Top công cụ làm việc từ xa hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• Nhận diện 3 lý do bạn không nên làm việc tại nhà
• 6 tiêu chí sắp xếp thời gian làm việc trực tuyến hiệu quả
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?

Cho dù quản lý nhân sự từ xa hay lãnh đạo một nhóm phân tán trong một nơi làm việc kết hợp, việc sử dụng các công cụ làm việc từ xa và ứng dụng phù hợp sẽ giúp bạn duy trì sự gắn kết và làm việc hiệu quả của nhân viên bất kể vị trí của họ.

FUNiX đã tổng hợp danh sách các công cụ làm việc từ xa hàng đầu được thiết kế để cải thiện hoạt động đào tạo, giao tiếp, cộng tác, phát triển nhân viên và năng suất cho nhân sự từ xa của bạn.

1. Công cụ làm việc từ xa là gì?

Công cụ làm việc từ xa là các ứng dụng kỹ thuật số bao gồm các hệ thống giao tiếp và kết nối mạng như công cụ trò chuyện video, công cụ nhắn tin, lưu trữ đám mây, ứng dụng quản lý dự án, vị trí.

>>> Xem thêm bài viết: 8 Xu hướng Học tập & Phát triển L&D cần theo dõi trong năm 2023

2. Các loại công cụ làm việc từ xa

Các công cụ làm việc từ xa: Các công cụ đào tạo làm việc từ xa trực tuyến cần phải hấp dẫn và hiệu quả như nhau. Chỉ vì bạn không thể ở cùng phòng với nhân viên của mình không có nghĩa là việc đào tạo phải kém hữu ích hơn. Với phần mềm đào tạo nhân viên mạnh mẽ , bạn có thể cung cấp các cơ hội học tập và phát triển giúp nhân viên thành thạo các ứng dụng và phần mềm mới để giúp sáng kiến ​​làm việc tại nhà của bạn thành công.

• Phần mềm giới thiệu nhân viên từ xa: Phần mềm giới thiệu nhân viên là nền tảng kỹ thuật số hỗ trợ bộ phận nhân sự giảm tải và tạo điều kiện cho quá trình giới thiệu diễn ra suôn sẻ và đơn giản cho những nhân viên mới được tuyển dụng từ xa. Các phần mềm này được thiết kế để sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ liên quan đến việc giới thiệu và tạo điều kiện hoàn thành kỹ thuật số hoàn toàn các nhiệm vụ giới thiệu như yêu cầu về tài liệu, giới thiệu đồng nghiệp và lập kế hoạch đào tạo.
• Các công cụ liên lạc và cộng tác từ xa: Cho dù bạn cần lên lịch họp toàn nhóm hay trò chuyện trực tiếp với ai đó, thì có một số công cụ làm việc từ xa giúp các thành viên trong nhóm luôn kết nối, đảm bảo bạn luôn cập nhật thông tin cho mọi đồng nghiệp và thúc đẩy nhóm xây dựng trong tổ chức của bạn.
• Các công cụ quản lý dự án từ xa: Các công cụ quản lý dự án giúp người quản lý định lượng, đối tượng hóa, phân tách và ủy quyền các nhiệm vụ một cách hợp lý và tương xứng cho các thành viên trong nhóm của họ để đảm bảo làm việc từ xa suôn sẻ.
• Các công cụ hỗ trợ hiệu suất và năng suất từ ​​xa : Các công cụ hỗ trợ hiệu suất và năng suất nhóm được các tổ chức sử dụng để quản lý và giám sát nhân viên từ xa, cải thiện chất lượng công việc và tránh bị phân tâm.
• Ứng dụng quản lý thời gian từ xa: Các công cụ quản lý thời gian giúp nhân viên làm việc từ xa: lập kế hoạch, sắp xếp và theo dõi thời gian của họ, để họ tận dụng tối đa thời gian trong ngày.

3. Top chiệu quả nhất

Dưới đây là 6 công cụ làm việc từ xa tốt nhất đang được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng.

3.1 Zoom

• Loại hình: Giao tiếp & Hợp tác
• Giá: Gói cơ bản là miễn phí; kế hoạch chuyên nghiệp ở mức 14,99 đô la; kế hoạch kinh doanh ở mức 19,99 đô la 
• Xếp hạng G2: 4.5/5

Mặc dù có vô số công cụ làm việc từ xa hot, nhưng Zoom là công cụ làm việc từ xa được nhiều tổ chức doanh nghiệp lựa chọn do khả năng mở rộng của nó. Các công ty có thể bắt đầu với các tài khoản miễn phí (vẫn cho phép các cuộc họp có thời lượng 40 phút, có thể ghi lại) và thực hiện theo kế hoạch cho phép tối đa 1.000 người tham gia video và 10.000 người xem.

Tính năng chính của Zoom:

• Bắt đầu, tham gia, cộng tác và lên lịch các cuộc họp trên mọi thiết bị.
• Đảm bảo các cuộc họp ảo không bị gián đoạn nhờ mã hóa, bảo mật dựa trên vai trò, bảo vệ bằng mật mã và phòng chờ.
• Cộng tác trên bảng trắng từ máy tính để bàn hoặc phòng của bạn và dễ dàng chia sẻ với người khác.
• Chia sẻ màn hình và đồng chú thích.

>>> ĐỌC NGAY: 11 Chiến lược để cải thiện khả năng duy trì học tập cho nhân viên 2023

3.2 Công cụ làm việc từ xa Slack

• Loại hình: Giao tiếp & Hợp tác
• Giá: Gói cơ bản miễn phí, gói tiêu chuẩn là $6,67, cộng với gói $12,50 
• Xếp hạng G2: 4.5/5

Việc theo dõi mọi email, cuộc trò chuyện trực tiếp và cuộc họp giữa các nhóm từ xa có thể khó khăn. Slack giúp các nhóm từ xa duy trì kết nối đồng thời tăng năng suất. Công cụ nhắn tin nhóm này cho phép nhân viên đăng ký trên các kênh phù hợp nhất với công việc của họ và xem lại các cuộc trò chuyện trước đây bất kỳ lúc nào.

Tính năng chính của Slack:

• Tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như Lịch Google, Zoom và Salesforce.
• Trò chuyện nhóm chậm bắt đầu cuộc trò chuyện bằng giọng nói trực tiếp.
• Đồng nghiệp có thể tổ chức các cuộc trò chuyện thành các kênh được tổ chức theo nhóm, chủ đề hoặc dự án, chẳng hạn như #SalesTeam, #CustomerOps và #Accounting.
• Tích hợp với tất cả các loại ứng dụng quản lý tác vụ để gửi lời nhắc quan trọng, thông báo cập nhật, v.v. vào Slack.
• Tập trung các cuộc hội thoại vào một công cụ duy nhất kết nối toàn bộ nhóm. 

3.3 Skype

• Loại hình: Giao tiếp & Hợp tác
• Giá: Gói không giới hạn bắt đầu từ $7,99/tháng đến $13,99/tháng 
• Xếp hạng G2: 4,3/5

Skype chắc chắn là công cụ giao tiếp phổ biến nhất, đảm bảo giữ liên lạc miễn phí với mọi người trên khắp thế giới thông qua các cuộc gọi thoại, cuộc gọi video, tin nhắn văn bản và chia sẻ màn hình. Nó cũng cho phép gọi điện thoại di động và điện thoại cố định trên toàn thế giới ngay cả khi một người không có tài khoản Skype.

Tính năng chính của công cụ làm việc từ xa Skype:

• Cho phép cuộc gọi âm thanh và video giữa nhiều thiết bị, nghĩa là một người có thể sử dụng máy tính và một người khác có thể sử dụng thiết bị di động của họ.
• Ghi lại các cuộc gọi Skype để lưu ý các quyết định quan trọng.
• Sử dụng phụ đề trực tiếp.
• Dễ dàng chia sẻ bài thuyết trình hoặc bất cứ thứ gì trên màn hình của bạn trong khi gọi với tính năng chia sẻ màn hình tích hợp.
• Giữ các cuộc trò chuyện nhạy cảm của bạn ở chế độ riêng tư bằng mã hóa đầu cuối theo tiêu chuẩn ngành.

3.4 Microsoft Team

• Loại hình: Giao tiếp & Hợp tác
• Giá: $4,80/người dùng/tháng
• Xếp hạng G2: 4,3/5

Microsoft Teams là một công cụ cộng tác và giao tiếp kết hợp. Bạn có thể chia sẻ tệp và tạo phòng chat cho từng bộ phận (nhóm) hoặc chủ đề. Vì Microsoft Teams được thiết kế để tích hợp với Office 365 nên công cụ này có thể giữ cho các tệp, cuộc họp, cuộc hội thoại và ứng dụng của bạn được liên kết với nhau trong một chương trình.

Tính năng chính của công cụ làm việc từ xa Microsoft Teams:

• Cuộc gọi video và âm thanh tích hợp sẵn để đồng nghiệp thực hiện các cuộc gọi riêng lẻ trong nhóm và bao gồm tùy chọn chia sẻ màn hình, tất cả mà không cần rời khỏi công cụ làm việc từ xa Microsoft Teams.
• Cộng tác thời gian thực trên nội dung được chia sẻ bởi người thuyết trình trên màn hình. Bất kỳ ai trong cuộc họp đều có thể bắt đầu thêm văn bản, ghi chú dán, phản ứng hoặc viết tay kỹ thuật số.
• Tổ chức các hội thảo trên web thú vị và tương tác cho tối đa 1.000 người tham dự với chế độ xem diễn giả động, các cuộc thăm dò trong thời gian thực và phản ứng trực tiếp.
• Thúc đẩy tính toàn diện giữa các thành viên trong nhóm bằng cách cung cấp phụ đề chi tiết trong các bài thuyết trình đa phương tiện.

3.5 Microsoft Drive

• Loại hình: Quản lý dự án từ xa
• Giá: $5/người dùng/tháng
• Xếp hạng G2: 4,3/5

Để đảm bảo nhân sự từ xa của bạn có thể truy cập tài nguyên và nội dung của họ trên web, thiết bị di động và máy tính để bàn, bắt buộc phải lưu trữ tất cả các tệp trên đám mây. OneDrive với Microsoft 365 cho phép người dùng có tất cả các tệp của họ ở một nơi được sao lưu và bảo vệ. 

Các tính năng chính của Microsoft OneDrive:

• Cho phép bạn chọn và giới hạn những người có thể truy cập nội dung được chia sẻ và ngăn chỉnh sửa hoặc tải xuống.
• Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Office: Word, Excel, PowerPoint.

3.6 Công cụ làm việc từ xa Trello

• Loại hình: Quản lý dự án từ xa
• Giá cả: Miễn phí cho tối đa 10 bảng, 9,99 USD mỗi người dùng/tháng
• Xếp hạng G2: 4,4/5

Trello chứa một bảng trực tuyến với các thẻ được tối ưu hóa để tổ chức các nhiệm vụ và tạo danh sách để chỉ định và chia sẻ với người khác. Với bảng Kanban, bạn có thể xem bất kỳ dự án nào và tìm ra trách nhiệm của mọi thành viên trong nhóm để theo dõi công việc của họ. Mỗi thẻ Trello có một phần nhận xét để tạo điều kiện giao tiếp nhóm.

Nó cũng cung cấp lời nhắc và thông báo qua email để không bao giờ bỏ lỡ thời hạn và tích hợp với các nền tảng như Evernote, Google Drive, GitHub và Slack để có trải nghiệm nhóm thống nhất.

Các tính năng chính của công cụ làm việc từ xa Trello:

• Xem dự án của bạn từ mọi góc độ với chế độ xem Bảng, Dòng thời gian, Bảng, Lịch, Trang tổng quan, Bản đồ và Không gian làm việc.
• Cung cấp cho nhóm của bạn một kế hoạch chi tiết để thành công với các mẫu đã được thử và đúng từ cộng đồng Trello. 
• Tính năng tự động hóa không dùng mã mạnh mẽ được tích hợp vào mọi bảng Trello.
• Tích hợp với Slack, Freshdesk, Toggl và nhiều ứng dụng khác.

Quản lý nhân sự từ xa có thể hơi khó khăn vì họ có thể cảm thấy bị cô lập và choáng ngợp khi không có môi trường văn phòng thực tế mà họ đã quen làm việc trong nhiều năm. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ phù hợp cho phép quản lý nhân sự từ xa thành công và giúp nhân viên từ xa của bạn làm việc hiệu quả và năng suất.

Việc triển khai nền tảng công cụ làm việc từ xa giúp các tổ chức dễ dàng đào tạo nhân viên một cách hiệu quả và tăng năng suất của nhân viên bằng cách cung cấp dịch vụ giới thiệu được cá nhân hóa, đào tạo phần mềm trong ứng dụng và hỗ trợ 24*7. Người quản lý cũng có thể theo dõi tiến độ của nhân viên và theo dõi khi cần, đảm bảo rằng toàn bộ nhóm của họ tận dụng tối đa các cơ hội phát triển nghề nghiệp từ xa.

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc