Tìm kiếm các vấn đề sản xuất kinh doanh từ mô hình workflow-dataflow hiện tại

Việc chỉ ra các vấn đề sản xuất kinh doanh của hệ thống cửa hàng tiện lợi cần được dựa trên hai quá trình: quá trình xử lý đơn hàng (basic workflow) và quá trình cung ứng (basic dataflows và chuỗi cung ứng).

• Đây là thời đại mà việc đặt câu hỏi quan trọng hơn câu trả lời
• Đánh giá rủi ro tiếp xúc AI trong chuyển đổi kỹ thuật số
• 7 Xu hướng công nghệ ngân hàng hàng đầu cho năm 2023 phần 2
• 7 Xu hướng công nghệ ngân hàng hàng đầu cho năm 2023 phần 1
• Cuộc cách mạng kỹ thuật số trong ngân hàng: Khám phá tương lai của tài chính

Hình 7.2 thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại của hệ thống cửa hàng tiện lợi SaMart, dựa trên đó, bài này xác định các vấn đề sản xuất kinh doanh của hệ thống cửa hàng tiện lợi, trên hai quá trình sau.

I. QUÁ TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG: BASIC WORKFLOWS

Quá trình xử lý đơn hàng, là toàn bộ basic workflows, tạo ra các vấn đề sản xuất kinh doanh sau.

Vấn đề 1: Không kiểm soát được tổng số lượng khách hàng bước vào mỗi cửa hàng tiện lợi

Bởi vì không phải mọi khách hàng bước vào cửa hàng tiện lợi đều mua hàng, có những người mua hàng thì mới thanh toán về để lại vết là phiếu tính tiền, có những khách hàng đi vào, tìm không được hàng và đi ra mà không để lại dấu vết gì. 

Ban lãnh đạo SaMart muốn biết tổng số lượng người bước vào mỗi cửa hàng tiện lợi, có bao nhiêu người mua hàng trong số đó, giờ cao điểm mà khách hàng bước vào.

Ban lãnh đạo công ty cũng muốn biết có gì khác nhau giữa tổng số lượng người bước vào mỗi cửa hàng tiện lợi trong số các cửa hàng đặt tại những khu vực khác nhau, ví dụ giữa cửa hàng tiện lợi tại khu công nghiệp và cửa hàng tiện lợi tại một chung cư.

Vấn đề 2: Số lượng khách hàng vượt quá công suất viết phiếu tính tiền

Mỗi cửa hàng tiện lợi đều có một số thời điểm trong ngày mà khách hàng quá nhiều, dẫn tới vượt quá công suất viết phiếu tính tiền của các quầy, chính vì nhìn thấy hàng người đợi thanh toán dài dằng dặc nên nhiều người định vào mua hàng sẽ không vào nữa.

Vấn đề 3: Chi phí phát triển các cửa hàng tiện lợi quá lớn nhưng lại khó gọi vốn bên ngoài vào theo kiểu nhượng quyền thương mại 

Sau nhiều năm phát triển, SaMart đã xây dựng được uy tín trong ngành bán lẻ, có kinh nghiệm quan hệ với các nhà cung cấp, biến những thứ vô hình này trở thành tài sản kinh doanh của công ty. SaMart muốn dựa vào tài sản vô hình này để phát triển chuỗi các cửa hàng tiện lợi thông qua việc mời các cá nhân/tổ chức bên ngoài có thể tham gia hệ thống bằng cách đóng góp tài sản cố định của họ (chi phí thuê đất và xây dựng cửa hàng tiện lợi, vốn lưu động), còn SaMart đóng góp bằng thương hiệu và chuỗi cung ứng để cấp hàng hóa cho cửa hàng. 

Ban lãnh đạo cho rằng chuyển đổi số có thể giúp công ty xử lý vấn đề này.

II. QUÁ TRÌNH CUNG ỨNG: BASIC DATAFLOWS VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

Hoạt động của basic dataflows và chuỗi cung ứng, tương ứng đường đi:

Dapo1 → StoreBilling → Dapo2 → Dapo3 → Nhà cung cấp → Chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp đến các cửa hàng tiện lợi → Dapo4 → StoreBilling

Hoạt động tại các data points trên đường đi được mô tả lại như sau, xem các data template tại mỗi data point theo link https://by.com.vn/Kgq6D7: 

• Từ dapo1 (data point 1), nhân viên thu ngân nhập phiếu tính tiền vào phần mềm StoreBilling tại mỗi cửa hàng, phiếu tính tiền được lưu trữ trong phần mềm StoreBilling.
• Tại dapo2, sau 21g hàng ngày, cửa hàng trưởng trích xuất các dữ liệu phiếu tính tiền trong ngày, phiếu nhập trong ngày, tồn kho cuối ngày và gửi cho trưởng phòng cung ứng công ty mẹ tại dapo3 bằng email/Zalo/Skype.
• Tại dapo3, sau 21g mỗi ngày, trưởng phòng cung ứng nhận được từ 50 cửa hàng tiện lợi danh sách phiếu nhập trong ngày và báo cáo tồn kho ngày qua email/Skype/Zalo. Phòng cung ứng thực hiện các tính toán để đặt hàng cho từng cửa hàng tiện lợi bằng đơn đặt hàng tổng.

Sau khi nhận đơn đặt hàng tổng, nhà cung cấp chuyển hàng đến cho các cửa hàng tiện lợi, biểu tượng bằng mũi tên đen đậm từ nhà cung cấp đến kho trữ hàng của mỗi cửa hàng tiện lợi.

• Tại dapo4, nhân viên kho nhận hàng và viết phiếu nhập mới trong phần mềm StoreBilling, phần mềm ghi tăng tồn kho của cửa hàng tiện lợi.

Trong quá trình cung ứng, các vấn đề sản xuất kinh doanh sau được chỉ ra.

Vấn đề 4: Nghẽn luồng dữ liệu tại phòng cung ứng

Công ty SaMart có 50 cửa hàng tiện lợi, tổng số lượng mặt hàng kinh doanh lên đến hàng nghìn, nên ngày nào cũng phải thực hiện đơn đặt hàng để gửi nhà cung cấp. Mỗi đêm, phòng cung ứng nhận 50 báo cáo hàng tồn tại 50 cửa hàng, anh ta và nhân viên phải tính toán bằng tay để sáng hôm sau có được đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp. Do số lượng mặt hàng lớn, lại chi li, nên việc tính toán này thường có các sai sót sau:

• Cửa hàng A cần bổ sung mặt hàng X thì đơn đặt hàng lại đặt mua mặt hàng Y.
• Thường đặt quá nhiều một số mặt hàng, hoặc thiếu hụt một số mặt hàng khác.

Việc đặt hàng không có liên hệ trực tiếp với dòng tiền bên phòng kế toán nên nhiều trường hợp, tiền mặt bị thiếu hụt không kịp trả theo tiến độ đã định cho nhà cung cấp.

Mục tiêu của ban lãnh đạo công ty là lấy hàng về với giá vốn thấp nhất có thể, mà muốn giá vốn thấp nhất thì phải đặt lượng hàng lớn, tức chính công ty phải đặt hàng và phân phối cho các cửa hàng. Nhưng do điểm nghẽn tại phòng cung ứng (dapo3) nên mục tiêu này không đạt được, làm ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả kinh doanh của công ty.

Vấn đề 5: Quản lý quan hệ nhà cung cấp mất quá nhiều thời gian và công sức

Hệ thống SaMart hiện cung cấp khoảng 7000 mặt hàng (in danh sách này ra trang A4 thì được khoảng 130 trang), vì vậy số lượng nhà cung cấp rất nhiều, lên tới hàng trăm, hiện quản lý quan hệ nhà cung cấp được thực hiện thủ công. Ban lãnh đạo công ty mong muốn số hóa công việc này.

CÁCH TÌM KIẾM CÁC VẤN ĐỀ

Để tìm kiếm các vấn đề sản xuất kinh doanh có thể xử lý bằng chuyển đổi số, bạn hãy nhìn vào mô hình workflow-dataflow của dự án bạn đang thực hiện, ví dụ như hình 7.2 của SaMart case study. 

Bạn hãy quan sát hình 7.2, các dataflow [Dapo2 → Dapo3] và [Dapo3 → Nhà cung cấp], bạn sẽ thấy đây là các non-digital dataflows, nghĩa là sẽ mất nhiều thời gian để tạo ra chúng, để data di chuyển, từ đó làm chậm toàn bộ basic dataflows, nghĩa là làm chậm toàn bộ chuỗi cung ứng, cũng tức là làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 

Sự đa dạng, lẫn lộn digital và non-digital của các dataflows chính là nguyên nhân thông thường nhất gây ra các vấn đề sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp hiện nay.

Ngoài ra, bạn hãy tìm kiếm tất cả những gì làm cho dataflows và chuỗi cung ứng, làm cho basic workflows bị tắc nghẽn, hay là di chuyển chậm, thì đều có thể là vấn đề sản xuất kinh doanh hiện tại của công ty, mà chuyển đổi số có thể là giải pháp.

Sau khi đã tự mình tìm kiếm các vấn đề này, bạn hãy mô tả chúng và mang ra thảo luận với người có trách nhiệm của doanh nghiệp, họ sẽ giúp bạn xác nhận, sửa đổi, loại bỏ hoặc bổ sung thêm các vấn đề.

Mentor Hoàng Xuân Thịnh

Kỹ sư về Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuỗi bài về chuyển đổi số và business analysis:

BÀI 0. Giới thiệu chuỗi bài viết về Chuyển đổi số và Phân tích nghiệp vụ

BÀI 1. Không bắt đầu bằng “Hello World”

BÀI 2. Dữ liệu là nguyên liệu của máy tính

BÀI 3. Dataflow – Luồng dữ liệu

            BÀI 3.1. Luồng dữ liệu logic và luồng dữ liệu kỹ thuật

            BÀI 3.2. Học hỏi từ kỹ thuật thiết kế máy bay, áp dụng vào thiết lập bài toán chuyển đổi số

BÀI 4. Case study – Tình huống nghiên cứu

BÀI 5. Basic workflow – Luồng công việc cơ bản: Quy trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ mang lại doanh thu

BÀI 6. Bài phân tích số 1: Bài phân tích workflow

BÀI 7. Basic dataflows và supportive dataflows thể hiện trạng thái chuyển đổi số hiện tại

BÀI 8. Bài phân tích số 2: Tìm kiếm các vấn đề sản xuất kinh doanh từ mô hình workflow-dataflow hiện tại