Basic Workflow và Dataflows – Bài phân tích số 1

Lĩnh vực được chuyển đổi số cục bộ sớm nhất của doanh nghiệp chính là hoạt động kế toán, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam ngày nay đã sử dụng một phần mềm kế toán nào đó.

• Review 5 khóa học lập trình cho người mới bắt đầu tốt nhất
• Có nên chọn khóa học lập trình online miễn phí không? Gợi ý các trang web học lập trình miễn phí
• Review tổ chức giáo dục trực tuyến FUNiX năm 2024 cho các bạn chưa biết
• Review cách học của công ty cổ phần đào tạo trực tuyến unica
• Freelancer IT nên chọn khóa học lập trình cho người mới bắt đầu code dạo

I. BASIC WORKFLOW LÀ ĐIỂM BẮT ĐẦU SINH RA DATAFLOWS 

Tại mỗi cửa hàng tiện lợi, khách hàng vào mua hàng theo basic workflow khiến hàng tồn kho giảm, nhân viên kho của mỗi cửa hàng tiện lợi đặt hàng nhà cung cấp để tăng thêm hàng chờ bán. Nhưng không phải nhân viên của cửa hàng tiện lợi đều đặt hàng tất cả, mà có những mặt hàng do công ty mẹ đặt, ví dụ như thịt lợn, thịt gà, rau… Thường thì những mặt hàng lương thực, thực phẩm có thời gian nuôi trồng lâu và theo thời vụ, nên cần phải đặt hàng trước với số lượng lớn thì giá cả mới rẻ, quan trọng nhất là có hàng và kiểm soát được nguồn gốc, an toàn vệ sinh thực phẩm theo luật định.

SaMart có hàng nghìn mặt hàng được bán trong 50 cửa hàng tiện lợi, tức là hệ thống kinh doanh này có 50 kho hàng (mỗi cửa hàng là một kho), có hàng trăm nhà cung cấp, nên cả công ty mẹ và mỗi cửa hàng đều phải thường xuyên theo dõi số liệu tồn kho để kịp thời gửi thông tin đặt hàng cho hàng trăm nhà cung cấp.

NHẬN ĐỊNH

• Basic workflow trực tiếp sinh ra dataflow về hàng tồn kho, đến lượt nó, dataflow hàng tồn lại tạo ra dataflow đặt hàng.
• Basic workflow hoạt động, nghĩa là bán được hàng, bán được hàng thì kéo theo nhu cầu quản lý nhân sự như là tuyển dụng, thuyên chuyển, đánh giá nhân sự… Tức là basic workflow gián tiếp sinh ra dataflow về nhân sự.
• Tương tự, suy rộng ra, sự vận hành của basic workflow tạo ra doanh thu cho  hệ thống kinh doanh SaMart, do đó tạo ra mọi hoạt động khác trong nội bộ SaMart.

II. GIẢ ĐỊNH BASIC WORKFLOW HOẠT ĐỘNG TƯƠNG ĐỐI ỔN ĐỊNH LÀ CƠ SỞ ĐỂ THIẾT LẬP BÀI TOÁN CHUYỂN ĐỔI SỐ

Basic workflow là cơ sở cho hoạt động kinh doanh của SaMart, vì vậy nếu nó thay đổi thì mọi hoạt động khác của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi theo, kéo theo bài toán chuyển đổi số được thiết lập trên những giả định không còn đúng nữa.

Để làm sáng tỏ nhận định này, ta có thể lấy Walmart (bán lẻ thực địa) và Amazon (bán lẻ điện tử) làm ví dụ.

Walmart là doanh nghiệp bán lẻ thực địa, như SaMart trong case study của chúng ta, nhưng khi làn sóng chuyển đổi số lĩnh vực bán lẻ diễn ra cách đây 20 năm tại Mỹ, thì đến nay Walmart vẫn là doanh nghiệp bán lẻ thực địa, tức basic workflow của nó vẫn như xưa. Walmart không thể trở thành Amazon được, dù về tiền bạc, Walmart có thừa để đầu tư cho việc chuyển đổi số.

Còn Amazon ngay từ đầu đã thiết lập basic workflow là bán lẻ điện tử, thì cho đến nay, sau hơn 20 năm, họ vẫn không thay đổi, dù họ có mở rộng thêm lĩnh vực bán lẻ thực địa là Whole Foods (https://www.wholefoodsmarket.com). Cũng như Walmart đã mở rộng thêm bán lẻ điện tử (https://www.walmart.com/) thì basic workflow vẫn là bán lẻ thực địa, tức doanh thu chính vẫn đến từ đó.

Trường hợp như Amazon và Walmart có thể thấy ở mọi quốc gia trên thế giới, không chỉ ở Mỹ. Ví dụ ở Việt Nam, CoopMart vẫn là bán lẻ thực địa như ngày đầu, dù đã có trang bán lẻ điện tử https://cooponline.vn/.

NHẬN ĐỊNH

Giả định basic workflow tương đối ổn định cần được xác định ngay khi bắt đầu chuyển đổi số một hệ thống kinh doanh. Giả định này được thực tiễn kinh doanh ủng hộ nên ta có thể tin tưởng vào sự hợp lý của nó.

III. PHẦN LỚN CÁC DOANH NGHIỆP NGÀY NAY ĐÃ TIN HỌC HÓA MỘT PHẦN, TỨC ĐÃ CHUYỂN ĐỔI SỐ CỤC BỘ

Lĩnh vực được chuyển đổi số cục bộ sớm nhất của doanh nghiệp chính là hoạt động kế toán, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam ngày nay đã sử dụng một phần mềm kế toán nào đó. Chuyển đổi số cục bộ sẽ tạo ra những digital dataflows cục bộ. Các digital dataflows cục bộ tạo ra sự thay đổi tích cực trong riêng lĩnh vực đã chuyển đổi số, ví dụ như thay đổi trong bộ phận kế toán là không mất nhiều nhân lực cho việc viết chứng từ hay là lập báo cáo tài chính kế toán. Tuy nhiên digital dataflows cục bộ không tạo ra sự thay đổi tích cực trên toàn bộ doanh nghiệp, không làm thay đổi căn bản cách thức sản xuất kinh doanh. Lý do vì sao, dựa trên phân tích mô hình chuyển đổi số trong những bài viết sau, bạn sẽ thấy rất rõ.

NHẬN ĐỊNH

Để thiết lập bài toán chuyển đổi số tổng thể cho một doanh nghiệp, bạn phải xác định tất cả các local digital dataflows, tức các chuyển đổi số cục bộ.

BÀI PHÂN TÍCH SỐ 1 NÀY LÀ CƠ SỞ ĐỂ TỪ BASIC WORKFLOW, TA SUY RA MÔ HÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ.

Mentor Hoàng Xuân Thịnh

Kỹ sư về Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuỗi bài về chuyển đổi số và business analysis:

BÀI 1. Không bắt đầu bằng “Hello World”

BÀI 2. Dữ liệu là nguyên liệu của máy tính

BÀI 3. Dataflow – Luồng dữ liệu

            BÀI 3.1. Luồng dữ liệu logic và luồng dữ liệu kỹ thuật

            BÀI 3.2. Học hỏi từ kỹ thuật thiết kế máy bay, áp dụng vào thiết lập bài toán chuyển đổi số

BÀI 4. Case study – Tình huống nghiên cứu

BÀI 5. Basic workflow – Luồng công việc cơ bản: Quy trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ mang lại doanh thu

BÀI 6. Bài phân tích số 1

BÀI 7. Basic dataflows và supportive dataflows thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại

BÀI 8. Bài phân tích số 2: Tìm kiếm các vấn đề sản xuất kinh doanh từ mô hình workflow-dataflow hiện tại