao chép” sang văn bản thứ hai này.

Nếu bạn muốn định dạng văn bản nằm ở nhiều vị trí trong tài liệu của mình —nhấp đúp vào biểu tượng Con lăn sơn thay vì nhấp một lần. Đánh dấu nhiều lựa chọn văn bản và sao chép cùng một định dạng cho từng lựa chọn.

7. Lấy Hình ảnh Miễn Phí Bản Quyền

Google Documents bao gồm Tìm kiếm Hình ảnh của Google giúp bạn nhanh chóng tìm và chèn ảnh vào tài liệu của mình. Quá trình này đơn giản và trực quan.

Chọn Insert > Image (Chèn> Hình ảnh) hoặc nhấp vào nút Image (Hình ảnh) trên thanh công cụ Tài liệu.

Chọn một trong các tùy chọn tải lên sau:

• Tải lên từ máy tính
• Tìm kiếm trên mạng (Search the web)
• Drive
• Hình ảnh (Photos)
• Theo URL
• Máy ảnh

Khi chọn Tìm kiếm trên mạng, Drive hoặc Photos, một ngăn kéo ở bên phải màn hình sẽ mở ra. Bạn cũng có thể kéo và thả hình ảnh trực tiếp từ ngăn kéo vào tài liệu của mình.

Google chỉ định rằng hình ảnh chỉ có sẵn cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc thương mại trong Google Drive và phải được sử dụng theo chính sách chương trình của họ.

Ngoài ra: Mọi hình ảnh được chèn từ web e đều được lưu trong tài liệu của bạn. Ngay cả khi tệp nguồn ban đầu bị xóa khỏi web, ảnh vẫn sẽ hiển thị trong tài liệu. 

8. Thu hút sự chú ý của ai đó trong một nhận xét

Nhiều người có thể cùng cộng tác trên cùng một tài liệu. Google Tài liệu có một cách nhanh chóng để gắn thẻ (tag) từng người để họ được thông báo về bất kỳ nhận xét nào bạn đưa ra trên tài liệu. Chọn điểm trong tài liệu cho nhận xét. Chọn Insert > Comment (Chèn> Nhận xét). Trong hộp nhận xét, hãy nhập dấu @ hoặc + , sau đó bắt đầu nhập tên của người bạn muốn thông báo.

Google Tài liệu tự động chọn tên từ danh sách liên hệ Gmail của bạn và thông báo cho họ bằng email. Nếu người đó không có quyền truy cập trực tiếp vào tài liệu, bạn sẽ phải đặt cấp độ quyền cho người dùng.

Đừng quên Phím tắt của Google Tài liệu

Các phím tắt của Google Tài liệu có thể là công cụ tiết kiệm thời gian tối ưu — Nhấn Ctrl + / trên bàn phím của bạn để hiển thị danh sách khổng lồ mà Google Drive đã sắp xếp để quản lý tài liệu nhanh hơn.

Google Drive cũng cho phép bạn tạo các phím tắt của riêng mình.

Đi tới Tools > Preferences > Automatic Substitution (Công cụ> Tùy chọn> Thay thế tự động).

Bạn có thể sử dụng các trường để tự động chèn các từ được sử dụng thường xuyên, địa chỉ email, chữ viết tắt và thậm chí các từ thường bị sai chính tả với phiên bản chính xác của chúng.

Bạn cũng nên chọn Automatically detect links (Tự động phát hiện liên kết) và Automatically detect lists (Tự động phát hiện danh sách) trong hộp thoại Tùy chọn.

Vân Nguyễn

Dịch từ: https://www.makeuseof.com/tag/10-google-docs-tips-take-seconds-save-time/