6 Mẹo để tạo văn hóa chia sẻ tri thức tại nơi làm việc của bạn 2023

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• FUNiX, Udemy hợp tác đào tạo nhân lực chuyển đổi số với Hội Tự động hóa Việt Nam
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?
• Quản lý nhân sự online có khó không? Các phương pháp quản lý nhân sự

Nếu bạn cảm thấy hơi lạc lõng về cách xây dựng văn hóa chia sẻ tri thức tại nơi làm việc, thì bạn không đơn độc. Trên thực tế, theo một cuộc khảo sát năm 2020 từ Deloitte , 75% công ty đồng ý rằng việc chia sẻ kiến ​​thức là “quan trọng hoặc rất quan trọng đối với thành công của họ trong 12–18 tháng tới”. Tuy nhiên, chỉ 9% cảm thấy sẵn sàng thực hiện các quy trình chia sẻ kiến ​​thức trong chính tổ chức của họ.

Dưới đây là một số bước để nuôi dưỡng văn hóa chia sẻ tri thức tại nơi làm việc trong tổ chức của bạn:

1. Một nhà quản lý giỏi

Bất kỳ hệ thống quản lý tri thức tốt nào cũng phải có thể truy cập được đối với tất cả nhân viên của bạn và việc thuê và chỉ định một người làm người quản lý quy trình có thể hữu ích. Người này quản lý tri thức chịu trách nhiệm về:

• Phát triển hệ thống chia sẻ tri thức từ đầu
• Đóng vai trò là người đầu mối triển khai các sáng kiến ​​chia sẻ kiến ​​thức mới
• Lên lịch và tạo điều kiện cho các lớp học nơi các chuyên gia có thể dạy đồng nghiệp của họ (và ghi lại để sử dụng nhiều lần)
• Xác định lỗ hổng kiến ​​thức trong tổ chức
• Quản lý phần mềm cơ sở tri thức

Việc bạn có cần người quản lý tri thức hay không có thể phụ thuộc vào quy mô tổ chức của bạn. Mặc dù một công ty khởi nghiệp nhỏ có thể không cần một người đảm nhận vai trò này, nhưng một công ty lớn với lực lượng lao động dồi dào có thể được hưởng lợi từ việc thuê một người quản lý tri thức.

Nếu bạn quyết định thêm một người quản lý tri thức vào đội ngũ nhân viên của mình, hãy tìm một người có lòng vị tha và đáng tin cậy , vì những đặc điểm này có liên quan đến việc chia sẻ nhiều kiến ​​thức hơn.

>>> Xem thêm: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

2. Đầu tư vào công cụ phần mềm

Đầu tư vào công cụ phù hợp có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình của bạn, giúp bạn dễ dàng quản lý cách hoạt động của hoạt động chia sẻ kiến ​​thức cho công ty của mình và cho phép nhân viên đóng góp. Coi như:

• Phần mềm cơ sở tri thức, cho phép bạn tạo cơ sở tri thức nội bộ tập trung để lưu trữ thông tin của bạn
• Phần mềm áp dụng kỹ thuật số mà bạn có thể sử dụng để tạo hướng dẫn trong ứng dụng và hướng dẫn về các quy trình và công cụ kỹ thuật số của mình để giúp nhân viên của bạn tìm hiểu cách điều hướng chúng
• Các công cụ tài liệu giúp bạn dễ dàng nắm bắt các hướng dẫn kỹ thuật về cách sử dụng phần mềm
• Các công cụ lưu trữ tệp để nhân viên của bạn có thể tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu có tổ chức

3. Hướng dẫn nội bộ về văn hóa chia sẻ tri thức tại nơi làm việc

Tạo một bộ hướng dẫn nội bộ để giải thích cách nhân viên nên chia sẻ kiến ​​thức của họ có thể giúp họ dễ dàng tuân theo quy trình hơn. Những hướng dẫn này phải đơn giản để hiểu và có thể thực hiện được bạn không muốn tạo ra bất kỳ rào cản nào cho nhân viên của mình.

Nếu tổ chức của bạn bao gồm một người quản lý kiến ​​thức, họ có thể sở hữu quy trình này và thậm chí đề nghị đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống quản lý kiến ​​thức.

Hướng dẫn của bạn nên đưa ra hướng dẫn cụ thể về:

• Cách điều hướng hệ thống chia sẻ kiến ​​thức và đóng góp vào cơ sở dữ liệu
• Loại thông tin nhân viên nên chia sẻ
• Nguyên tắc đặt tên cho tệp bạn muốn chắc chắn rằng tên tệp có tính mô tả và dễ tìm
• Nơi lưu các bổ sung mới, vì vậy thông tin vẫn được tổ chức
• Hướng dẫn định dạng cho tài liệu để đảm bảo chúng nhất quán và dễ đọc (đồng thời tạo mẫu cho nhân viên của bạn sử dụng có thể giúp hợp lý hóa quy trình này)

4. Khuyến khích nhân viên ghi lại các quy trình và tạo hướng dẫn

Chia sẻ tri thức chỉ hoạt động nếu nhân viên tham gia vào quá trình này. Điều đó có nghĩa là họ cần thời gian và động lực để làm như vậy, và điều đó có nghĩa là các nhà quản lý của họ sẽ cần sẵn sàng dành thời gian cho nhân viên của mình để tạo ra các nguồn chia sẻ kiến ​​thức.

Yêu cầu nhân viên của bạn viết ra các quy trình tiếp theo của họ hoặc tạo các hướng dẫn có thể là một trải nghiệm trao quyền cho họ. Nó cho phép họ nắm quyền sở hữu kiến ​​thức và kỹ năng của mình trong khi thể hiện mình là chuyên gia với đồng nghiệp.

Nhân viên của bạn có thể cần hướng dẫn từ bạn hoặc từ người quản lý tri thức của bạn về cách tốt nhất để ghi lại mọi thứ theo cách dễ hiểu. Đây là một lĩnh vực khác có thể giúp tạo ra một bộ hướng dẫn nội bộ để giúp họ thực hiện.

5. Lãnh đạo bằng những ví dụ thực tiễn

Thiết lập các quy tắc của công ty xung quanh việc chia sẻ kiến ​​thức bằng cách khuyến khích đội ngũ lãnh đạo của bạn cũng làm theo mô hình đó. Những người trong tổ chức của bạn sẽ làm theo sự dẫn dắt của bạn.

Các chuẩn mực đóng một vai trò quan trọng trong việc chia sẻ kiến ​​thức. Mọi người có thể có nhiều khả năng tham gia vào hành vi vị tha hơn (bao gồm cả việc chia sẻ kiến ​​thức) nếu họ thấy rằng đó là tiêu chuẩn trong tổ chức. Chỉ cho nhân viên của bạn cách chia sẻ kiến ​​thức và lý do tại sao họ nên giúp khuyến khích những người thường giữ im lặng với đồng nghiệp về những gì họ biết.

6. Lên lịch ăn trưa và học do nhân viên nội bộ tổ chức

Lên lịch ăn trưa thân mật và các sự kiện học hỏi có thể mang đến một cách thú vị để xây dựng cộng đồng, phá vỡ lớp băng và khiến mọi người cảm thấy sẵn sàng chia sẻ hơn. Bạn cũng có thể ghi lại từng sự kiện và lưu nó vào cơ sở dữ liệu quản lý kiến ​​thức của mình để dễ dàng tham khảo.

Một số tùy chọn bao gồm:

• Cho phép các chuyên gia thường trú của bạn trình bày về một chủ đề mà họ lựa chọn
• Tạo một câu lạc bộ sách nơi nhân viên của bạn có thể thảo luận về các công việc liên quan đến lĩnh vực của họ hoặc công việc nói chung
• Thiết lập các cuộc họp nhóm nhỏ hơn, nơi nhân viên có thể được đào tạo chéo về các vai trò khác nhau
• Khuyến khích hỏi đáp mở với các chuyên gia và thành viên của nhóm lãnh đạo

7. 3 rào cản phổ biến đối với việc chia sẻ kiến ​​thức cần lưu ý

Đôi khi, các vấn đề cơ bản trong tổ chức của bạn có thể cản trở việc chia sẻ kiến ​​thức. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện các thay đổi hoặc nếu nhân viên ngần ngại tham gia, hãy tìm kiếm các vấn đề như:

• Một nhân viên làm việc quá sức
• Quá nhiều cạnh tranh
• Niềm tin thấp giữa các nhân viên của bạn

Giải quyết những vấn đề này không phải là nhiệm vụ dễ dàng, nhưng bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi hơn cho việc chia sẻ kiến ​​thức. Điều đó có thể có nghĩa là thuê thêm nhân viên và đảm bảo rằng họ có thời gian để tham gia, hoặc có thể có nghĩa là loại bỏ các chính sách của công ty khuyến khích hành vi cắt cổ, như khuyến khích hoặc so sánh công khai. Và bạn có thể cần phải làm gương cho sự tin tưởng mà bạn muốn thấy giữa các nhân viên của mình, luôn thể hiện rằng bạn sẵn sàng chia sẻ những gì bạn biết để giúp người khác thành công.

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc