Phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự? Phương pháp và quy trình chuẩn

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• FUNiX, Udemy hợp tác đào tạo nhân lực chuyển đổi số với Hội Tự động hóa Việt Nam
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?
• Quản lý nhân sự online có khó không? Các phương pháp quản lý nhân sự

Phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự là một quy trình có hệ thống nhằm xác định loại hình đào tạo nào là cần thiết và cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến việc thực hiện đào tạo. Nó còn được biết đến như một công cụ để xác định các kỹ năng, kiến ​​thức và thái độ mới mà nhân viên cần tiếp thu để cải thiện hiệu suất.

1. Phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự là gì

Phân tích nhu cầu đào tạo thường được gọi là phân tích nhu cầu học tập trong bộ phận nhân sự. Việc đào tạo cần phản ánh rằng có rất nhiều cách để thực hiện một công việc và do đó có rất nhiều cơ hội học tập để làm việc. Phân tích là tất cả về khoảng cách về kỹ năng và kiến ​​thức và cách bộ phận HRM có thể giúp thu hẹp khoảng cách.

Bộ phận HRM luôn đặt trọng tâm vào quan điểm rằng quá trình học hỏi liên tục sẽ tốt cho nhân viên. Nó giữ cho các kỹ năng của họ được cập nhật và cải thiện hiệu suất của họ. Phân tích nhu cầu đào tạo ngụ ý phân tích cải thiện kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiện tại hoặc tương lai một cách xuất sắc.

>>> Đọc thêm: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

2. Vai trò của phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự 

Mọi nhà lãnh đạo hoặc quản lý của tổ chức đều muốn nhân viên của họ hoạt động tốt hơn và đạt được mức tối ưu. Để đạt được mục tiêu đề ra và nâng cao năng suất của tổ chức , điều quan trọng là nhân viên phải có đầy đủ khả năng và năng lực để thực hiện công việc được giao.

Về cơ bản, vai trò của phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự hiểu được sự khác biệt giữa hiệu suất hiện tại và mong muốn của nhân viên và cung cấp thông tin về:

• Nhân viên nào cần đào tạo?
• Loại hình đào tạo nào được yêu cầu?
• Làm thế nào một công ty có thể thiết kế một chương trình đào tạo hiệu quả cho những nhân viên như vậy?
• Điều gì sẽ là tác động của đào tạo này trên hiệu suất của nhân viên?
• Yêu cầu về chi phí và nguồn lực của các chương trình đào tạo này là gì?

3. Phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự

Phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo được lựa chọn dựa trên loại công việc của nhân viên và phân tích phải được thực hiện để hiểu được khoảng cách kỹ năng. Dưới đây là một vài phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo phổ biến được sử dụng trong thế giới doanh nghiệp:

• Quan sát trực tiếp: Trong các tình huống làm việc khác nhau nhà quản lý đào tạo quan sát tác phong làm việc của nhân viên. Với sự giúp đỡ của quan sát này, các nhà quản lý có được thông tin về khoảng cách hiệu suất. Việc quan sát bao gồm theo dõi phương pháp kỹ thuật được áp dụng để thực hiện công việc, các khía cạnh chức năng của công việc và các khía cạnh hành vi của nhân viên. Nó cung cấp cả phản hồi định tính và định lượng về hiệu suất hiện tại của nhân viên. 
• Phỏng vấn:  Đó là một cuộc trò chuyện trực tiếp về cách một nhân viên thực hiện công việc. Đó là một cách hiệu quả để thu thập thông tin về khoảng cách đầu ra bằng cách nói chuyện với từng nhân viên hoặc nhóm. Nó có thể là một bối cảnh chính thức hoặc không chính thức của cuộc phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện ảo.
• Các nhóm tập trung: Đó là một quá trình động não để hiểu khoảng cách kỹ năng giữa các nhân viên. Các nhân viên làm việc trong tổ chức được khuyến khích nói chuyện và thảo luận về các cách để cải thiện hiệu suất công việc của họ. Cuộc trò chuyện này được quan sát chặt chẽ bằng cách phân tích bởi người quản lý đào tạo để hiểu yêu cầu đào tạo trong tổ chức.
• Đánh giá/khảo sát: Khảo sát là một cách hiệu quả và đơn giản để xác định những thiếu sót trong hoạt động của một bộ phận cụ thể. Một bảng câu hỏi được thiết kế tốt sẽ được lưu hành giữa các nhân viên để hiểu nhu cầu đào tạo của nhân viên. Bảng câu hỏi có thể bao gồm sự kết hợp của các câu hỏi mở và đóng cùng với một số câu hỏi xếp hạng và phóng chiếu. Để cải thiện độ tin cậy của cuộc khảo sát, nhân viên được phép gửi câu trả lời ẩn danh.
• Phản hồi của khách hàng: Trong hầu hết các thiếu sót về hiệu suất của ngành dịch vụ được xác định bằng cách sử dụng phản hồi của khách hàng. Phản hồi trực tiếp từ khách hàng chỉ ra khu vực làm việc cụ thể cần cải thiện.

>>> XEM THÊM: Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

4. Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự

Có nhiều giai đoạn phân tích nhu cầu đào tạo khác nhau được tổ chức sử dụng dựa trên hồ sơ công việc của nhân viên. Tuy nhiên, có một quy trình cố định được tuân theo trong tất cả các loại phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự. Dưới đây là quy trình 4 bước phân tích nhu cầu đào tạo:

4.1 Bước 1: Phân tích khoảng cách hiệu suất

Kết quả hoạt động hiện tại và mong muốn của hiệu suất nhân viên được so sánh để xác định các khoảng cách hiệu suất. Những khoảng cách hiệu suất này cũng có thể được gọi là sự khác biệt giữa năng suất yêu cầu và thực tế của tổ chức.

4.2 Bước 2 Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một cách để xác định vấn đề cơ bản đằng sau những lỗ hổng về hiệu suất. Các vấn đề được phân loại thành 5 loại là kỹ năng, nguồn lực, khuyến khích, động lực và thông tin như phản hồi. Sử dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ, nó xác định được khu vực nào dẫn đến thiếu hiệu suất và khu vực nào cần cải thiện.

4.3 Bước 3: Phân tích nhu cầu đào tạo

Một phân tích chi tiết được thực hiện để thiết kế và thực hiện can thiệp thích hợp nhằm giải quyết các vấn đề về hiệu suất. Dựa trên các danh mục được xác định trong phân tích nguyên nhân gốc rễ, một nhu cầu cải tiến cụ thể được giải quyết trong bước này. Phân tích này bao gồm phân tích đối tượng đào tạo, phân tích công việc, phân tích nhiệm vụ, phân tích môi trường và phân tích lợi ích chi phí.

4.4 Bước 4: Đề xuất giải pháp đào tạo phù hợp

Ở bước này đề xuất giải pháp đào tạo phù hợp. Nó xác định đúng loại chương trình đào tạo mà một tổ chức nên thực hiện để cải thiện năng suất làm việc tổng thể.

>>> Xem thêm: Review 7 trung tâm đào tạo nhân lực hiệu quả nhất

5. Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

Nguyễn Cúc