1. Hàm TRIM của Excel là gì?
Hàm TRIM trong Excel là một hàm được sử dụng để loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa ở đầu, cuối và giữa các từ trong một chuỗi văn bản, chỉ giữ lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ. Hàm này đặc biệt hữu ích khi làm việc với dữ liệu được nhập từ các nguồn không đồng nhất, như khi sao chép dữ liệu từ các website hoặc các hệ thống khác vào Excel, hoặc khi có sự trộn lẫn giữa các ký tự thừa không mong muốn.
2. Cách sử dụng hàm TRIM
Bạn có thể cung cấp cho hàm TRIM một chuỗi các từ hoặc chỉ định một ô hoặc một dải ô cho nó. Hãy xem cách hàm này hoạt động với một ví dụ đơn giản.
=TRIM (text)Trong ví dụ bên dưới, ta có ba ô trong cột A chứa cùng một câu. Sự khác biệt giữa các câu này là khoảng trắng được sử dụng trong đó: Ô A1 là tiêu chuẩn, ô A2 có khoảng trắng ở đầu và cuối, ô A3 có thêm khoảng trắng giữa các từ cũng như khoảng trắng ở đầu và cuối.
Chúng ta muốn để cắt bớt các khoảng trắng thừa trong các câu này và hiển thị kết quả trong cột C. Một phương pháp tốt để thực hiện việc này là chèn công thức cho ô C1, sau đó sử dụng auto-fill (tự động điền) để mở rộng công thức đó sang các ô khác.
- Chọn ô C1 và trong thanh công thức, nhập công thức bên dưới:
=TRIM(A1) - Nhấn Enter. Bây giờ bạn có thể thấy chuỗi từ ô A1 xuất hiện trong ô C1. Sẽ không có bất kỳ sự khác biệt nào vì chuỗi A1 là tiêu chuẩn.
- Kéo công thức qua các ô C2 và C3 .
- Hàm TRIM sẽ cắt bớt các khoảng trắng thừa và hiển thị chúng mà không có khoảng trắng thừa trong cột C.
Có thể thấy hàm TRIM loại bỏ các khoảng trắng thừa khỏi các ô của bạn, chỉ để lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ và không có khoảng trắng nào trước và sau nó. Đây có thể là thứ bạn cần làm đầu vào cho các công thức phức tạp khác.
3. Các Tình Huống Sử Dụng Hàm TRIM
3.1. Làm Sạch Dữ Liệu Nhập Từ Các Nguồn Khác
Khi sao chép dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào Excel (ví dụ: từ website, cơ sở dữ liệu, hoặc hệ thống phần mềm khác), đôi khi chuỗi văn bản sẽ bị lẫn các khoảng trắng không cần thiết. Hàm TRIM sẽ giúp bạn làm sạch dữ liệu này, đảm bảo rằng các khoảng trắng thừa không làm ảnh hưởng đến việc xử lý hoặc phân tích dữ liệu.
3.2. Sử Dụng Trong Các Phân Tích Dữ Liệu
Trong các tình huống phân tích dữ liệu, việc xử lý các giá trị không đồng nhất là rất quan trọng. Các khoảng trắng thừa có thể gây ra sự không chính xác khi bạn thực hiện các phép so sánh, tính toán, hoặc tìm kiếm dữ liệu. Hàm TRIM sẽ giúp bạn chuẩn hóa dữ liệu trước khi tiến hành các phân tích hoặc thao tác tiếp theo.
3.3. Chuẩn Bị Dữ Liệu Cho Các Phép Tính
Nếu bạn đang làm việc với các dữ liệu nhập liệu, đặc biệt là với các chuỗi văn bản trong các ô, đôi khi các khoảng trắng không cần thiết có thể làm ảnh hưởng đến kết quả tính toán. Hàm TRIM giúp đảm bảo rằng các phép tính như SUM, AVERAGE, hoặc các công thức khác hoạt động chính xác.
3.4. Tạo Dữ Liệu Chuẩn Cho Việc So Sánh
Khi bạn cần so sánh các chuỗi văn bản trong Excel (ví dụ: so sánh tên khách hàng hoặc mã sản phẩm), các khoảng trắng thừa có thể dẫn đến kết quả sai lệch. Hàm TRIM giúp bạn loại bỏ những khoảng trắng không mong muốn này, đảm bảo rằng các phép so sánh giữa các chuỗi văn bản là chính xác.
4. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Hàm TRIM
Mặc dù hàm TRIM rất hữu ích trong việc làm sạch dữ liệu, nhưng có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần biết khi sử dụng hàm này:
4.1. TRIM Không Loại Bỏ Khoảng Trắng Giữa Các Từ
Hàm TRIM chỉ loại bỏ khoảng trắng thừa ở đầu, cuối và giữa các từ, nhưng nó sẽ không xóa bỏ khoảng trắng giữa các từ. Điều này có nghĩa là nếu chuỗi văn bản đã có khoảng trắng hợp lệ giữa các từ, hàm TRIM sẽ giữ lại chúng.
Ví dụ: Nếu bạn có chuỗi "Hello World", sau khi áp dụng hàm TRIM, kết quả sẽ là "Hello World", với một khoảng trắng duy nhất giữa hai từ.
4.2. TRIM Không Xóa Khoảng Trắng Của Ký Tự Phi Mã ASCII
Hàm TRIM không loại bỏ các ký tự khoảng trắng được mã hóa đặc biệt (non-breaking spaces) trong văn bản, những ký tự này không được xem là khoảng trắng chuẩn trong Excel. Để loại bỏ các ký tự không chuẩn này, bạn cần sử dụng hàm CLEAN hoặc thực hiện các thay đổi thủ công.
4.3. Không Cần Phải Áp Dụng TRIM Cho Các Dữ Liệu Đã Được Chuẩn Hóa
Hàm TRIM chỉ cần thiết khi chuỗi văn bản của bạn có các khoảng trắng thừa hoặc không đồng nhất. Nếu dữ liệu của bạn đã được nhập chính xác và không có khoảng trắng thừa, việc sử dụng hàm TRIM sẽ không có tác dụng.
4.4. Tránh Sử Dụng TRIM Trong Các Dữ Liệu Chứa Khoảng Trắng Cần Thiết
Có một số trường hợp mà khoảng trắng giữa các từ trong chuỗi văn bản là cần thiết (ví dụ: tên đầy đủ của người dùng hoặc các địa chỉ có chứa các khoảng trắng hợp lệ). Trong trường hợp này, việc sử dụng hàm TRIM sẽ làm mất đi các khoảng trắng cần thiết, vì vậy bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi sử dụng hàm này.
5. Các Ví Dụ Sử Dụng Hàm TRIM Trong Excel
5.1. Ví Dụ 1: Làm Sạch Dữ Liệu Tên Khách Hàng
Giả sử bạn có danh sách tên khách hàng trong cột A và bạn muốn loại bỏ các khoảng trắng thừa ở đầu và cuối tên. Bạn có thể sử dụng hàm TRIM như sau:
Kết quả sẽ là tên khách hàng không còn các khoảng trắng thừa, giúp bạn dễ dàng sử dụng tên trong các phép tính hoặc phân tích tiếp theo.
5.2. Ví Dụ 2: Loại Bỏ Khoảng Trắng Thừa Trong Địa Chỉ Email
Nếu bạn có danh sách địa chỉ email và muốn loại bỏ các khoảng trắng thừa, bạn cũng có thể áp dụng hàm TRIM:
Sau khi áp dụng, các khoảng trắng thừa sẽ bị loại bỏ, giúp cho việc so sánh hoặc tìm kiếm email chính xác hơn.
5.3. Ví Dụ 3: Tinh Chỉnh Dữ Liệu Để So Sánh Chính Xác
Khi bạn cần so sánh hai chuỗi văn bản, chẳng hạn như so sánh mã sản phẩm trong hai bảng dữ liệu, bạn có thể áp dụng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng thừa trước khi so sánh:
Công thức này sẽ giúp bạn so sánh hai chuỗi mà không bị ảnh hưởng bởi các khoảng trắng thừa.
6. Kết Luận
Hàm TRIM trong Excel là một công cụ rất hữu ích giúp bạn loại bỏ các khoảng trắng thừa trong dữ liệu, đảm bảo tính chính xác khi xử lý và phân tích dữ liệu. Việc hiểu và sử dụng đúng hàm TRIM có thể giúp bạn làm sạch dữ liệu hiệu quả, tăng cường độ chính xác và tối ưu hóa công việc trong Excel. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số tình huống để tránh làm mất đi các khoảng trắng cần thiết hoặc không cần thiết phải sử dụng hàm này trong mọi trường hợp.
Tìm hiểu thêm về các khóa học lập trình của FUNiX tại đây:
Vân Nguyễn
Dịch từ: https://www.makeuseof.com/use-trim-function-excel/
Bình luận (0
)