IoT trong quản lý dự án: Lợi ích, ứng dụng và tác động

Quản lý dự án luôn thay đổi và tìm kiếm những cách thức mới để tăng hiệu quả của tổ chức. Đó là một quá trình quan trọng bởi vì việc giữ cho các nhóm trong tầm kiểm soát, đặc biệt là những nhóm lớn hơn, mất rất nhiều thời gian và thường dẫn đến hoạt động kém hiệu quả.

Mặc dù các công nghệ quản lý dự án nhanh nhẹn đã có từ vài thập kỷ trước, nhưng giờ đây chúng ta đang chứng kiến ​​một cuộc cách mạng khác dưới dạng Internet vạn vật (IoT). Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét Internet of Things đang ảnh hưởng như thế nào đến việc quản lý dự án.

IoT là gì và lợi ích của nó là gì?

Trước khi chúng ta có thể hiểu cách IoT đang hỗ trợ quản lý dự án trong quá trình phát triển của nó, trước tiên chúng ta phải hiểu những điều cơ bản và lợi ích thiết thực của nó. Internet of Things (IoT) là một mạng lưới các mặt hàng như ô tô, tiện ích và thiết bị gia dụng có thiết bị điện tử, phần mềm, cảm biến và thiết bị truyền động cho phép chúng giao tiếp, tương tác và trao đổi dữ liệu.

Đây là nơi tạo ra lợi thế của IoT. Trong khi có rất nhiều ứng dụng thực tế để kiểm tra, trong bài viết blog này, chúng tôi sẽ tập trung vào các ứng dụng và lợi ích quản lý dự án. Hãy xem một số ví dụ:

Giao tiếp

Bằng cách thiết lập một mạng lưới các thiết bị, IoT cho phép giao tiếp gần như tức thì. Ví dụ: sử dụng phần mềm quản lý dự án cho phép bạn tương tác với nhóm của mình trong thời gian thực khi đang di chuyển!

Tự động hóa

Nhờ sự kết nối này, hầu hết các hoạt động trở nên tự động hóa cùng một lúc. Vì vậy, đối với phần mềm quản lý dự án, có rất nhiều giải pháp hỗ trợ bạn làm cho việc quản lý dự án trở nên đơn giản, hiệu quả và thú vị.

Kiểm soát

Internet of Things cho phép bạn kiểm soát thực tế mọi thứ từ xa. Bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, nhiệm vụ và dự án mọi lúc, mọi nơi nếu mọi người trong nhóm của bạn sử dụng giải pháp Quản lý dự án cơ bản.

Tác động của IoT trong quản lý dự án

Bây giờ chúng ta đã biết IoT là gì và nó có thể làm gì cho chúng ta, hãy xem một ví dụ để giúp chúng ta hiểu rõ hơn về nó. Hãy xem xét tình huống sau: Bạn đang làm việc với một nhóm từ xa trong một dự án nhạy cảm. Bạn đã trò chuyện video với họ và giao cho họ nhiệm vụ với thời hạn. 

Mặt khác, giữ liên lạc với họ, hỏi về sự tiến bộ của họ và cảnh báo họ về bất kỳ trách nhiệm mới nào, là một công việc khó khăn. Đôi khi họ đang làm việc trên cánh đồng hoặc tham dự một bữa ăn tối của gia đình.

Điều này khiến nhóm khó đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, toàn bộ khung thời gian của dự án đã bị ảnh hưởng, dẫn đến thất bại của dự án. Vậy, câu trả lời là gì? Ba từ đơn giản: Phần mềm quản lý dự án.

Như đã nói trước đây, Internet of Things (IoT) là một mạng lưới các đối tượng giao tiếp với nhau thông qua phần mềm. Đó chính xác là những gì một công cụ PM tốt có thể trợ giúp. Bây giờ, không cần đi vào quá nhiều chi tiết, hãy xem xét Internet of Things đang ảnh hưởng như thế nào đến việc quản lý dự án:

1. Báo cáo thường xuyên hơn

Cân nhắc biên soạn cẩn thận tất cả thông tin về dự án, nhóm và tiến độ của bạn. Nó có thể vừa tốn thời gian vừa mệt mỏi. Tuy nhiên, IoT, giống như phần mềm quản lý dự án, được thiết kế để thu thập dữ liệu và giúp bạn cập nhật những phát triển mới nhanh nhất có thể.

Đó là một cải tiến quản lý đáng kể vì mỗi đơn vị trong công ty của bạn hiện có thể phản hồi nhanh chóng và thay đổi các thông số dự án để phù hợp với mục tiêu tổng thể của công ty. Bạn không cần phải chờ đợi để biết nếu có gì đó sai.

2. Tăng khối lượng dữ liệu

Những ngày xử lý dữ liệu thủ công trong các tổ chức đã qua lâu. Ngày nay, IoT cho phép các tổ chức tự động thu thập và sắp xếp dữ liệu. Bởi vì IoT có thể quản lý hàng chục hoặc thậm chí hàng triệu đơn vị cùng một lúc, không cần phải xử lý từng người dùng hoặc thiết bị riêng biệt. Nó xây dựng các thư viện kiến ​​thức khổng lồ giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn cho nhiều loại hình kinh doanh và hoạt động, từ viết nghiên cứu điển hình đến hậu cần.

Nhiều nhà quản lý đã bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý dự án như một công cụ IoT để quản lý hiệu quả các dự án khác nhau trên một nền tảng duy nhất. Bạn có thể hoàn thành bất cứ điều gì khi đang di chuyển, từ việc thiết lập chính xác các mục tiêu của dự án đến việc tạo các báo cáo sâu sắc.

3. Quan sát thời gian thực

Tính năng IoT này song hành với tính năng trước đó. Công nghệ mới cho phép bạn theo dõi tất cả các thủ tục trong thời gian thực, đảm bảo rằng không có gì thoát khỏi thông báo của bạn. Giờ đây, bạn có thể theo dõi mọi khu vực của dự án và duy trì liên lạc thường xuyên với các thành viên trong nhóm của mình. Kết nối đơn thuần của các thiết bị IoT là đủ để cung cấp khả năng giám sát liên tục.

Ví dụ: nhiều phần mềm quản lý dự án cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc, thời gian một thành viên trong nhóm dành cho một dự án hoặc công việc hoặc thời gian một nhóm hoàn thành một nhiệm vụ duy nhất – tất cả điều này có thể được quản lý bằng cách sử dụng thời gian chức năng theo dõi. Điều này không chỉ đảm bảo rằng tất cả các thời hạn được đáp ứng mà còn thúc đẩy năng suất và hiệu quả của các nhóm.

4. Quản lý quy trình

Theo nghiên cứu của IDC , 60% các nhà sản xuất trên toàn thế giới đã và đang phân tích các quy trình và tìm cách cải thiện chúng bằng cách sử dụng dữ liệu phân tích được thu thập từ các thiết bị được liên kết.

Bởi vì IoT cho phép bạn giám sát mọi thứ trên một màn hình duy nhất, mọi thứ xảy ra đều hiển thị rõ ràng trên trang tổng quan chính. Đồng thời, bạn có thể điều chỉnh trang tổng quan theo sở thích của mình, làm nổi bật các chức năng nhất định và xóa các chức năng khác không liên quan đến hoạt động hàng ngày của bạn.

5. Business Intelligence (BI)

Theo một số ước tính , vào năm 2020, 20,4 tỷ thiết bị IoT sẽ hoàn toàn hoạt động. Đó là một số lượng lớn, nhưng nếu không có phân tích dữ liệu lớn, chúng tôi sẽ không biết phải làm gì với nó. Dữ liệu lớn là một loại công nghệ thông minh kinh doanh có thể đưa ra những suy luận hữu ích từ lượng dữ liệu dường như không được kết nối với nhau.

Do đó, dữ liệu lớn và IoT kết hợp với nhau để tạo ra các dự đoán siêu chính xác và thông tin chi tiết về hoạt động. Tất nhiên, việc vận dụng tốt và nâng tầm kiến ​​thức kinh doanh hàng ngày lên một tầm cao mới là tùy ở bạn.

6. Dự đoán về các xu hướng trong tương lai

Những thực tế này chứng minh cách IoT có thể hỗ trợ bạn chủ động hơn trong khi quản lý các dự án. Tuy nhiên, IoT cũng có thể hỗ trợ bạn trở nên chủ động hơn bằng cách dự đoán các xu hướng trong tương lai và những thay đổi của ngành. Đó là một công cụ quan trọng cho phép bạn giải quyết các nghĩa vụ hiện tại đồng thời lập kế hoạch cho các vấn đề trong tương lai với tư cách là người quản lý nhóm. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể nhanh chóng xây dựng một đội và đặt mình lên trên đối thủ.

Kết luận

IoT đang thay đổi cách chúng ta kinh doanh và quản lý dự án là một lĩnh vực khác mà công nghệ mới đang có tác động. Với nhiều tính năng khác nhau, IoT đang có tác động lớn đến hiệu suất của tổ chức, làm cho nó tốt hơn và hiệu quả hơn về lâu dài.

IoT đang có tác động đáng kể đến việc quản lý dự án và các giải pháp PM như hỗ trợ tối ưu hóa các quy trình. Bạn có thể hoàn thành mọi thứ từ việc xác định các mục tiêu và mục tiêu của dự án đến việc tạo các báo cáo thông minh, có cấu trúc tốt mà không cần nỗ lực!

Lương Thuận – Tổng hợp từ analyticsstep