7 Bước xây dựng quy trình đào tạo nhân sự chuẩn trong doanh nghiệp

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• FUNiX, Udemy hợp tác đào tạo nhân lực chuyển đổi số với Hội Tự động hóa Việt Nam
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?
• Quản lý nhân sự online có khó không? Các phương pháp quản lý nhân sự

Quá trình đào tạo nhân sự là một trong những thách thức lớn đối với mọi doanh nghiệp. Bởi quy trình đào tạo nhân sự là một quá trình liên tục phải được đặt theo nhu cầu thực tế của mỗi tổ chức, giúp nhân viên phát triển kiến thức, kỹ năng để phục vụ công việc hàng ngày.

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo

Đánh giá nhu cầu đào tạo xác định mức độ năng lực, kỹ năng hoặc kiến ​​thức hiện tại của nhân viên trong các lĩnh vực khác nhau và so sánh mức độ năng lực đó với tiêu chuẩn năng lực cần thiết được thiết lập cho vai trò công việc của họ. Sự khác biệt giữa năng lực hiện tại và yêu cầu giúp xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên. Đánh giá nhu cầu đào tạo thường được tiến hành sau khi tuyển dụng, trong quá trình đánh giá hiệu suất, để cải thiện hiệu suất, cho kế hoạch phát triển nhân viên hoặc trong quá trình thay đổi tổ chức .

Dưới đây là một số bước giúp bạn bắt đầu đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên:

• Phân tích khoảng cách kỹ năng: Xác định khoảng cách giữa kiến ​​thức và kỹ năng thực tế và mong muốn. Phân tích khoảng cách kỹ năng dẫn đến một danh sách các kỹ năng mà nhân viên của bạn đã có, cần cải thiện và cần phát triển. Từ đó, bạn có thể lấp đầy khoảng trống kỹ năng bằng cách sử dụng các chương trình đào tạo để xây dựng một đội ngũ công nhân lành nghề đáp ứng nhu cầu của công ty bạn. 
• Tìm ra những gì nhân viên biết: Cho nhân viên cơ hội thể hiện những gì họ biết (và xác định bất kỳ lỗ hổng nào) trước khi bạn bắt đầu thiết kế các chương trình đào tạo của mình. Thông tin này có thể được thu thập thông qua bảng câu hỏi, khảo sát, quan sát nhân viên và kiểm tra công việc của họ hoặc tiến hành đánh giá chính thức.
• Nói chuyện với nhân viên của bạn: Khuyến khích giao tiếp cởi mở và phản hồi với nhân viên của bạn. Hỏi họ xem họ có thiếu bộ kỹ năng nào có thể giúp họ làm tốt hơn công việc của mình không. Điều này giúp các nhà lãnh đạo quyết định các phương pháp đào tạo nhân viên phù hợp sẽ mang lại hiệu quả cao nhất cho từng nhân viên và loại hình học tập.
• Đánh giá các tài nguyên đào tạo hiện tại: Chỉ ra những tài nguyên đào tạo nào đã có sẵn và những gì cần tinh chỉnh (hoặc loại bỏ hoàn toàn).

>>> Xem thêm: 15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

2. Đặt mục tiêu đào tạo nhân sự

Đây là một trong những quy trình đào tạo nhân sự quan trọng nhất. Đào tạo nhân viên cần phải có kết quả đo lường dài hạn và ngắn hạn để đánh giá hiệu quả của họ. Các mục tiêu và mục đích đào tạo giúp dễ hiểu và đo lường giá trị đào tạo đang mang lại cho tổ chức của bạn.

Dưới đây là cách tạo các mục tiêu hiệu quả, thực tế và có thể đo lường được cho việc đào tạo nhân viên:

• Làm rõ mục đích của chương trình đào tạo: Xác định những gì bạn muốn đạt được với khóa đào tạo này cải thiện hiệu suất của nhân viên, thu hẹp khoảng cách kiến ​​thức, dạy kỹ năng cho nhân viên mới, v.v. Dù là trường hợp nào, hãy đảm bảo rằng mục đích đào tạo rõ ràng.
• Xác định kết quả đào tạo dự kiến: Kết quả đào tạo là những mục tiêu có thể đo lường được mà nhân viên dự kiến ​​sẽ đạt được khi kết thúc khóa đào tạo. Khi viết ra các kết quả đào tạo dự kiến, hãy cụ thể và không để lại bất cứ điều gì để giải thích. 
• Xem xét các điều kiện, yếu tố và biến số khác nhau: Xem xét các tham số khác nhau có thể ảnh hưởng đến việc thiết kế và phân phối chương trình đào tạo của bạn. Ví dụ: sự sẵn có của một người hướng dẫn hoặc địa điểm có trình độ, ngân sách của bạn, thời gian đào tạo, các điều kiện tiên quyết như kiến ​​thức cơ bản về một chủ đề hoặc sự quen thuộc với một kỹ năng để tham gia một khóa học.
• Gắn mục tiêu đào tạo với mục tiêu kinh doanh: Mục tiêu cơ bản của đào tạo là tạo ra kết quả kinh doanh. Một chương trình đào tạo hiệu quả và phù hợp phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

3. Đầu tư vào Công nghệ

Việc tạo thủ công các chương trình đào tạo riêng lẻ phù hợp với mục tiêu đào tạo của nhân viên rất tốn thời gian và không hiệu quả và nếu công ty của bạn có hơn 100 người thì điều này có thể là không thể. Các tổ chức cần đầu tư vào các công cụ biên soạn khóa học trực tuyến và phần mềm đào tạo nhân viên để tạo ra một chương trình đào tạo phù hợp cho người học hiện đại:

• Nền tảng áp dụng kỹ thuật số: Nền tảng áp dụng kỹ thuật số (DAP) là một giải pháp đào tạo nhân viên tích hợp với các công cụ kỹ thuật số để cung cấp hoạt động đào tạo tự động, được cá nhân hóa trong quy trình làm việc.
• Hệ thống quản lý học tập: LMS cung cấp các lộ trình học tập được cá nhân hóa cho cả các khóa học bắt buộc và không bắt buộc dựa trên hành động của nhân viên đó được thực hiện trong LMS. Các giải pháp LMS dành cho doanh nghiệp theo dõi những khóa học mà nhân viên của bạn thường truy cập và hoàn thành trong cơ sở dữ liệu LMS, cũng như đề xuất các khóa học tương tự mà nhân viên có thể quan tâm. Đây là một quy trình hoàn toàn tự động, yêu cầu nhóm L&D của bạn đầu tư ít thời gian ngoài thiết lập ban đầu và sáng tạo nội dung.

>>> Xem thêm: Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

4. Chọn phương pháp đào tạo nhân viên

Quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả bắt buộc cần phải chọn được phương pháp đào tạo phù hợp. Để tìm ra phương pháp đào tạo nhân viên phù hợp nhất với lực lượng lao động của bạn, các nhóm L&D cần hiểu các phong cách học tập khác nhau của nhân viên trong lực lượng lao động của họ và xây dựng các quy trình cá nhân hóa cho các phong cách học tập khác nhau. Ngoài ra còn có các yếu tố khác cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương pháp phân phối đào tạo của bạn. Ví dụ: đối với các công ty nhỏ hơn, các khóa đào tạo trực tiếp sẽ tiết kiệm chi phí hơn, trong khi các doanh nghiệp lớn hơn hoặc các công ty phân tán có thể hưởng lợi từ việc đào tạo theo nhịp độ trực tuyến mà ít cần sự phối hợp hơn. Một số phương pháp đào tạo nhân viên là:

• eLearning: cho phép nhân viên học tập thoải mái tại nhà của họ, theo phong cách và nhu cầu học tập cá nhân của họ. 
• Đào tạo tại chỗ: cho phép nhân viên tham gia tích cực bằng cách cho phép họ học hỏi trong quy trình làm việc .
• Đào tạo do người hướng dẫn: Phong cách học tập trực tiếp này bắt chước không gian lớp học thực tế với người hướng dẫn có mặt để hướng dẫn buổi đào tạo. 
• Huấn luyện: liên quan đến một chuyên gia có kinh nghiệm – người giám sát, người cố vấn hoặc nhân viên kỳ cựu – người cố vấn hoặc huấn luyện nhân viên về các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc cụ thể.
• Đào tạo mô phỏng: đưa ra các kịch bản khác nhau cho phép nhân viên thực hành các nhiệm vụ bắt chước công việc thực tế của vai trò công việc cụ thể của họ. 
• Đào tạo qua video : thu hút nhân viên và mang lại trải nghiệm học tập phức tạp với chi phí thấp hơn so với đào tạo truyền thống.

5. Xây dựng tài liệu đào tạo

Trong khi phát triển nội dung đào tạo của bạn, hãy bắt đầu với một dàn ý chi tiết để làm cho quá trình viết dễ dàng hơn và sắp xếp thông tin của bạn theo cách phục vụ tốt nhất cho các học viên của bạn. Có nhiều cách để sắp xếp tài liệu đào tạo, nhưng hệ thống dựa trên công việc hoặc nhiệm vụ là tốt nhất.

>>> ĐỌC THÊM: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

6. Thực hiện chương trình đào tạo nhân viên

Giai đoạn triển khai là nơi chương trình đào tạo của bạn đi vào cuộc sống. Việc triển khai chương trình cần xem xét sự tham gia của nhân viên và các mục tiêu KPI trong học tập, cũng như nên lập kế hoạch lên lịch cho các hoạt động đào tạo và các nguồn lực liên quan khác như cung cấp thiết bị và tài liệu đào tạo, tạo đánh giá,…

Sau đó, bạn đã sẵn sàng khởi chạy chương trình đào tạo và có thể bắt đầu được thăng chức trong tổ chức của mình. Tiến độ của từng người tham gia nên được theo dõi trong quá trình đào tạo để đảm bảo tính hiệu quả của chương trình và ngăn chặn bất kỳ trục trặc hoặc sai sót nào. Đây là một trong những quy trình đào tạo nhân sự quan trọng.

7. Đánh giá và giám sát chương trình đào tạo nhân viên

Cuối cùng, toàn bộ chương trình đào tạo được đánh giá để xác định xem nó có thành công và đáp ứng các mục tiêu hay không. Phản hồi được thu thập từ tất cả các bên liên quan để xác định hiệu quả đào tạo và tiếp thu kiến ​​thức hoặc kỹ năng. Cân nhắc sử dụng các chỉ số sau để đo lường hiệu quả đào tạo của bạn :

• Phản hồi của nhân viên: Phản hồi của nhân viên sau đào tạo giúp xác định xem khóa đào tạo có giúp ích hay không, học được những điều mới, ý kiến ​​hoặc đề xuất chung của họ là gì, v.v. Phản hồi của nhân viên có thể được thực hiện thông qua các cuộc phỏng vấn hoặc khảo sát trực tuyến ẩn danh.
• Kiến thức thu được từ đào tạo: Các bài kiểm tra, câu đố hoặc trình diễn giúp đánh giá những gì nhân viên thu được sau các buổi đào tạo.
• Trình độ công việc sau đào tạo: Quan sát nhân viên của bạn để tìm hiểu xem họ có đang sử dụng kiến ​​thức mới trong công việc hàng ngày hay không.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng bảng điều khiển phân tích dữ liệu của phần mềm đào tạo để xác định cách nhân viên tương tác với các khóa học của bạn. Ví dụ: với bảng điều khiển phân tích của DAP, bạn có thể theo dõi các khóa học mà nhân viên của bạn đang tương tác, số lần họ tương tác với khóa học, tỷ lệ hoàn thành khóa học trung bình và nơi nhân viên bỏ học. Dựa trên những con số đó, bạn có thể suy ra khóa học nào hiệu quả nhất hoặc không hiệu quả nhất, hữu ích, thú vị hay khó hiểu.
• Kết quả kinh doanh có thể định lượng: Sau một tháng hoặc một quý, hãy phân tích kết quả đào tạo của bạn bằng cách xác định xem liệu đào tạo có tương ứng với việc tăng doanh thu, giảm chi phí, thay đổi năng suất của nhân viên,…

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc