Quản lý nhân sự làm việc từ xa như thế nào?

• Giải pháp đào tạo nhân sự doanh nghiệp trong kỷ nguyên AI
• FUNiX - Udemy tổ chức Chuỗi chương trình phát triển Cộng đồng L&D Việt Nam
• Nhược điểm và ưu điểm khi học Udemy Business từ góc nhìn người học
• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• Triển khai Udemy Business trong doanh nghiệp và cách học trên Udemy hiệu quả

Một số thống kê để hỗ trợ sự phát triển của văn hóa làm việc từ xa trong tương lai. Một cuộc khảo sát của EduBirdie cho thấy:

• Nhân viên từ xa tiết kiệm trung bình 40 phút mỗi ngày cho việc đi lại.
• Sau COVID-19, 92% số người được khảo sát mong muốn làm việc tại nhà ít nhất 1 ngày một tuần và 80% mong muốn làm việc tại nhà ít nhất 3 ngày mỗi tuần.
• 23% những người được khảo sát sẽ giảm lương để làm việc tại nhà.
• Mọi người đang tiết kiệm trung bình gần 500 đô la mỗi tháng khi ở nhà trong đại dịch COVID-19.
• 59% số người được hỏi cho biết họ sẽ có nhiều khả năng chọn một nhà tuyển dụng cung cấp công việc từ xa hơn so với những người không làm như vậy.

Vì những lý do đã nêu ở trên và nhiều lý do khác, việc chấp nhận văn hóa làm việc từ xa đã trở thành tiêu chuẩn đối với các nhà tuyển dụng. Cung cấp cho công nhân của họ sự sắp xếp công việc linh hoạt mang lại cho các công ty lợi thế để thu hút nhân tài hàng đầu. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc duy trì quản lý nhân sự làm việc từ xa từ xa hiệu quả trong tổ chức của mình, thì bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một số mẹo cần thiết để Quản lý nhân sự làm việc từ xa một cách hiệu quả.

1. Quản lý nhân sự làm việc từ xa là gì?

Quản lý nhân sự làm việc từ xa là thực hành lãnh đạo và quản lý hiệu quả nhân viên từ xa theo những cách hiệu quả nhất có thể. Chìa khóa để quản lý nhân viên từ xa là thực hành giao tiếp cởi mở, duy trì sự gắn kết của nhân viên, theo dõi năng suất của nhóm và tránh làm giảm hiệu quả. Tất cả những yếu tố này đều có thể đạt được bằng các công cụ và kiến ​​thức phù hợp, cộng với một chút khéo léo và việc Quản lý nhân sự làm việc từ xa sẽ trở nên dễ dàng.

>>> ĐÓN ĐỌC: Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

2. Những thách thức đối với việc quản lý nhân sự làm việc từ xa

Để hiểu các bước bạn cần thực hiện nhằm đảm bảo Quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả, điều quan trọng trước tiên là xác định những thách thức mà nhân viên ảo phải đối mặt.

2.1 Nhân sự cảm thấy cô đơn

Cảm giác bị ngắt kết nối với phần còn lại của nhóm thường dẫn đến sự cô đơn và tinh thần thấp đối với nhiều nhân viên làm việc từ xa, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của họ. Xem xét các lợi ích của môi trường văn phòng truyền thống, sau đó nghĩ về cách bạn có thể cung cấp những lợi ích tương tự cho những người đang ở trong môi trường ảo để bù đắp cho sự thiếu tương tác trực tiếp này.

2.2 Giao tiếp hạn chế

Giao tiếp liên tục là chìa khóa để Quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả. Tuy nhiên, việc thúc đẩy giao tiếp hai chiều thường xuyên với nhân viên làm việc từ xa là một trong những thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý nhân sự và từng nhóm. 

Email truyền thống thường có vẻ như là một công cụ chính thức, nhưng nó không cho phép các cuộc trò chuyện nhanh chóng. Thông thường, Slack là một cách tuyệt vời để duy trì liên lạc thường xuyên với các thành viên trong nhóm từ xa, nhưng các nghiên cứu cho thấy Slack và các công cụ tương tự có tác động tiêu cực mạnh mẽ đến năng suất tổng thể.

Lên lịch các cuộc họp riêng với nhân viên từ xa là một cách hiệu quả để duy trì liên lạc. Nhưng nếu các nhà quản lý không sắp xếp các cuộc họp này thường xuyên, điều đó có thể khiến những người làm việc từ xa cảm thấy mất liên lạc với công ty và không chắc chắn về vị trí của họ.

2.3 Kết nối internet đứt quãng

quản lý nhân sự làm việc từ xa từ xa có thể gặp sự cố khi tải xuống tệp, tham dự cuộc họp hoặc cộng tác với nhóm của họ trong trường hợp họ gặp sự cố mạng hoặc có kết nối Internet kém tại nhà.

2.4 Ranh giới giữa cuộc sống và nơi làm việc

Nếu không có sự phân biệt rõ ràng giữa văn phòng và ở nhà, một số nhân viên làm việc từ xa có thể có những thói quen không lành mạnh và cảm thấy kiệt sức, cô đơn và thậm chí là trầm cảm. Ví dụ: nhận cuộc gọi trong bữa tối, trả lời email vào đêm khuya hoặc giữa các nhiệm vụ cá nhân hoặc làm việc nhiều giờ hàng ngày để trông có năng suất có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên mặc dù họ đang ở trong nhà thoải mái. 

2.5 Văn hóa công ty

Văn hóa công ty cần có thời gian để vun đắp và thậm chí còn cần nhiều nỗ lực tập trung hơn để phát triển trong môi trường làm việc từ xa. Việc tạo ra một nền văn hóa công ty lành mạnh với quản lý nhân sự làm việc từ xa từ xa phản ánh các giá trị của doanh nghiệp bạn yêu cầu các nhóm nhân sự phải phát triển một kế hoạch phù hợp, giống như bất kỳ dự án hoặc sáng kiến ​​nào khác.

2.6 Theo dõi năng suất và công việc của nhóm

Tại nơi làm việc thực tế, các nhà quản lý có thể nhanh chóng kiểm tra xem nhân viên của họ đang làm việc tốt hay gặp bất kỳ khó khăn nào bằng cách trò chuyện bình thường trong 5 phút khi uống cà phê. Tuy nhiên, điều này không dễ dàng như vậy khi nhân viên của bạn làm việc tại nhà. Các nhà quản lý cần phải kiểm tra hiệu suất định kỳ và kiểm tra tình trạng thường xuyên với nhân viên làm việc từ xa của họ, đồng thời lưu ý rằng không nên quản lý quá mức và vi phạm nhân viên, điều này có thể dẫn đến sự thất vọng.

>>> Xem thêm: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

3. 8 Mẹo để Quản lý nhân sự làm việc từ xa

Dưới đây là một số mẹo, thủ thuật và công cụ để vượt qua những thách thức khi làm việc từ xa.

3.1 Tiếp cận sự thay đổi bằng sự đồng cảm

Một phần quan trọng của Quản lý nhân sự làm việc từ xa là tiếp cận nhân viên của bạn với lòng trắc ẩn và sự đồng cảm. Nơi làm việc từ xa đòi hỏi bạn phải rèn luyện sự đồng cảm nhiều hơn so với văn phòng trực tiếp. Lắng nghe là nền tảng của sự đồng cảm. Nó cho phép các nhà quản lý hiểu bất kỳ thách thức nào mà nhân viên của họ gặp phải và đưa ra các giải pháp phù hợp.

Điều quan trọng là phải lên lịch đăng ký thường xuyên với nhân viên từ xa và suy nghĩ kỹ về những câu hỏi bạn đặt ra, vì mỗi nhân viên có thể phải đối mặt với những thách thức riêng dựa trên danh tính và hoàn cảnh của họ. Làm cho họ cảm thấy có giá trị và được lắng nghe, đồng thời nỗ lực để tránh bị cô lập.

3.2 Xây dựng chính sách làm việc từ xa

Phát triển chính sách làm việc từ xa là một phần quan trọng trong việc hiểu và xây dựng chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số vững chắc. Nó giúp nhân viên hiểu những gì được mong đợi ở họ khi họ làm việc từ xa. 

Sử dụng chính sách từ xa của bạn để làm rõ các quy tắc của công ty về làm việc tại nhà, bao gồm:

• Chuẩn bị đủ điều kiện làm việc từ xa
• Quy trình sẽ được sử dụng để yêu cầu làm việc tại nhà
• Năng suất sẽ được đo lường như thế nào (ví dụ: lượng thời gian dành cho một dự án hoặc số lượng các cuộc họp với khách hàng)
• Thời gian nào trong ngày nhân viên dự kiến ​​sẽ có mặt
• Có những kỳ vọng và chính sách được đặt ra rõ ràng sẽ ngăn ngừa sự nhầm lẫn và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

3.3 Triển khai các công cụ hỗ trợ Quản lý nhân sự làm việc từ xa

Có nhiều công cụ khác nhau có sẵn để thúc đẩy giao tiếp và cộng tác hiệu quả nhằm Quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả. Việc triển khai các công cụ làm việc từ xa này giúp làm việc nhóm hiệu quả và cộng tác trong các dự án, ngay cả khi chúng không ở cùng một địa điểm, thông qua mô hình nơi làm việc kỹ thuật số hoàn toàn. Ví dụ: Microsoft Teams cung cấp không gian làm việc an toàn để chia sẻ tệp và tạo phòng trò chuyện dành riêng cho nhóm.

Các công cụ giao tiếp là một cách tuyệt vời để chống lại sự cô lập đi kèm với công việc từ xa. Bạn cũng có thể sử dụng các nền tảng như Zoom và Google Meet cho các cuộc gọi video và Slack để nhắn tin nhanh và liên lạc bằng văn bản.

3.4 Xác định thách thức đối với nhân viên làm việc từ xa

y cả khi có các công cụ và chính sách tốt nhất, nhân viên sẽ phải đối mặt với những thách thức trong quá trình làm việc từ xa, chẳng hạn như học hỏi công nghệ mới, kỳ vọng không chắc chắn và điều chỉnh để làm việc trong một môi trường khác. Chìa khóa để Quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả là cả người quản lý nhân sự và nhóm đều nhận ra những thách thức này và thực hiện các hành động phù hợp để khiến nhân viên cảm thấy được trân trọng, gắn bó, làm việc hiệu quả và được trang bị đầy đủ các nguồn lực cần thiết để làm việc thành công.

3.5 Ưu tiên giao tiếp

Để cho phép Quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả, giao tiếp là chìa khóa. Những nhà tuyển dụng đầu tư vào việc cung cấp các đường dây liên lạc rõ ràng sẽ nhanh chóng xây dựng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm, dẫn đến tăng năng suất, sản lượng và tinh thần nói chung. Dưới đây là một số cách để cải thiện giao tiếp:

• Hãy đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm bằng cách cùng nhau tiếp xúc cơ sở với nhóm của bạn mỗi tuần một lần hoặc hai tháng một lần và gặp gỡ nhân viên trong các buổi gặp mặt trực tiếp ít nhất là hàng tháng.
• Dành thời gian cụ thể trong nhóm của bạn và các cuộc họp trực tiếp để hỏi về cách nhân viên thích nghi với văn hóa làm việc từ xa.
• Cuộc gọi video là một thành phần quan trọng của giao tiếp nhóm từ xa. Chúng cho phép bạn nhìn thấy nét mặt và nghe được giọng nói, đây có thể là manh mối mạnh mẽ cho thấy nhân viên của bạn đang thực sự làm việc như thế nào.

3.6 Khuyến khích sự tham gia của nhân viên

Một phần của Quản lý nhân sự làm việc từ xa là giữ cho nhân viên gắn bó và đảm bảo rằng họ vẫn cảm thấy và hành động như một nhóm khi làm việc từ xa.

Để giữ cho nhân viên gắn bó với nhóm của họ, hãy tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm và khuyến khích sự tham gia của nhân viên ảo bằng cách thiết lập các cách để các thành viên trong nhóm giao tiếp xã hội với nhau.

Các hoạt động xây dựng nhóm giúp nhân viên gắn kết với các thành viên khác trong nhóm và giúp họ cảm thấy được kết nối, giống như khi họ gặp nhau trong văn phòng hàng ngày.

3.7 Học hỏi từ các đơn vị đi trước

Tìm ra Quản lý nhân sự làm việc từ xa là một quá trình liên tục. Một số tài nguyên tốt nhất của bạn là những người quản lý dày dạn kinh nghiệm trong việc quản lý các nhóm từ xa. Họ đã trải qua quá trình chuyển đổi và có thể đưa ra những hiểu biết sâu sắc về các phương pháp hay nhất cũng như những lời khuyên hữu ích cho họ hoặc những điều họ ước họ đã được đưa ra.

3.8 Tinh thần đội nhóm

Khi bạn giúp nhóm của mình học cách làm việc từ xa, bạn cũng đang học cách quản lý các nhóm từ xa đồng thời. Nếu bạn thấy rằng một số công cụ hoặc thói quen giúp bạn điều chỉnh dễ dàng hơn, hãy chia sẻ chúng với nhóm của bạn và cho họ thấy rằng bạn luôn ở bên họ với tư cách là nguồn lực cũng như người quản lý.

Khuyến khích nhân viên giao tiếp với bạn, cho dù đó là xin lời khuyên, chia sẻ mối quan tâm hay chỉ đơn giản là làm rõ những kỳ vọng. Điều này sẽ giúp họ và bạn không cảm thấy bị cô lập, đồng thời sẽ giúp tất cả các bạn tiếp tục hoạt động như một nhóm.

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc