Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số: Cách thúc đẩy thay đổi nhân sự

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?
• 5 xu hướng chuyển đổi số tại các doanh nghiệp của Singapore
• Quản lý nhân sự online có khó không? Các phương pháp quản lý nhân sự

Thế giới việc làm bắt đầu phát triển trước khi xảy ra đại dịch toàn cầu, tốc độ thay đổi tăng nhanh do sự cần thiết trong thời kỳ đại dịch, và sẽ tiếp tục phát triển khi cách chúng ta làm việc và những nơi chúng ta làm việc ngày càng mở rộng.

Báo cáo làm việc từ xa hàng quý gần đây nhất của Ladder tiết lộ rằng “hơn 20 triệu công việc chuyên môn sẽ không quay trở lại văn phòng sau COVID”. Và trong khi một số công ty có khoản đầu tư lớn vào bất động sản dự đoán sẽ quay trở lại văn phòng, thì đại đa số người lao động cho biết mong muốn có các lựa chọn làm việc từ xa hoặc kết hợp.

Bài viết này sẽ thảo luận về Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số trông như thế nào trong thực tế, lý do tại sao các tổ chức cần chấp nhận thay đổi này và chúng tôi sẽ cung cấp các ví dụ về cách các công ty đang thực hiện thành công thay đổi này.

1. Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số là gì?

Các quy trình nhân sự truyền thống dựa trên giao tiếp trực tiếp, tủ hồ sơ và giấy tờ. Rất nhiều thủ tục giấy tờ cho mọi thứ, từ bảng lương, hệ thống chấm công và quản lý hiệu suất đến quản lý ứng viên và giới thiệu. 

Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số bao gồm chuyển các quy trình đó sang các hệ thống dựa trên công nghệ. Nhưng công nghệ không phải là tất cả và cuối cùng của quá trình chuyển đổi. Nó cũng không phải là nơi để bắt đầu.

Các công ty trải qua quá trình Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số thành công bắt đầu từ khả năng lãnh đạo, văn hóa và cách thức làm việc của nhân viên. Công nghệ và hiệu quả của quy trình được cải thiện chỉ đơn thuần hỗ trợ cuộc cách mạng tổng thể tại nơi làm việc này.

Ví dụ: ứng dụng lên lịch họp của bạn có thể cho phép bạn lên kế hoạch cho một cuộc họp lúc 8:30 sáng, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu cuộc họp đó diễn ra ngay giữa giờ học của một số người được mời? Tìm hiểu và quan tâm đến những gì nhân viên của bạn cần và điều gì là quan trọng đối với văn hóa công ty của bạn trước khi triển khaiChuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số.

Điều quan trọng cần nhớ là một công ty không bao giờ được “chuyển đổi kỹ thuật số” hoàn toàn. Đây là một quá trình sẽ phát triển để hỗ trợ cách mọi người sống và làm việc vào ngày mai, năm tới và nhiều thập kỷ kể từ bây giờ. Mục tiêu phải là hỗ trợ nhân viên của bạn ở vị trí họ muốn, cách họ muốn được tuyển dụng và cách họ muốn làm việc ngày hôm nay.

>>> ĐỌC NGA:Y: 7 Xu hướng áp dụng kỹ thuật số cần theo dõi vào năm 2023

2. Tầm quan trọng của chuyển đổi nhân sự

Lợi ích của việc chuyển đổi kỹ thuật số trong lĩnh vực nhân sự bao gồm cải thiện trải nghiệm của nhân viên , đơn giản hóa quy trình kinh doanh, ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn,…

Các công cụ kỹ thuật số giúp các công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời cải thiện giao tiếp, thúc đẩy năng suất, tuyển dụng nhân tài hàng đầu, mang lại cho nhân viên khả năng làm việc từ mọi nơi, cung cấp thông tin có thể ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh,…

Khi HR dẫn đầu phong trào Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số, liên quan đến lãnh đạo và gắn kết mọi nhân viên trong suốt quá trình, họ có thể đảm bảo rằng các công nghệ và quy trình được chọn đặt con người và văn hóa lên hàng đầu và tất cả mọi người đều hoan nghênh những thay đổi đó.

>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn giám sát và triển khai đào tạo nhân viên từ A-Z

3. Ví dụ về chuyển đổi kỹ thuật số trong nhân sự

Chuyển đổi kỹ thuật số nhân sự trông như thế nào trong thực tế? Dưới đây là bảy khả năng mạnh mẽ cho tổ chức của bạn.

3.1 Giới thiệu kỹ thuật số

Nhiều nghìn công nhân chưa bao giờ đặt chân đến văn phòng công ty, được thuê sau khi đại dịch bắt đầu. Và sự phổ biến ngày càng tăng của công việc kết hợp và từ xa sẽ khiến điều này trở thành một thách thức không ngừng.

Những gì từng bao gồm một vài ngày lo lắng khi nhân viên mới làm quen với con người và văn hóa tại công việc mới của họ, ở một số nơi, đã được thay thế bằng cảm giác liên tục bị ngắt kết nối với công ty và văn hóa của chủ nhân.

Theo nền tảng nhân sự Glassdoor, trong khi quá trình giới thiệu tuyệt vời có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên 82% và tăng năng suất lên 70%, thì chỉ có 12% nhân viên báo cáo trải nghiệm giới thiệu tuyệt vời với chủ nhân mới của họ.

Tracy Burns, giám đốc điều hành của Hiệp hội Nhân sự Đông Bắc đã nói chuyện với Boston Globe . “Làm thế nào để bạn khiến mọi người cảm thấy như họ là một phần của điều gì đó khi họ không ở bên bạn?” cô ấy nói. “Đó là sự kết nối cảm xúc, đó là điều chúng tôi thực sự đang thiếu.”

Ngay cả khi công việc trực tiếp vẫn tiếp tục, quy trình giới thiệu nhân viên vẫn tiếp tục tốn nhiều thời gian và công sức, và đôi khi không nhất quán. Việc đọc và học bắt buộc đã được hoàn thành chưa? Người bạn giới thiệu được chỉ định của họ đã đăng ký chưa? Tất cả các biểu mẫu giới thiệu cần thiết và lựa chọn lợi ích đã hoàn tất chưa?

Quá trình giới thiệu kỹ thuật số tuyệt vời có cấu trúc, chiến lược và đảm bảo rằng những nhân viên mới được tuyển dụng cảm thấy được chào đón, hỗ trợ và được trang bị để hoàn thành tốt nhất công việc của họ.

3.2 Cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên

Theo một  nghiên cứu của McKinsey , nhân viên dành gần như cả ngày mỗi tuần để tìm kiếm thông tin về công ty, bao gồm thông tin nhân sự cơ bản.

• “Tôi có bao nhiêu thời gian nghỉ phép?”
• “Tôi sẽ báo cho ai khi tôi cần được nghỉ ốm?”
• “Làm cách nào tôi có thể lấy một bản sao W-2 của mình từ hai năm trước?” 

Mỗi câu hỏi có thể khiến nhân viên rơi vào hố sâu và khiến nhóm nhân sự của bạn mất tập trung vào việc tuyển dụng hoặc xây dựng văn hóa.  Là một phần của quá trình Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số của bạn, thay vào đó, mọi câu hỏi có thể được giải quyết bằng cổng thông tin tự phục vụ dành cho nhân viên dễ dàng truy cập.

>>> ĐỌC THÊM: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

3.3 Hệ thống theo dõi ứng viên được hỗ trợ bởi AI

Danh sách việc làm tạo ra trung bình 250 đơn đăng ký với 88% là từ các ứng viên không đủ tiêu chuẩn. Chỉ riêng việc sàng lọc hồ sơ đã ước tính mất khoảng 23 giờ mỗi ngày.

Do đó, không có gì ngạc nhiên khi nhiều công ty lớn hơn đã triển khai các hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) do AI cung cấp. Trong một thị trường cạnh tranh, nơi có rất nhiều người đang thay đổi công việc, không ai có thể bỏ lỡ một ứng viên tốt bởi vì họ đang phân loại thủ công rất nhiều người không đủ tiêu chuẩn.

Các hệ thống theo dõi ứng viên được hỗ trợ bởi AI sử dụng các bộ lọc được lập trình sẵn dựa trên từ khóa, kỹ năng, số năm kinh nghiệm, trình độ học vấn, v.v. để loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chuẩn khỏi quy trình trước khi bất kỳ người nào nhìn thấy ứng dụng.

3.5 Chatbot nhân sự

Ngay cả quy trình giới thiệu nhân viên kỹ thuật số được cân nhắc kỹ lưỡng nhất và cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên cũng sẽ không bao gồm mọi câu hỏi hoặc mối quan tâm có thể có của lực lượng lao động của bạn. Nhưng với chatbot nhân sự, nhân sự có thể tạo tin nhắn trả lời tự động để giải quyết ngay một số câu hỏi và mối quan tâm thường gặp hơn. Chatbots cũng có thể thu thập thông tin nhân viên một cách không đồng bộ khi cần thiết.

>>> Xem thêm: Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

4. Những điều cần nhớ trước khi bạn bắt đầu số hóa nhân sự

Giống như mọi thay đổi quan trọng, Chuyển đổi nhân sự & kỹ thuật số phải bắt đầu bằng sự thay đổi trong tư duy. Mặc dù công việc kinh doanh như thường lệ rất dễ dàng, nhưng trước tiên bạn phải thuyết phục bản thân rằng thay đổi là cần thiết VÀ đáng để nỗ lực. Nhắc nhở bản thân rằng ngoài những lợi ích cho toàn bộ tổ chức của bạn, việc thích ứng với thay đổi nơi làm việc với tư cách cá nhân có thể dẫn đến:

• Sự gia tăng giá trị của bạn với tư cách là một nhân viên. Các nhà lãnh đạo thay đổi luôn có nhu cầu.
• Sự gia tăng sự hài lòng tại nơi làm việc của bạn khi bạn quan sát kết quả công việc của mình và tác động có ý nghĩa đối với công ty của bạn.
• Dễ dàng trong việc đối phó với quá trình chuyển đổi trong tương lai. Bạn trở nên chủ động hơn là phản ứng, điều này làm giảm căng thẳng và cải thiện kết quả.
• Sự liên quan đang diễn ra. Thích ứng với thay đổi là một quá trình liên tục tạo ra những cơ hội mới.

Cải thiện các kỹ năng quan trọng để thành công trong bất kỳ nghề nghiệp nào và để phát triển cá nhân, bao gồm cả những cải tiến trong:

• Giao tiếp
• Xây dựng mối quan hệ
• Giải quyết vấn đề
• Tư duy sáng tạo và chiến lược
• làm việc theo nhóm
• Tổ chức và năng suất

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

Nguyễn Cúc