Những thách thức trong đào tạo từ xa và phương pháp triển khai hiệu quả

• Giải pháp đào tạo nhân sự doanh nghiệp trong kỷ nguyên AI
• FUNiX - Udemy tổ chức Chuỗi chương trình phát triển Cộng đồng L&D Việt Nam
• Nhược điểm và ưu điểm khi học Udemy Business từ góc nhìn người học
• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• Triển khai Udemy Business trong doanh nghiệp và cách học trên Udemy hiệu quả

Việc học thông qua các hướng dẫn tương tác, video và menu tự trợ giúp cho phép bạn đào tạo nhân viên từ xa theo yêu cầu đồng thời cung cấp thông tin chuyên sâu để đo lường hiệu quả đào tạo. Bạn có thể tạo các quy trình đào tạo từ xa có thể mở rộng được tích hợp trực tiếp vào trang web hoặc ứng dụng doanh nghiệp của mình cho phép nhân viên học hỏi trong quy trình làm việc.

1. Những thách thức của đào tạo nhân viên từ xa

Dưới đây là một số thách thức liên quan đến đào tạo từ xa.

1.1 Những phiền nhiễu ở nhà

Một số nhân viên ở xa có thể có các hộ gia đình được coi là nơi không phù hợp để học tập với gia đình, vật nuôi hoặc công việc xung quanh, khiến họ khó tập trung. Mặc dù cuối cùng hầu hết mọi người đều học cách thích nghi với môi trường xung quanh mới và những phiền nhiễu mới, nhưng điều đó không làm cho cuộc đấu tranh ban đầu bớt khó khăn hơn. 

1.2 Sử dụng công cụ học từ xa không hiệu quả

Đào tạo từ xa hiệu quả đòi hỏi phải triển khai các công cụ học tập trực tuyến. Tuy nhiên, những người không am hiểu về công nghệ có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng hết tiềm năng của một số phần mềm nhất định, khiến việc đào tạo từ xa không hiệu quả.

1.3 Vấn đề tương tác

Những người đã quen với hình thức đào tạo truyền thống do người hướng dẫn trong nhiều năm có thể cảm thấy khó khăn khi tham gia vào các bài học khi không có người giám sát hoặc người hướng dẫn để hỗ trợ đào tạo về mặt thể chất. Ngoài ra, không giống như đào tạo trong lớp học, người học không thể yêu cầu làm rõ ngay lập tức trong môi trường đào tạo từ xa. Điều này có thể ảnh hưởng đến kinh nghiệm học tập của nhân viên của bạn.

1.4 Các vấn đề kỹ thuật

Không thể tránh khỏi các vấn đề kỹ thuật khi học từ xa. Khi khóa đào tạo của bạn hoàn toàn trực tuyến, người học phải dựa vào kết nối internet ổn định để có trải nghiệm không bị gián đoạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng ở trong một môi trường cho phép họ trực tuyến liên tục. Nếu học viên của bạn không có quyền truy cập Internet hoặc LMS ổn định, bạn có thể muốn xem xét lại việc đào tạo từ xa. 

>>> Xem thêm bài viết: Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

2. Phương pháp hay nhất để đào tạo từ xa hiệu quả cho nhân viên

Hãy thảo luận về một số phương pháp hay nhất để đào tạo từ xa hiệu quả cho nhân sự phân tán của bạn.

2.1 Đặt mục tiêu thực tế và rõ ràng

Đào tạo từ xa cần phải có kết quả đo lường ngắn hạn và dài hạn để đánh giá hiệu quả của nó. Mục tiêu đào tạo nhân viên không chỉ được xác định cho các cá nhân mà còn cho toàn bộ công ty của bạn.

Đây là cách bạn có thể tạo các mục tiêu hiệu quả, thực tế và có thể đo lường được cho việc đào tạo nhân viên:

• Xác định những gì bạn muốn đạt được với khóa đào tạo này, cải thiện hiệu suất của nhân viên, thu hẹp khoảng cách kiến ​​thức, dạy kỹ năng cho nhân viên mới,… 
• Xác định kết quả đào tạo dự kiến ​​mà nhân viên sẽ đạt được khi kết thúc khóa đào tạo. 
• Xem xét các tham số khác nhau có thể ảnh hưởng đến việc thiết kế và phân phối chương trình đào tạo của bạn. ví dụ: người hướng dẫn đào tạo ảo, ngân sách cho phần mềm đào tạo, thời gian đào tạo,…

2.2 Cung cấp một buổi định hướng

Tương tự như một buổi học truyền thống trên lớp, bạn cần thiết lập các quy tắc cơ bản cho quá trình đào tạo từ xa của mình và giải thích những gì được mong đợi ở người học. Tiến hành một buổi định hướng nhỏ trước khi bắt đầu chương trình đào tạo có thể giúp giải thích các đề xuất về vệ sinh như:

• Cách xử lý các sự cố như kết nối internet trong buổi đào tạo.
• Giữ micrô ở chế độ tắt tiếng khi không nói.
• Sử dụng tính năng bàn tay để đặt câu hỏi. 
• Đặt điện thoại di động ở chế độ im lặng.
• Đóng email và các cửa sổ khác.

>>> ĐÓN ĐỌC: Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

2.3 Sử dụng nhiều hình thức đào tạo

Các nhân viên khác nhau thích các phong cách học tập khác nhau. Do đó, cách tiếp cận tốt nhất để đào tạo từ xa hiệu quả là sử dụng kết hợp các hình thức đào tạo nhân viên khác nhau . Ví dụ: đào tạo qua video, các phiên ảo do người hướng dẫn và học vi mô đều là những ví dụ về các loại hình đào tạo khác nhau mà bạn có thể triển khai như một phần của chiến lược đào tạo từ xa lớn hơn.

Bạn cũng nên tạo tài liệu đào tạo ở nhiều định dạng khác nhau. Học tập đa phương thức khuyến khích các nhóm L&D sử dụng nhiều định dạng tài liệu học tập, bao gồm: 

• Học qua âm thanh
• Học tập dựa trên video và hình ảnh
• bảng tính có thể tải xuống
• Bản trình bày và bản trình chiếu
• Hội thảo

Việc sử dụng một số định dạng tệp phục vụ cho các phong cách học tập khác nhau, giúp nhân viên gắn kết và tạo trải nghiệm cá nhân để tăng khả năng duy trì học tập.

>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn giám sát và triển khai đào tạo nhân viên từ A-Z

2.4 Cung cấp tài liệu học tập hấp dẫn

Để đào tạo từ xa hiệu quả, các nhóm L&D phải vượt qua văn hóa đào tạo truyền thống gồm các trang trình bày đơn điệu và sách hướng dẫn nặng văn bản, đồng thời nắm bắt các định dạng đào tạo tương tác khi thiết kế tài liệu đào tạo . Đào tạo tương tác dẫn đến năng suất và hiệu suất cao hơn bằng cách tập trung vào sự tham gia của người học.

Dưới đây là một số cách để làm cho các khóa đào tạo trực tuyến của bạn có tính tương tác:

• Kết hợp một yếu tố tương tác vào mỗi slide.
• Thêm cách kể chuyện kỹ thuật số vào các khóa học của bạn.
• Bao gồm hình ảnh và video 360° tương tác.
• Đào tạo qua video dễ tiếp thu hơn, thúc đẩy khả năng lưu giữ kiến ​​thức và cải thiện sự gắn kết của nhân viên. 
• Tạo môi trường mô phỏng trong đó đào tạo bắt chước các tình huống trong thế giới thực để người học tự do thực hành.
• Sử dụng các kỹ thuật trò chơi hóa bằng cách kết hợp một số yếu tố trò chơi nhất định vào chương trình đào tạo.
• Đặt câu hỏi và khuyến khích thảo luận.

2.5. Tận dụng công nghệ

Việc tạo các chương trình đào tạo từ xa riêng lẻ phù hợp với mục tiêu của nhân viên của bạn theo cách thủ công rất tốn thời gian và không hiệu quả đối với các nhóm L&D. Các tổ chức phải đầu tư vào các công cụ biên soạn khóa học trực tuyến và phần mềm đào tạo nhân viên hiện đại để tạo ra một chương trình đào tạo phù hợp cho những người học từ xa. Bao gồm các:

• Nền tảng áp dụng kỹ thuật số: Nền tảng áp dụng kỹ thuật số (DAP) là một giải pháp đào tạo nhân viên tích hợp với các công cụ kỹ thuật số để cung cấp dịch vụ đào tạo từ xa tự động, được cá nhân hóa cho nhân sự phân tán của bạn. DAP chỉ định cho mỗi người học một danh sách nhiệm vụ theo ngữ cảnh chứa các hướng dẫn tương tác và nội dung khác trong ứng dụng dựa trên hồ sơ của người học. Hướng dẫn là một loạt lời nhắc từng bước chỉ cho người dùng cách hoàn thành một quy trình nhất định bằng cách hướng dẫn họ thực hiện từng bước, hiển thị cho họ các video đào tạo có liên quan hoặc cung cấp các bài viết cung cấp thông tin. DAP hoạt động với các hệ thống quản lý học tập (LMS) và phần mềm eLearning như xAPI và SCORM để theo dõi tiến trình của người học và xây dựng nội dung phù hợp trong tương lai.
• Hệ thống quản lý học tập: LMS của công ty cung cấp một khuôn khổ xử lý tất cả các khía cạnh của quá trình đào tạo nhân viên từ xa của bạn – từ nhà ở đến phân phối đến theo dõi nội dung đào tạo. Nó giúp các nhóm L&D xác định và đánh giá các mục tiêu học tập của cá nhân và tổ chức, theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu đó và thu thập dữ liệu để giám sát và cải thiện quá trình học tập.
• Phần mềm đào tạo qua video: Phần mềm đào tạo qua video cho phép bạn tạo, xuất bản và chia sẻ các video đào tạo, đồng thời đo lường tốc độ đào tạo và tiến trình học tập. Các video đào tạo được tạo ra để cung cấp kiến ​​thức và giáo dục có thể được sử dụng cho quá trình giới thiệu ảo, đào tạo tuân thủ , giáo dục phần mềm,… Phần mềm đào tạo qua video là những công cụ dễ sử dụng cho phép các nhóm L&D hoặc những người tạo khóa học thỏa sức sáng tạo và tạo ra các khóa đào tạo hướng dẫn video một cách hiệu quả.

>>> ĐỌC THÊM: 15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

2.6 Tạo các khóa học ưu tiên thiết bị di động

Nhân viên từ xa không phải lúc nào cũng làm việc tại nhà và sẽ không phải lúc nào cũng có máy tính xách tay hoặc máy tính trong tầm tay. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là làm cho nội dung đào tạo của bạn thân thiện với thiết bị di động để có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.

2.7 Kích hoạt microlearning

Xem xét thế giới chuyên nghiệp phát triển nhanh và sự chú ý giảm dần của nhân sự kỹ thuật số, các chương trình đào tạo dài hạn truyền thống diễn ra hàng năm hoặc nửa năm một lần là không đủ để nhân viên theo kịp các tiêu chuẩn của ngành.

Để giúp nhân sự từ xa của bạn tập trung và tham gia vào quá trình đào tạo, hãy cân nhắc triển khai phương pháp đào tạo vi mô . Microlearning chia nhỏ nội dung học thành các mô-đun thông tin nhỏ, có kích thước vừa phải. Các buổi học nhỏ hơn cung cấp thông tin cần thiết để người học đạt được mục tiêu đào tạo cụ thể.

Học vi mô chỉ chiếm một lượng nhỏ thời gian của người học, không khiến họ choáng ngợp với nhiều thông tin cùng một lúc và cho phép họ áp dụng bài học trong thời gian thực trước khi họ có cơ hội quên nó.

2.8 Tự học từ xa

Để giúp nhân viên của bạn linh hoạt hơn, hãy cân nhắc việc tự điều chỉnh nhịp độ của các phần trong quá trình đào tạo từ xa; nghĩa là cung cấp cho họ một ngày hoàn thành tổng thể và họ chọn thời điểm hoàn thành công việc tùy thuộc vào lịch trình của họ. 

Tự học theo nhịp độ đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa không làm việc theo giờ cố định. Ngoài ra, khi nhân viên đang đào tạo cá nhân, việc tạo các đề xuất khóa học được cá nhân hóa sẽ dễ dàng hơn là điều chỉnh khóa học cho một nhóm đầy đủ.

2.9 Yêu cầu phản hồi để đánh giá chính xác

Yêu cầu phản hồi là bước đầu tiên tuyệt vời để đánh giá tác động của các chương trình đào tạo từ xa đối với tổ chức của bạn và hiểu những cải tiến cần thiết trong quy trình đào tạo. 

Phản hồi về đào tạo có thể được thu thập thông qua khảo sát sau đào tạo từ các học viên tham gia chương trình.

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc