Tất cả những gì cần biết về cung cấp dịch vụ nhân sự

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• Những ưu điểm của tuyển dụng thông qua AI
• AI trong lĩnh vực nhân sự: Chuẩn bị cho công việc tương lai thế nào?
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc điều hướng sự phức tạp của việc cung cấp dịch vụ nhân sự trong tổ chức của mình, thì bạn không đơn độc. Nhiều chuyên gia nhân sự cần trợ giúp về hiệu quả của quy trình, thiếu thông tin tập trung, cung cấp dịch vụ không nhất quán, rủi ro tuân thủ,…

Dưới đây là hướng dẫn cung cấp dịch vụ nhân sự để giúp bạn đối mặt với cuộc chiến khó khăn để luôn dẫn đầu và thích ứng với nhu cầu luôn thay đổi của việc cung cấp dịch vụ nhân sự.

1. Cung cấp dịch vụ nhân sự là gì?

Cung cấp dịch vụ nhân sự là một quá trình toàn diện nhằm trợ giúp mọi nhân viên với các dịch vụ nhân sự, hỗ trợ và thông tin trong tổ chức. Nó bao gồm các nhiệm vụ khác nhau như thu hút nhân tài, giới thiệu nhân viên , quản lý lợi ích, quản lý hiệu suất và quan hệ nhân viên. Mọi nhiệm vụ là đảm bảo trải nghiệm của nhân viên liền mạch và thỏa mãn .

Cung cấp dịch vụ nhân sự hiệu quả là rất quan trọng trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay vì nhân viên mong đợi trải nghiệm ở cấp độ người tiêu dùng tại nơi làm việc, với khả năng tiếp cận thông tin và hỗ trợ dễ dàng. Và với tư cách là một chuyên gia nhân sự, bạn cần nhận thức được các xu hướng, công cụ và công nghệ mới nhất có thể giúp hợp lý hóa các quy trình của bạn và cung cấp hỗ trợ tốt hơn cho nhân viên của bạn.

2. Lợi ích của việc cung cấp dịch vụ nhân sự

Hãy thảo luận về một số lợi ích của việc cung cấp dịch vụ nhân sự cho tổ chức của bạn.

2.1 Tiết kiệm chi phí

Một hệ thống cung cấp dịch vụ nhân sự hiệu quả giúp tổ chức của bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách hợp lý hóa các quy trình và giảm nhu cầu thực hiện các tác vụ thủ công. Bằng cách cắt giảm công việc hành chính và giảm khả năng xảy ra lỗi, bạn có thể tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả chung cho nhóm nhân sự của mình.

Ví dụ: bằng cách triển khai nền tảng quản lý nhân sự, bạn có thể tự động hóa các tác vụ như xử lý bảng lương và quản lý phúc lợi, giải phóng nhóm nhân sự của bạn để tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược hơn.

2.2 Cải thiện năng suất của nhân viên

Một mô hình cung cấp dịch vụ nhân sự được thiết kế tốt sẽ tác động tích cực đến năng suất của nhân viên bằng cách cung cấp khả năng truy cập thông tin và tài nguyên dễ dàng. 

Chẳng hạn, với cổng thông tin tự phục vụ, nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của họ hoặc gửi yêu cầu mà không cần phụ thuộc vào bộ phận nhân sự. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi và giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc của họ. 

2.3 Cung cấp phân tích chính xác

Một hệ thống cung cấp dịch vụ nhân sự hiệu quả có thể cung cấp những hiểu biết và phân tích có giá trị cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bằng cách tận dụng phân tích nhân sự, bạn có thể xác định xu hướng, đo lường hiệu quả của các sáng kiến ​​nhân sự và khám phá các lĩnh vực cần cải thiện. 

“Theo kinh nghiệm của tôi, các hệ thống cung cấp dịch vụ nhân sự đã thay đổi cuộc chơi khi nói đến những hiểu biết sâu sắc dựa trên dữ liệu. Chúng giúp chúng tôi theo dõi và phân tích các khía cạnh khác nhau như tuyển dụng, tương tác và giữ chân nhân viên . Chúng tôi có thể xác định những nhân viên có hiệu suất cao hoặc những lĩnh vực cần đào tạo. 

2.4 Tăng cường trải nghiệm của nhân viên

Cung cấp các dịch vụ nhân sự chất lượng cao có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ bởi tổ chức của họ và có quyền truy cập vào các tài nguyên họ cần, họ có nhiều khả năng sẽ gắn bó và hài lòng với công việc của mình hơn. 

Một chương trình giới thiệu mạnh mẽ và các cơ hội học tập liên tục có thể giúp những người mới tuyển dụng thích nghi với vai trò của họ và nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc. 

Bằng cách ưu tiên trải nghiệm của nhân viên thông qua việc cung cấp dịch vụ nhân sự hiệu quả, bạn có thể thúc đẩy tinh thần của họ, tăng khả năng giữ chân nhân viên và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ.

2.5 Quản lý yêu cầu tốt hơn

Một hệ thống cung cấp dịch vụ nhân sự được tổ chức tốt có thể giúp hợp lý hóa các yêu cầu của nhân viên, dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn và giải quyết các vấn đề hiệu quả hơn. Chẳng hạn, việc triển khai hệ thống bán vé tập trung sẽ cho phép nhóm nhân sự theo dõi các yêu cầu đến, phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm thích hợp và theo dõi tiến trình của từng yêu cầu cho đến khi nó được giải quyết.

>>> Xem thêm: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

3. Các mô hình cung cấp dịch vụ nhân sự

3.1 Mô hình tổng thể

Mô hình chung về cung cấp dịch vụ nhân sự là khi bạn phụ thuộc vào các chuyên gia nhân sự tổng quát với hiểu biết rộng về các chức năng nhân sự khác nhau. Họ chịu trách nhiệm quản lý nhiều khía cạnh của nhân sự trong một bộ phận cụ thể hoặc toàn bộ tổ chức. Họ xử lý mọi thứ, từ tuyển dụng và giới thiệu đến quan hệ nhân viên và quản lý hiệu suất.

Ví dụ: trong một tổ chức nhỏ, chuyên gia nhân sự có thể chịu trách nhiệm về toàn bộ chức năng nhân sự, chẳng hạn như thu hút nhân tài, quản lý phúc lợi và các sáng kiến ​​gắn kết nhân viên .

Mô hình này có hiệu quả về chi phí cho các tổ chức nhỏ hơn. Nhưng nó cũng có thể có nghĩa là thiếu kiến ​​thức chuyên môn trong các lĩnh vực nhân sự cụ thể, hạn chế hiệu quả của việc cung cấp dịch vụ nhân sự của bạn.

3.2 Mô hình dịch vụ đa tầng

Mô hình dịch vụ đa tầng chia việc cung cấp dịch vụ nhân sự thành các cấp độ hoặc cấp độ khác nhau, mỗi cấp độ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ và chức năng cụ thể. Thông thường, mô hình này bao gồm ba tầng:

• Cấp độ 1: Cấp độ này giúp nhân viên có thông tin và hỗ trợ nhân sự cơ bản. Nó bao gồm trả lời các câu hỏi thường gặp hoặc hướng dẫn nhân viên đến các nguồn lực thích hợp.
• Cấp độ 2: Cấp độ này bao gồm các chuyên gia nhân sự xử lý các nhiệm vụ và yêu cầu phức tạp hơn đòi hỏi chuyên môn hóa trong một số lĩnh vực—ví dụ: các vấn đề về quản lý lợi ích hoặc tuân thủ.
• Cấp độ 3: Cấp độ này bao gồm các nhà chiến lược nhân sự tập trung vào phát triển tổ chức, lập kế hoạch dài hạn và thực hiện các sáng kiến ​​nhân sự chiến lược.

Mô hình này giúp phân bổ nguồn lực tốt hơn và cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của họ.

3.3 Mô hình nhân sự tại nơi làm việc

Mô hình cung cấp dịch vụ nhân sự tự phục vụ trao quyền cho nhân viên tự quản lý nhiều nhiệm vụ liên quan đến nhân sự thông qua các cổng tự phục vụ . Cách tiếp cận này giảm gánh nặng cho các chuyên gia nhân sự và cho phép nhân viên truy cập mọi thứ bất cứ khi nào cần. 

Ví dụ: cổng thông tin tự phục vụ cho phép nhân viên cập nhật thông tin cá nhân của họ, gửi yêu cầu nghỉ phép, đăng ký nhận trợ cấp và truy cập tài nguyên đào tạo. 

3.4 Mô hình thuê ngoài

Mô hình cung cấp dịch vụ nhân sự thuê ngoài có nghĩa là hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ nhân sự bên ngoài để quản lý một số chức năng nhân sự hoặc toàn bộ hoạt động nhân sự cho tổ chức của bạn. Với cách tiếp cận này, bạn có thể tiếp cận chuyên môn chuyên sâu, giảm chi phí hoạt động và tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Ví dụ: nếu bạn thuê ngoài việc quản lý bảng lương cho nhà cung cấp bên thứ ba, họ sẽ chịu trách nhiệm xử lý bảng lương, quản lý hồ sơ thuế và đảm bảo tuân thủ luật lao động. 

Nếu bạn đang muốn mở rộng quy mô nhanh chóng và thâm nhập thị trường mới hoặc muốn tiếp cận kiến ​​thức chuyên môn do thiếu nguồn lực nội bộ, thì mô hình này là dành cho bạn.

“Một bộ phận nhân sự mạnh có thể giúp cải thiện giao tiếp trong nhóm và giữa các phòng ban. Nhìn chung, sẽ an toàn khi cho rằng nhóm có cách tiếp cận chiến lược, có cấu trúc để quản lý yêu cầu sẽ làm tốt hơn nhóm không suy nghĩ kỹ. 

Để nội bộ nhân sự của bạn trở nên mạnh mẽ, tăng sức mạnh cạnh tranh. Hoạt động đào tạo không thể xem nhẹ. Đào tạo nhân sự chủ động ngay tại Udemy FUNiX:

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

15 Chương trình & khóa học đào tạo doanh nghiệp tốt nhất (2023)

Khóa học Udemy Business – Giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến cho Doanh nghiệp

Nguyễn Cúc