Cách phát triển tài liệu đào tạo nhân sự hiệu quả vào năm 2023

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• FUNiX, Udemy hợp tác đào tạo nhân lực chuyển đổi số với Hội Tự động hóa Việt Nam
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?
• Quản lý nhân sự online có khó không? Các phương pháp quản lý nhân sự

Phát triển các chương trình đào tạo hiệu quả là một phần quan trọng trong sự phát triển của tổ chức và tài liệu đào tạo nhân sự là yếu tố cốt lõi trong chiến lược học tập và phát triển (L&D) của công ty. Sự thành công của các chương trình đào tạo nhân viên của bạn phụ thuộc vào hiệu quả của nội dung đào tạo của bạn. 

Nếu tài liệu học tập của bạn không hấp dẫn và được xây dựng tốt, chương trình đào tạo của bạn sẽ mất hiệu quả. tài liệu đào tạo nhân sự cung cấp hỗ trợ theo yêu cầu cho nhân viên của bạn, kích hoạt các chức năng của bộ phận khi không có nhân viên chủ chốt và cung cấp thông tin có giá trị trong quá trình tuyển dụng mới .

Điều quan trọng đối với các chuyên gia thiết kế hướng dẫn và L&D là phải phân tích một cách có hệ thống nội dung học tập của mọi khóa học để đảm bảo rằng nội dung đó tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất của thị trường và nhằm mục đích học tập của học viên trong một khoảng thời gian giới hạn. Lập kế hoạch cẩn thận và sáng tạo trong giai đoạn thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự giúp xây dựng nội dung học tập hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc tạo ra nội dung đó.

1. Cách thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự cho nhân viên của bạn

Dưới đây là danh sách kiểm tra để bạn tuân theo nhằm thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự cho các chương trình đào tạo nhân viên của mình:

1.1 Đặt mục tiêu học tập cho tài liệu đào tạo nhân sự của bạn

Mục tiêu học tập là trung tâm để thiết kế một khóa đào tạo. Những điều này xác định những gì người học được kỳ vọng sẽ biết, hiểu hoặc làm được sau một chương trình đào tạo. Dưới đây là một số lý do cụ thể giải thích tại sao các mục tiêu đào tạo nhân viên nên được cân nhắc kỹ lưỡng và nêu rõ ràng trước khi bạn thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự:

• tài liệu đào tạo nhân sự được lập kế hoạch, cấu trúc và thiết kế để đạt được các mục tiêu học tập cụ thể.
• Mục tiêu học tập giúp hiểu được lĩnh vực kiến ​​thức và kỹ năng nào sẽ là trọng tâm của khóa đào tạo.
• Mục tiêu học tập giúp chọn loại hoặc phương tiện nội dung phù hợp với mục tiêu – cũng như phương pháp đào tạo nhân viên .
• Các mục tiêu giúp hiểu được những nguồn lực mà người đào tạo nên sử dụng để giúp người tham gia hoàn thành các mục tiêu học tập. 
• Xác định kết quả đầu ra là một cách hiệu quả để xem xét chương trình giảng dạy và nội dung nhằm tạo ra một chương trình giảng dạy cân bằng và có trình tự tốt hơn.
• Mục tiêu học tập được chia thành các mục hành động nhỏ hơn để thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự.

>>> Xem thêm: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

1.2 Người phụ trách

Để thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự, các thành viên khác nhau trong nhóm chẳng hạn như nhà thiết kế trải nghiệm học tập, người quản lý dự án, nhà thiết kế hướng dẫn, nhà thiết kế đồ họa, biên tập video, nhà phát triển tất cả cộng tác với nhau để khiến bánh xe quay. Tất cả các thành viên này đều được giao nhiệm vụ cụ thể.

• Nhà thiết kế trải nghiệm học tập hiểu mọi yếu tố trong tài liệu đào tạo nhân sự của bạn và chuyển những kỳ vọng của các bên liên quan thành trải nghiệm học tập tùy chỉnh, đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng các yêu cầu.
• Người quản lý dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin qua lại về các mục hành động, quyết định và thời hạn.
• Người viết kịch bản tổng hợp nội dung thô thành định dạng thiết kế theo yêu cầu, có thể là kịch bản video, infographics, eLearning tương tác, v.v.
• Các nhà thiết kế đồ họa tạo ra màn hình hiển thị thông tin thông qua thiết kế trực quan.
• Các nhà thiết kế giảng dạy tạo ra thiết kế khóa học và phát triển các tài liệu giảng dạy, bao gồm các định dạng học tập đa phương thức khác nhau như tài liệu thuyết trình, hướng dẫn người tham gia, tài liệu phát tay, v.v.
• Để tạo video đào tạo , bạn cần có một nhóm chỉnh sửa video hoặc sử dụng phần mềm đào tạo video để tạo và xuất bản các video trực quan hấp dẫn một cách dễ dàng.

1.3 Kiểm tra & quản lý tài liệu đào tạo nhân sự hiện tại

Luôn có rất nhiều tài liệu đào tạo nhân sự nằm trong ổ đĩa của một tổ chức, đây là điểm khởi đầu tuyệt vời để bắt đầu thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự. Quản lý tài liệu hiện có và trình bày nó theo một cách mới, thay vì thiết kế từ đầu, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Hãy nghĩ về nó như một kỹ thuật học tập tái chế, thân thiện với môi trường. 

Đảm bảo đánh giá chất lượng của tài liệu hiện có và tìm cách cải thiện nếu tài liệu đó không đạt tiêu chuẩn học tập hiện tại của bạn.

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét để quản lý nội dung đào tạo hiện có:

• Kiểm tra các tài liệu đào tạo nhân sự hiện có bản trình bày, tài liệu, hướng dẫn đào tạo , thông số kỹ thuật và video.
• Kiểm tra xem các tài liệu hiện có đã đầy đủ về mặt chứa tất cả các nội dung cần thiết chưa.
• Kiểm tra xem thông tin có trong các tài liệu hiện có có còn chính xác không.
• Kiểm tra xem tài liệu có được cập nhật không.
• Xác định xem nội dung đào tạo có thú vị và hấp dẫn không.
• Kiểm tra xem nó có nhận được phản hồi tích cực từ người học trong quá khứ hay không.
• Chỉ ra phạm vi để cải thiện.

>>> ĐÓN ĐỌC: Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

1.4 Chọn định dạng nội dung cho chương trình đào tạo nhân viên của bạn

Những người khác nhau thích các phong cách học tập khác nhau – một số là người học trực quan, một số yêu cầu kinh nghiệm thực hành, một số cần người hướng dẫn, v.v. Không có một lựa chọn nào khi nói đến việc lựa chọn phương pháp đào tạo cho nhân viên của bạn. Sự lựa chọn khác nhau tùy thuộc vào phong cách học tập của nhân viên, cũng như các yếu tố khác như mục tiêu đào tạo, mục tiêu, chi phí, thời gian, v.v. 

Công nghệ hiện đại cho phép vô số phương pháp cung cấp tài liệu đào tạo nhân sự. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm:

• Học trực tuyến : Còn được gọi là học trực tuyến hoặc đào tạo dựa trên web , Học trực tuyến được ưu tiên cho nhân viên làm việc từ xa hoặc kết hợp vì họ có thể học một cách thoải mái tại nhà của mình. Nó được tiến hành thông qua hội thảo trên web trực tiếp, hệ thống quản lý học tập , nền tảng áp dụng kỹ thuật số , nhà cung cấp khóa học trực tuyến và các phương tiện trực tuyến khác có sẵn theo yêu cầu.
• Đào tạo tại chỗ : Dạy ứng dụng hoặc quy trình phần mềm mới thông qua hướng dẫn và hướng dẫn tương tác giúp người dùng điều hướng qua các tính năng và tác vụ khác nhau trong một ứng dụng.
• Đào tạo do giảng viên hướng dẫn : Phong cách học tập trực tiếp này bắt chước không gian lớp học vật lý nơi giảng viên sử dụng bản trình bày powerpoint để dẫn dắt buổi đào tạo.
• Đào tạo qua video: Các video đào tạo cho phép nhân viên tiếp thu thông tin ở định dạng dễ hiểu, dễ lưu giữ hơn trong thời gian dài hơn.

1.5 Tận dụng công nghệ thiết kế và phát triển nội dung

Phần mềm đào tạo nhân viên được các tổ chức tận dụng để mang lại trải nghiệm đào tạo nhân viên hiệu quả. Các công cụ phần mềm này cho phép bạn tạo các mô-đun đào tạo hấp dẫn, đảm bảo tuân thủ và bảo mật, theo dõi mức độ tương tác của nhân viên với tài liệu, phân tích hiệu suất và thu thập phản hồi. Chúng là những nền tảng tất cả trong một để cung cấp hoạt động đào tạo hiệu quả cao cho nhân sự của bạn.

Dưới đây là các phần mềm đào tạo và học tập phổ biến khác để đưa vào kho phát triển nội dung L&D của bạn:

• Nền tảng tiếp nhận kỹ thuật số (DAP) : Một phần mềm đào tạo tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp của bạn để giúp người dùng học hỏi trong khi làm việc trên ứng dụng. DAP tạo danh sách nhiệm vụ theo ngữ cảnh chứa  hướng dẫn tương tác , video và menu tự trợ giúp để người dùng hướng dẫn họ qua mọi khía cạnh của ứng dụng. DAP hoạt động song song với các hệ thống quản lý học tập (LMS) và phần mềm eLearning như xAPI và SCORM để bạn tạo các mô-đun đào tạo, theo dõi tiến độ của người học, dễ dàng cập nhật nội dung và xây dựng nội dung phù hợp hơn trong tương lai.
• Hệ thống quản lý học tập (LMS) : Hệ thống quản lý học tập (LMS) của công ty cung cấp một khuôn khổ xử lý tất cả các khía cạnh của quá trình đào tạo nhân viên của bạn từ việc tạo ra đến nhà ở, phân phối đến theo dõi tài liệu đào tạo nhân sự. Nó giúp các nhóm L&D xác định và đánh giá các mục tiêu học tập của cả cá nhân và tổ chức, theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu đó và thu thập dữ liệu để giám sát và cải thiện quá trình học tập.
• Phần mềm đào tạo qua video : Phần mềm đào tạo qua video cho phép bạn tạo, xuất bản, chia sẻ, đào tạo video cũng như đo lường tốc độ đào tạo và tiến trình học tập. Các video đào tạo được tạo ra để cung cấp kiến ​​thức và giáo dục có thể được sử dụng cho video giới thiệu nhân viên , đào tạo tuân thủ, giáo dục phần mềm, v.v. Phần mềm đào tạo qua video là những công cụ dễ sử dụng cho phép các nhóm L&D hoặc người tạo khóa học thỏa sức sáng tạo và tạo ra hướng dẫn video đào tạo hiệu quả.

2. Theo dõi KPI đào tạo nhân sự

Thiết kế tài liệu đào tạo nhân sự không phải là quá trình một lần, nó cần được theo dõi và đánh giá liên tục để xác định xem nó có thành công và đáp ứng các mục tiêu đào tạo của bạn hay không. 

Bốn lĩnh vực để đo lường ROI của tài liệu đào tạo nhân sự là:

• Phản hồi của nhân viên – Sử dụng các cuộc khảo sát phản hồi sau đào tạo để nhận phản hồi của nhân viên về tài liệu đào tạo nhân sự và ý kiến ​​hoặc đề xuất chung của họ.
• Học tập của nhân viên – Sử dụng các đánh giá trước và sau khóa học để xác định những gì nhân viên đã học và đo lường kiến ​​thức thu được từ tài liệu đào tạo nhân sự.
• Năng suất sau đào tạo của nhân viên – Quan sát nhân viên của bạn để tìm hiểu xem họ có đang sử dụng kiến ​​thức mới trong công việc hàng ngày hay không.
• Kết quả kinh doanh có thể định lượng – Quay lại mục tiêu học tập của bạn để phân tích xem mục tiêu đã đạt được hay chưa. Ngoài ra, hãy phân tích kết quả đào tạo của bạn bằng cách xác định xem liệu đào tạo có tương ứng với việc tăng doanh thu, giảm chi phí, thay đổi năng suất của nhân viên,… Cuối cùng, đây sẽ là yếu tố tạo nên thành công hay phá vỡ tài liệu đào tạo nhân sự của bạn và là chìa khóa để lập ngân sách cho những ý tưởng trong tương lai.

>>> Xem thêm: 6 Số liệu để theo dõi và phân tích hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc