Cách định dạng số, ngày, giờ trong Excel bằng hàm TEXT

Hàm TEXT trong Excel sẽ giúp bạn làm điều đó. Nó cho phép bạn tùy chỉnh định dạng dữ liệu của mình ngay trong thanh công thức. Hãy cùng khám phá cách định dạng số, ngày tháng và các số đặc biệt bằng hàm TEXT trong Excel.

Hàm TEXT trong Excel là gì?

TEXT là một hàm Excel cho phép bạn tùy chỉnh định dạng dữ liệu của mình trong Excel. Khi sử dụng hàm này, bạn có thể áp dụng định dạng tùy chỉnh cho các ô cụ thể, làm cho dữ liệu của bạn hấp dẫn và dễ hiểu hơn.

Cú pháp cho nó như sau:

=TEXT(giá_trị, mã_định_dạng)

Ở đây, giá trị đề cập đến số bạn muốn chuyển đổi, trong khi mã_định_dạng là sơ đồ định dạng bạn muốn sử dụng.

Hàm TEXT có thể định dạng nhiều loại dữ liệu khác nhau, bao gồm số, ngày và giờ. Không giống như định dạng tùy chỉnh của Excel, TEXT là một hàm bạn có thể nhanh chóng gọi ra trong thanh công thức và kết hợp với các hàm Excel khác, khiến nó trở thành một công cụ linh hoạt.

Hàm TEXT tuân theo định dạng mã giống như định dạng số tùy chỉnh trong Excel. Bảng trên liệt kê các mã được sử dụng phổ biến nhất.

Cách định dạng số bằng hàm TEXT

Định dạng số thành dạng dễ đọc hơn là một trong những ứng dụng hữu ích nhất của hàm TEXT. Hãy lấy một ví dụ trong đó chúng ta muốn một ô cụ thể hiển thị số từ một ô khác có bốn chữ số thập phân.

Bạn có thể sử dụng mã hashtag ( # ) hoặc mã 0 ( 0 ) để đạt được điều này, tùy thuộc vào việc bạn có muốn hiển thị số thập phân không đáng kể hay không. Hãy nhớ rằng hashtag ( # ) không hiển thị các số 0 không đáng kể.

Ví dụ: nếu bạn muốn giới hạn kết quả từ ô A2 ở bốn số thập phân và hiển thị chúng trong ô C2 , bạn có thể sử dụng công thức bên dưới:

=TEXT(A2, "#.0000")

Công thức này sẽ hiển thị giá trị từ A2 với bốn chữ số thập phân, bất kể số 0 có ý nghĩa hay không. Bạn có thể làm cho các giá trị lớn hơn dễ đọc hơn bằng cách thêm dấu phân cách hàng nghìn. Đoạn mã tương tự ở trên có dấu phân cách hàng nghìn sẽ trông giống như bên dưới:

=TEXT(A2, "###,###.0000")

Điều quan trọng cần nhớ là bạn có thể kết hợp nhiều mã định dạng khác nhau lại với nhau để có được kết quả mong muốn trong Excel. Nếu muốn tránh hoàn toàn số thập phân, bạn có thể sử dụng hàm TEXT để hiển thị số dưới dạng phân số có mã gạch chéo ( / ). Ví dụ: công thức bên dưới sẽ hiển thị số từ ô A2 dưới dạng phân số:

=TEXT(A2, "?/?")

Định dạng ngày bằng hàm TEXT

Hàm TEXT cũng cho phép bạn định dạng ngày và giờ trong Excel. Một cách thuận tiện để kết hợp các giá trị ngày hoặc giờ với chuỗi văn bản là sử dụng hàm CONCATENATE và TEXT.

Hàm CONCATENATE cho phép bạn liên kết nhiều chuỗi với nhau trong Excel. Bạn có thể sử dụng hàm này để hiển thị chuỗi văn bản cùng với giá trị ngày hoặc giờ. Đến nay các bạn chỉ cần kết hợp CONCATENATE với hàm chèn ngày giờ hiện tại trong Excel. Vậy thì chức năng TEXT phù hợp với tất cả những điều này ở đâu?

Các hàm ngày của Excel hoạt động bằng hệ thống số nội bộ và nếu không được định dạng chính xác, các hàm thời gian như TODAY có thể trả về các số vô nghĩa. Hàm TEXT có thể chuyển đổi những số này thành một chuỗi ngày thích hợp và hàm CONCATENATE có thể kết hợp mọi thứ lại với nhau để trình bày chúng.

Để biểu thị ngày hôm nay cùng với chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=CONCATENATE("Today is ", TEXT(TODAY(), "dddd, dd-mmm-y"))

Lưu ý rằng bên ngoài định dạng ngày, chữ d biểu thị ngày trong tuần chứ không phải ngày trong tháng. Thêm nhiều d s sẽ hiển thị phiên bản đầy đủ hơn trong ngày. Ví dụ: dddd sẽ hiển thị Monday (Thứ hai), trong khi ddd sẽ hiển thị Mon. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho các ngày trong tháng và các tháng.

Định dạng các số đặc biệt bằng hàm TEXT

Có thể đôi khi bạn cần tùy chỉnh định dạng số trong ô để đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Hai ví dụ thực tế có thể là sắp xếp một tập hợp số điện thoại trong bảng tính hoặc biểu diễn số lượng lớn bằng ký hiệu khoa học. Chức năng TEXT rất hữu ích trong cả hai trường hợp.

Định dạng số điện thoại

Bạn có thể tùy chỉnh định dạng ô cho số điện thoại bằng chức năng TEXT. Điều này cho phép bạn thêm dấu gạch ngang và dấu cách, giúp số điện thoại dễ đọc hơn.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng TEXT để tích hợp một dạng định dạng có điều kiện. Bằng cách đặt điều kiện dựa trên số chữ số trong số điện thoại, bạn có thể hiển thị chúng ở các định dạng cụ thể. Công thức sau đây hoàn thành các nhiệm vụ này:

=TEXT(A2,"[>9999999](###) ###-####; ###-####")

Công thức này sử dụng hàm TEXT để nhập số từ ô A2. Nếu số lớn hơn 9.999.999 (nghĩa là có nhiều hơn bảy chữ số), nó sẽ hiển thị ba chữ số đầu tiên trong ngoặc đơn và thêm dấu gạch nối sau ba chữ số tiếp theo. Đối với các số nhỏ hơn hoặc bằng 9,999,999 thì 3 chữ số đầu tiên sẽ có thêm dấu gạch nối sau.

Định dạng ký hiệu khoa học

Các ký hiệu khoa học là cần thiết để truyền đạt dữ liệu của bạn một cách hiệu quả khi xử lý số lượng lớn. Chức năng TEXT có thể hỗ trợ việc này. Bạn có thể sử dụng E để thiết lập định dạng ký hiệu khoa học:

=TEXT(B2, "0.00E+00")

Công thức này sẽ hiển thị số trong B2 dưới dạng bội số của 10. 0,00 có nghĩa là hệ số sẽ có hai số thập phân và 00 có nghĩa là số mũ sẽ không lớn hơn 99.

Định dạng dữ liệu của bạn bằng hàm TEXT của Excel

Việc định dạng dữ liệu của bạn có thể khó khăn nhưng hàm TEXT của Excel sẽ khiến việc này trở nên dễ dàng. Với hàm này, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của các con số, ngày và giờ để làm cho chúng hấp dẫn hơn và dễ hiểu hơn.

Cái hay của việc sử dụng TEXT nằm ở tính linh hoạt của nó—bạn có thể kết hợp các mã định dạng và các hàm Excel khác để mở rộng các tùy chọn định dạng của mình. Cho dù bạn cần hiển thị các số có vị trí thập phân cụ thể, định dạng ngày và giờ hay thậm chí tùy chỉnh các ký hiệu khoa học và số điện thoại, TEXT đều có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn.

Tìm hiểu ngay chương trình học công nghệ thông tin trực tuyến tại FUNiX ở đây:

Vân Nguyễn

Dịch từ: https://www.makeuseof.com/format-numbers-dates-in-excel/