Basic dataflows và supportive dataflows thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại

Basic workflow là cơ sở để thiết lập các dataflows thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại của hệ thống cửa hàng tiện lợi SaMart

• Review 5 khóa học lập trình cho người mới bắt đầu tốt nhất
• Có nên chọn khóa học lập trình online miễn phí không? Gợi ý các trang web học lập trình miễn phí
• Review tổ chức giáo dục trực tuyến FUNiX năm 2024 cho các bạn chưa biết
• Review cách học của công ty cổ phần đào tạo trực tuyến unica
• Freelancer IT nên chọn khóa học lập trình cho người mới bắt đầu code dạo

Để xác định rõ “trạng thái chuyển đổi số hiện tại”, ta dựa vào nội dung về dataflow đã được xác lập trong Bài 3 và các bài mở rộng của nó:

• (1). Nếu tất cả các dataflows thể hiện trên giấy, tức data trong doanh nghiệp được dùng theo cách cũ xưa nhất là in ra và tính toán trên giấy, lưu trữ trên giấy, thì mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp được coi là bằng 0.
• (2). Nếu một số dataflows thể hiện trên giấy, một số dataflows là ảnh chụp chứng từ (ví dụ) hoặc các dataflows là tệp excel, tệp document, và dataflows lưu chuyển giữa các bộ phận trong doanh nghiệp bằng cách gắn tệp ảnh/excel/document vào email/Zalo/Skype thì trong trường hợp xấu nhất, ta có thể gán cho mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp này bằng một số âm. Tại sao lại âm? Vì chính sự đa dạng của dataflows làm cho việc tính toán, kiểm soát, lưu trữ data trở nên khó khăn hơn nhiều so với hình thức cũ xưa nhất là toàn bằng giấy như (1).
• (3). Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp ngày nay thì tình trạng các dataflows là một sự kết hợp giữa (2) và một số hoạt động nghiệp vụ được chuyển đổi số hoàn toàn, mà thường là hoạt động của bộ phận kế toán, tức là hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều dùng một phần mềm kế toán nào đó. Trường hợp này thì mức độ chuyển đổi số có thể coi là một số dương be bé, gọi là chuyển đổi số cục bộ, hay là tin học hóa. Do (3), nên công việc trước hết khi lập mô hình dataflows của một doanh nghiệp là liệt kê các phần mềm cục bộ đang được doanh nghiệp sử dụng, vì sẽ có một số dataflows hiện tại liên quan đến các phần mềm cục bộ này. 

I. DANH SÁCH CÁC PHẦN MỀM CỤC BỘ CỦA SAMART

Hiện tại, SaMart đã sử dụng các phần mềm thông dụng tại công ty mẹ và các cửa hàng tiện lợi. Tuy nhiên, đây là các phần mềm nhỏ và không liên kết được hoạt động của toàn bộ mạng lưới các cửa hàng tiện lợi.

Phần mềm cục bộ 1: Phần mềm tính tiền StoreBilling tại mỗi cửa hàng tiện lợi

Mỗi cửa hàng tiện lợi đều chạy một phần mềm, gọi là phần mềm StoreBilling, để tính tiền cho khách hàng. Phần mềm này chỉ chạy cục bộ tại mỗi cửa hàng tiện lợi, không nối mạng với công ty mẹ. Công dụng của phần mềm này là:

•  Tính toán tiền cho mỗi đơn hàng của khách, nếu là khách hàng thân thiết thì ghi nhận lại số điện thoại để mỗi năm khuyến mãi một lần dựa trên tổng số tiền mua hàng trong năm.
• Ghi nhận tăng tồn kho khi nhập hàng từ nhà cung cấp, ghi nhận giảm tồn kho khi tính đơn hàng khách mua.
• In ra báo cáo danh sách hàng nhập, danh sách phiếu tính tiền, danh sách hàng còn tồn kho…

Phần mềm cục bộ 2: Phần mềm kế toán AcT tại công ty mẹ

Tại công ty mẹ chạy một phần mềm kế toán, gọi là phần mềm AcT, phần mềm này không nối mạng với các cửa hàng tiện lợi. Kế toán trưởng nhận các dữ liệu cần thiết qua email/Skype/Zalo do các cửa hàng trưởng gửi lên để làm báo cáo tài chính. Công dụng của phần mềm này:

• Lập và in ra các báo cáo tài chính kế toán của toàn công ty. (Các cửa hàng tiện lợi hạch toán phụ thuộc công ty mẹ, vì vậy không có báo cáo riêng cho từng cửa hàng tiện lợi).
• Gửi báo cáo tài chính kế toán cho các cửa hàng trưởng qua email/Zalo/Skype.

II. BASIC DATAFLOW HIỆN TẠI

Basic workflow khởi tạo dataflow đầu tiên trên hình 7.1, là [Dapo1 → StoreBilling] bằng hành động nhập phiếu tính tiền vào phần mềm StoreBilling của nhân viên thu ngân. Các điểm màu xanh, hình tròn 1, 2, 3, 4 được gọi là data point, viết tắt là dapo. Mô tả hoạt động của basic dataflow như sau.

Dataflow [Dapo1 → StoreBilling]

Tại dapo1 là vị trí của nhân viên thu ngân, người phát sinh dữ liệu phiếu tính tiền mới.

Khi có khách hàng mua hàng xong và cần tính tiền, nhân viên thu ngân truy nhập phần mềm StoreBilling để viết phiếu tính tiền mới, phiếu tính tiền được lưu trữ dưới dạng digital data trong phần mềm tính tiền StoreBilling tại mỗi cửa hàng tiện lợi (ký hiệu Digital trên dataflow). Sau khi phát sinh phiếu tính tiền thì tồn kho tại cửa hàng tiện lợi giảm đi lượng hàng tương ứng trên phiếu tính tiền.

Dataflow [Dapo2 → Dapo3]

Tại dapo2 là vị trí cửa hàng trưởng.

Lưu ý cửa hàng trưởng chỉ là cách gọi đại diện cho dapo2, trên thực tế, người thực hiện công việc có thể là nhân viên của cửa hàng tiện lợi, chứ không phải cửa hàng trưởng.

Cuối ngày làm việc, sau 21 giờ, cửa hàng trưởng truy nhập phần mềm StoreBilling lập danh sách phiếu nhập trong ngày và báo cáo tồn kho trong ngày để gửi qua Zalo/Skype/Email (vì thế có ký hiệu NonDigital cho dataflow này) cho trưởng phòng cung ứng (dapo3). Trưởng phòng cung ứng cần nhận được từ dapo2:

• Danh sách phiếu nhập trong ngày để biết các nhà cung cấp đã thực hiện
  đơn hàng như thế nào.
• Báo cáo tồn kho cuối ngày để làm cơ sở tính toán đơn đặt hàng tiếp theo

Dataflow [Dapo3 → Nhà cung cấp]

Tại dapo3 là vị trí trưởng phòng cung ứng.

Lưu ý trưởng phòng cung ứng chỉ là cách gọi đại diện cho dapo3, trên thực tế, người thực hiện công việc có thể là phó phòng cung ứng, hoặc nhân viên phòng cung ứng.

Sau 21 giờ, trưởng phòng cung ứng nhận được từ 50 cửa hàng tiện lợi danh sách phiếu nhập trong ngày và báo cáo tồn kho ngày qua Zalo/Skype/Email. Bộ phận cung ứng thực hiện các tính toán để đặt hàng cho từng cửa hàng tiện lợi bằng đơn đặt hàng tổng.

Sau khi nhận đơn đặt hàng tổng, nhà cung cấp chuyển hàng đến cho các cửa hàng tiện lợi, biểu tượng bằng mũi tên đen đậm từ nhà cung cấp đến kho trữ hàng của cửa hàng tiện lợi.

Hàng được nhập vào cửa hàng tiện lợi, vì vậy phát sinh phiếu nhập mới tại dapo4.

Dataflow [Dapo4 → StoreBilling]

Tại dapo4 là nhân viên kho của cửa hàng tiện lợi.

Nhân viên kho nhận hàng và viết phiếu nhập mới trong phần mềm StoreBilling, phần mềm ghi tăng tồn kho của cửa hàng tiện lợi.

III. SUPPORTIVE DATAFLOW HIỆN TẠI

Ngoài basic dataflow là các đường mũi tên xanh đậm, hỗ trợ trực tiếp cho sự vận hành basic workflow, là các đường mũi tên màu đỏ, thì SaMart cũng còn những hoạt động khác như là kế toán, nhân sự, do đó SaMart cũng có các dataflows tương ứng của các hoạt động này, gọi là supportive dataflows, hình 7.2, là các đường mũi tên xanh mảnh, liền nét.

Dưới đây là mô tả các supportive dataflows.

Dataflow [Dapo2 → Dapo5]

Là dataflow kết nối giữa cửa hàng trưởng (dapo2) và kế toán trưởng của công ty mẹ (dapo5). Cũng lưu ý, danh xưng kế toán trưởng chỉ là đại diện tại dapo5, có thể là nhân viên kế toán thực hiện công việc. Cửa hàng trưởng truy nhập phần mềm StoreBilling trích xuất các báo cáo sau ra excel files để gửi qua email/Sky/Zalo cho kế toán trưởng:

•  Danh sách phiếu tính tiền để kế toán trưởng biết doanh thu thực tại cửa
  hàng theo ngày, hay theo tuần.
• Danh sách phiếu nhập để kế toán trưởng tính toán tiền trả nhà cung cấp.
• Báo cáo tồn kho ngày để kế toán trưởng lập chi phí hàng tồn.  

Dataflow [Dapo5 → Giám đốc]: đường mũi tên đứt đoạn

Tại công ty mẹ, kế toán trưởng sử dụng phần mềm kế toán AcT để lập các báo cáo kế toán, Giám đốc truy nhập trực tiếp AcT để lấy các báo cáo này, vì vậy đoạn dữ liệu dapo5 đến Giám đốc được ký hiệu là digital.

Dataflow này được thể hiện bằng một đường mũi tên đứt đoạn, thể hiện rằng dataflow này không thuộc phạm vi chuyển đổi số đang quan tâm.

Dataflow [Dapo2 → Dapo6]

Tại dapo6 là vị trí của trưởng phòng nhân sự, tuy nhiên người làm việc tại đó có thể là nhân viên phòng nhân sự.

Cửa hàng trưởng gửi phiếu đánh giá nhân viên cho trưởng phòng nhân sự tính toán lương thưởng. Phiếu này chỉ là mẫu trong phần mềm Excel và được gửi qua email/Skype/Zalo.

Dataflows [Dapo6 → Dapo2] và [Dapo6 → Dapo3]

Là lệnh điều động nhân viên mà trưởng phòng nhân sự gửi cho cửa hàng trưởng hoặc trưởng phòng khác mỗi khi có thay đổi về nhân viên tại cửa hàng, phòng liên quan. Lệnh này chỉ là mẫu trong phần mềm Word, được gửi qua email/Skype/Zalo.

Dataflow [Dapo7 → Dapo3]

Trong hoạt động của phòng cung ứng, có hoạt động kiểm định hàng hóa ngẫu nhiên tại các cửa hàng tiện lợi. Mỗi nhân viên kiểm định thực hiện trên một số cửa hàng được chỉ định, sau mỗi lần kiểm định nhân viên kiểm định gửi phiếu kiểm định nhà cung cấp cho trưởng phòng cung ứng qua email/Skype/Zalo, mẫu phiếu được lập trên Word.

GHI CHÚ

Hình 7.2 là mô hình Workflow-Dataflow thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại của hệ thống cửa hàng tiện lợi SaMart, trong đó:

1. Các dataflows là những mũi tên màu xanh đậm thể hiện basic dataflow.

2. Các dataflows là những mũi tên màu xanh mảnh thể hiện supportive dataflows, là dataflows của những hoạt động khác của doanh nghiệp như là kế toán, nhân sự, hành chính…

3. Trong trường hợp cụ thể của SaMart, hoạt động nghiệp vụ về nhân sự chỉ được mô tả đại diện bởi một số dataflows như: [Dapo2 → Dapo6], [Dapo6 → Dapo2] và [Dapo6 → Dapo3]. Thực tế hoạt động nghiệp vụ nhân sự phức tạp hơn nhiều, nhưng do là một case study nên ta không thể làm phức tạp được, ta sẽ tách hoạt động nhân sự thành một case study riêng.

4. Các mũi tên màu xanh mảnh đứt nét thể hiện các dataflows này không thuộc phạm vi chuyển đổi số đang quan tâm.

Mentor Hoàng Xuân Thịnh

Kỹ sư về Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuỗi bài về chuyển đổi số và business analysis:

BÀI 0. Giới thiệu chuỗi bài viết về Chuyển đổi số và Phân tích nghiệp vụ

BÀI 1. Không bắt đầu bằng “Hello World”

BÀI 2. Dữ liệu là nguyên liệu của máy tính

BÀI 3. Dataflow – Luồng dữ liệu

            BÀI 3.1. Luồng dữ liệu logic và luồng dữ liệu kỹ thuật

            BÀI 3.2. Học hỏi từ kỹ thuật thiết kế máy bay, áp dụng vào thiết lập bài toán chuyển đổi số

BÀI 4. Case study – Tình huống nghiên cứu

BÀI 5. Basic workflow – Luồng công việc cơ bản: Quy trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ mang lại doanh thu

BÀI 6. Bài phân tích số 1: Bài phân tích workflow

BÀI 7. Basic dataflows và supportive dataflows thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại

BÀI 8. Bài phân tích số 2: Tìm kiếm các vấn đề sản xuất kinh doanh từ mô hình workflow-dataflow hiện tại