Triển khai LMS như thế nào hiệu quả chi tiết nhất

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• FUNiX, Udemy hợp tác đào tạo nhân lực chuyển đổi số với Hội Tự động hóa Việt Nam
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?
• Quản lý nhân sự online có khó không? Các phương pháp quản lý nhân sự

LMS là một khoản đầu tư chi phí cao vào lực lượng lao động của bạn, cung cấp sự hỗ trợ mà chiến lược L&D của bạn cần để cung cấp đào tạo và phát triển kỹ năng theo ngữ cảnh cho nhân viên của bạn.

1. LMS là gì?

Một hệ thống quản lý học tập phục vụ như một giao diện thống nhất nơi các công ty có thể quản lý các chương trình giáo dục người dùng theo yêu cầu của họ. Nó được sử dụng để tạo, phân phối và theo dõi các tài nguyên đào tạo của công ty cho nhân viên, khách hàng và đối tác. Hãy coi nó như một ổ đĩa dùng chung (ví dụ: Google Drive hoặc Dropbox) hoặc CRM, nhưng trong trường hợp này, người quản lý học tập có thể tạo chương trình giáo dục và kiểm tra, chấm điểm cũng như theo dõi trình độ của nhân viên.

Nền tảng LMS có ích cho một số trường hợp sử dụng, chẳng hạn như trong các công ty dẫn đầu về sản phẩm thúc đẩy tăng trưởng bằng cách thu hút người dùng freemium hoặc các công ty muốn hướng dẫn nhân viên cách thức hoạt động của các công cụ và quy trình làm việc của họ.

2. Triển khai LMS

Triển khai LMS đề cập đến quá trình triển khai hệ thống quản lý học tập mới, làm phong phú hệ thống bằng nội dung giáo dục và thiết lập các điều khiển, tài khoản người dùng và cài đặt tùy chỉnh trước khi hệ thống đi vào hoạt động. Một LMS cho phép một tổ chức bằng cách:

• Tập trung nội dung học tập tại một địa điểm: Quản lý học tập đóng vai trò là trung tâm lưu trữ tất cả nội dung học tập của bạn, bao gồm video, tài liệu điện tử, trang trình bày, sách hướng dẫn và hướng dẫn giảng dạy, đánh giá tương tác và bài kiểm tra.
• Theo dõi sự tham gia và tiến độ của người học: Thay vì giả định theo mặc định rằng người học của bạn đang nhận được sự huấn luyện mà họ cần, hệ thống quản lý học tập giúp bạn theo dõi quá trình hoàn thành khóa học và hiệu suất lịch sử của họ, đồng thời đề xuất các bài kiểm tra và lộ trình học tập được cá nhân hóa.
• Cung cấp chiến lược đào tạo hiệu quả về chi phí: Lý do quan trọng nhất khiến hệ thống LMS hoạt động tốt hơn các loại hình đào tạo nhân viên khác như huấn luyện 1:1, hội thảo trên web và bài giảng kiểu lớp học là nó dựa trên SaaS. Đây cũng là những gì làm cho nó rẻ hơn đáng kể so với các chiến thuật học tập khác. Với một gói đăng ký nhỏ hàng tháng, bạn có thể trao quyền cho hàng trăm (hoặc hàng nghìn) nhân viên, đối tác và khách hàng của mình truy cập các khóa học theo yêu cầu, thực hiện các bài kiểm tra được cá nhân hóa, được chấm điểm trong thời gian thực và theo dõi hiệu suất lịch sử của họ.
• Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập không giới hạn vào tài liệu eLearning: Theo Báo cáo E-learning dành cho Doanh nghiệp năm 2020 của Docebo , 57% nhân viên thích truy cập các mô-đun học tập khi đang di chuyển. Tính linh hoạt của việc tham gia các khóa học qua điện thoại thông minh hoặc trong khi đi làm so với trải nghiệm bài giảng trên lớp làm tăng khả năng nhân viên của bạn sẽ tương tác với các tài nguyên học tập nhiều hơn, ngay cả khi đó chỉ là một cách thụ động.

3. Triển khai LMS như thế nào hiệu quả

Hệ thống quản lý học tập đóng vai trò là bộ não thứ hai nơi cơ sở hạ tầng giáo dục của công ty bạn hoạt động hiệu quả, đó là nơi bạn quản lý quá trình học tập, lưu trữ các tài nguyên như video, tài liệu sản phẩm và người giải thích, kiểm tra các bên liên quan của bạn và chấm điểm hiệu suất của họ.

3.1 Xác định mục tiêu của hệ thống học tập của bạn

Các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng quản lý học tập đang tìm cách chuyển đổi từ một giải pháp hiện có hoặc chuyển từ bộ sưu tập các công cụ quy trình học tập và giáo dục khác nhau như Google Docs, Airtable, Typeform, Notion, v.v. sang một nền tảng duy nhất nguồn sự thật nơi cơ sở hạ tầng giáo dục nội bộ của họ có thể rời đi.

Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là xác định chính xác vấn đề cụ thể hoặc sự kết hợp của các vấn đề mà hệ thống quản lý học tập phải giải quyết, chẳng hạn như:

• Một trung tâm trung tâm để lưu trữ tất cả tài nguyên học tập, video, hướng dẫn, khóa học, nghiên cứu điển hình, trang trình bày và lộ trình học tập.
• Người dùng có thể hoàn thành các bài đánh giá, bài kiểm tra và bài tập và được chấm điểm theo thời gian thực.
• Chức năng theo dõi biểu đồ hiệu suất lịch sử của người dùng, so sánh họ với các đồng nghiệp của họ và đề xuất các thay đổi hoặc lộ trình học tập tùy chỉnh để cải thiện năng lực.
• Hỗ trợ người học do AI hỗ trợ tạo ra các đánh giá, đề xuất lộ trình học tập, tài nguyên và bài tập cho người dùng dựa trên kinh nghiệm, vai trò, điểm yếu và điểm mạnh trước đây của họ.

3.2 Tạo chiến lược thực hiện

Xác định những gì bạn đang cố gắng đạt được với LMS của mình giúp tạo ra một quá trình hành động để triển khai nó, chẳng hạn như:

• Nhà cung cấp LMS để lựa chọn, trong đó có một số.
• Xác định nhu cầu đào tạo, bao gồm các ngành dọc mà nhân viên của bạn (hoặc khách hàng, đối tác, v.v.) cần được huấn luyện và định dạng nội dung đào tạo phù hợp với từng trường hợp sử dụng.
• Một kế hoạch tổng thể để phổ biến LMS của bạn với nội dung khóa học, bài tập, tài nguyên học tập và bài kiểm tra. Bạn có ý định làm phong phú LMS của mình bằng các tài nguyên từ bên thứ ba hay tự tạo chúng không?
• Kế hoạch triển khai của bạn đóng vai trò là bản thiết kế cho mọi giai đoạn khác của quá trình triển khai LMS, bao gồm xây dựng nhóm, truyền dữ liệu,…

>>> Xem thêm bài viết: Hệ thống quản lý học tập LMS là gì? Các tính năng LMS

3.3 Phân bổ công việc thực hiện

Nhóm triển khai LMS của bạn phải bao gồm các tài nguyên kỹ thuật, cả từ nhà cung cấp LMS và từ bên trong tổ chức của bạn. Lý tưởng nhất là bạn cần nhóm của mình bắt đầu làm việc cùng nhau ngay từ đầu để họ có thể giúp bạn:

• Đưa ra một chiến lược thực hiện.
• Tạo quy trình giới thiệu để huấn luyện nhân viên và quản trị viên của bạn hiểu cách thức hoạt động của LMS.
• Xác định KPI để giữ cho dự án đi đúng hướng.
• Tìm cơ hội để mở rộng chức năng LMS của bạn với các ứng dụng tùy chỉnh và tích hợp của bên thứ ba.
• Tạo lịch trình, xác định các mốc quan trọng và theo dõi tiến trình triển khai LMS.
• Thiết lập hồ sơ người dùng, phát triển nội dung khóa học, phân tích người dùng, v.v.

Nhóm triển khai của bạn phải đến từ khắp tổ chức của bạn, nhưng điều quan trọng là phải hình thành sự đồng thuận, khiến họ làm việc cùng nhau và xem xét quan điểm của nhau ở mọi giai đoạn triển khai.

3.4 Xây dựng lộ trình thực hiện

Một cuộc khảo sát vào tháng 5 năm 2019 đối với 450 nhà lãnh đạo chuyển đổi kỹ thuật số của Couchbase & công ty nghiên cứu công nghệ, Vanson Bourne, cho thấy 42 % cho biết họ đang bị tụt hậu hoặc có nguy cơ tụt hậu trong dự án chuyển đổi kỹ thuật số quan trọng nhất của họ.

Nếu bạn muốn việc triển khai LMS của mình tránh được số phận tương tự, bạn sẽ cần một lộ trình triển khai cấp cao chỉ định một khung thời gian cho mọi nhiệm vụ phụ trong chương trình làm việc của bạn. Bằng cách đó, thỉnh thoảng, bạn có thể xem lại lộ trình của mình để xác định xem bạn có đang đi đúng hướng, đi đúng hướng và tránh những chậm trễ không cần thiết hay không.

3.5 Chuẩn bị di chuyển dữ liệu

Cho dù bạn đang chuyển sang CRM, HCM mới hoặc một số phần mềm doanh nghiệp khác, thì đó luôn là một hành động cân bằng, bạn có thể đang xử lý các định dạng dữ liệu khác nhau hoặc cố gắng di chuyển giữa hai nền tảng mà không có cơ sở hạ tầng giống hệt nhau. Với một hệ thống quản lý học tập, điều đó hoàn toàn đúng và bạn cần:

• Ánh xạ các tính năng và nguồn dữ liệu của hệ thống quản lý học tập hiện tại của bạn tới đích chính xác trong nền tảng mới của bạn.
• Dọn dẹp dữ liệu của bạn, nghĩa là phân loại, sắp xếp, xóa và tối ưu hóa khi cần thiết.
• Truy cập ngẫu nhiên một số khóa học và bài tập mẫu trong LMS mới của bạn.
• Kiểm tra các tính năng riêng lẻ, chẳng hạn như khả năng tương thích với thiết bị di động, chấm điểm, theo dõi khóa học và xếp hạng bảng thành tích.
• Nếu LMS là bộ não kỹ thuật số của tổ chức bạn, thì dữ liệu của bạn là những ký ức mà nó lưu trữ, bạn cần bảo vệ nó, chạy nó thông qua các biện pháp kiểm soát chất lượng và thử nghiệm rộng rãi để đảm bảo tính toàn vẹn.

3.6 Tạo một kế hoạch tương tác

Bạn cần có một kế hoạch chủ động để giáo dục đối tượng mong muốn của mình về cách thức hoạt động của LMS mới, để họ dùng thử và giữ vững tinh thần cho đến khi họ quen với nó. 

3.7 Chuẩn bị và đăng tải nội dung

Ở giai đoạn này, bạn cần tìm ra:

• LMS mới của bạn hỗ trợ những định dạng nội dung nào? Bạn có cần chuyển đổi nội dung khóa học trước khi xuất dữ liệu không?
• Sử dụng các công cụ xuất LMS chuyên dụng để thực hiện chuyển đổi—không giống như CRM, LMS có ít hỗ trợ di chuyển dữ liệu hơn, vì vậy, bạn có thể cần chuyển đổi dữ liệu của mình sang định dạng XML, tải xuống rồi tải dữ liệu lên nền tảng quản lý học tập mới.
• Xác nhận rằng chuyên gia dữ liệu của bạn đã làm việc bằng cách truy cập các khóa học và tài nguyên một cách ngẫu nhiên.

Giai đoạn tải dữ liệu lên dễ dàng là giai đoạn quan trọng nhất vì đây là nơi cơ sở dữ liệu của bạn dễ bị hỏng hoặc bị mất nhất. Nếu bạn không có bất kỳ kỹ thuật viên nội bộ nào có đủ kinh nghiệm sử dụng LMS mà bạn chọn, thì bạn nên thuê bên thứ ba để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

3.8 Tạo hướng dẫn trong ứng dụng và tài liệu trợ giúp cho LMS của bạn

Giải pháp hướng dẫn trong ứng dụng giúp khán giả của bạn tìm ra giao diện người dùng của hệ thống quản lý học tập, thử các khóa học, bài kiểm tra và bài tập với hướng dẫn từng bước và tìm trợ giúp nhanh chóng với hỗ trợ theo yêu cầu. Các công cụ giới thiệu sản phẩm đơn giản hóa trải nghiệm người dùng của người học bằng cách giúp họ:

• Truy cập tài liệu, hướng dẫn và giải thích về sản phẩm được nhúng trong giao diện LMS.
• Tìm hiểu cách các tính năng hoạt động với các chuyến tham quan sản phẩm có hướng dẫn 
• Nhận tín hiệu theo ngữ cảnh, mẹo và thủ thuật với chú giải công cụ và điểm phát UX
• Truy cập các tài nguyên hữu ích bằng ngôn ngữ ưa thích của họ.
• Tốt hơn nữa, bạn có thể sử dụng tích hợp dựa trên vai trò để cung cấp cho người học nội dung được tùy chỉnh theo trường hợp sử dụng và nhu cầu của họ.

3.9 Chạy thử

Khi bạn sử dụng LMS được triển khai đầy đủ của mình để chạy thử, bạn cần quan sát cẩn thận tất cả các chức năng quan trọng, chẳng hạn như:

• Chức năng video, Nội dung khóa học tải nhanh và tốt như thế nào? Liệu nó tiếp tục đệm không ngừng? Nhà cung cấp LMS của bạn có thể cung cấp bản sửa lỗi không?
• Hồ sơ người dùng: Người dùng có thể tạo tài khoản và đăng nhập dễ dàng không?
• Tích hợp: Các plugin bên thứ ba của bạn có hoạt động như kế hoạch không?
• Gamification: Bảng xếp hạng, điểm hoàn thành, v.v.
• Tài nguyên của bạn: Video, bài viết, sách điện tử và trang trình bày có hiển thị như mong đợi không?

Giai đoạn thử nghiệm về cơ bản là một vòng phản hồi trong đó bạn mở LMS cho một nhóm nhỏ người dùng, phát hiện lỗi, sửa lỗi và nhắc lại cho đến khi sẵn sàng xuất xưởng.

>>> Xem thêm chuỗi bài viết

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc