Hướng dẫn đầy đủ về quy trình tuyển dụng nhân sự mới nhất

• Gợi ý cách khai thác khóa học trên Udemy Business
• FPT Software phát triển nhân viên với Udemy Business - Phần 1: Thách thức
• FUNiX, Udemy hợp tác đào tạo nhân lực chuyển đổi số với Hội Tự động hóa Việt Nam
• So sánh quản trị nhân sự và quản trị nhân lực có gì khác biệt?
• Quản lý nhân sự online có khó không? Các phương pháp quản lý nhân sự

Quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp thu hút những tài năng tuyệt vời. Nhưng có một công thức kỳ diệu để đảm bảo quy trình tuyển dụng nhân sự của tổ chức bạn được thiết lập để thành công.

1. 4 Lợi ích của quy trình tuyển dụng  nhân sự hiệu quả

Theo khảo sát của PwC năm 2019 , 49% ứng viên đã từ chối lời mời làm việc do trải nghiệm tuyển dụng kém. Đó là một lượng lớn tài năng đã đạt đến giai đoạn đề nghị và cuối cùng đã từ chối. 

Hãy nghĩ về tất cả các công việc và đầu tư dẫn đến thời điểm đó. Tìm nguồn cung ứng, sàng lọc ứng viên, duy trì hệ thống theo dõi, phỏng vấn qua điện thoại và đọc qua thư xin việc và sơ yếu lý lịch. Lên lịch phỏng vấn với các thành viên trong nhóm và lãnh đạo, kiểm tra tài liệu tham khảo, chuẩn bị lời đề nghị, soạn thảo thư mời, đàm phán,…

Thời gian một mình là đáng kinh ngạc. Nhiều nhà quản lý dành từ 20-40% thời gian của họ cho các hoạt động tuyển dụng chưa nói đến công việc phối hợp cần thiết để hoàn thành từng giai đoạn.

Nhưng nếu quy trình tuyển dụng nhân sự không hiệu quả, tổ chức của bạn về cơ bản đang mạo hiểm với cơ hội 50-50 để có được tài năng hàng đầu đó ngay cả khi ứng viên thích tổ chức và lời đề nghị. Hiệu quả không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với “trải nghiệm tuyệt vời”, nhưng điều ngược lại đúng. Một quy trình tuyển dụng nhân sự không hiệu quả sẽ tạo ra trải nghiệm tồi tệ cho các ứng viên xin việc của bạn. 

Dưới đây là bốn lợi ích của một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả và lý do tại sao nó tạo nên sự khác biệt. 

>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn giám sát và triển khai đào tạo nhân viên từ A-Z

1.1 Giữ chân nhân viên 

Theo nhiều cách, quy trình tuyển dụng nhân sựcó thể là một cái nhìn lén lút về cách thức hoạt động của tổ chức. Các ứng viên đang cảm nhận được cách công ty giao tiếp, tổ chức tốt như thế nào và cách họ đánh giá con người.

Nhân viên có nhiều khả năng ở lại với một tổ chức hơn nếu họ có trải nghiệm nhân viên tích cực . Một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ bắt đầu trải nghiệm đó một cách thuận lợi và có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên , mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài. 

1.2 Chi phí tuyển dụng 

Có rất nhiều công thức để giúp tính toán chi phí tuyển dụng . Chúng tôi đã tìm đến Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) và Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) để tìm công thức.

CPH = (chi phí tuyển dụng nội bộ + chi phí tuyển dụng bên ngoài)/ Tổng nhân sự

1.3 Tăng năng suất và lấp đầy khoảng trống tài năng 

Nếu tổ chức của bạn có nhiều vai trò mở, điều đó có nghĩa là các nhà quản lý tuyển dụng trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn đang hoạt động với những khoảng trống tài năng mở. Mỗi khoảng cách có nghĩa là người quản lý và nhóm mở rộng quá mức, có nguy cơ bị kiệt sức hoặc không theo đuổi các cơ hội.

Một quy trình tuyển dụng nhân sự không hiệu quả có thể dẫn đến những khoảng trống kéo dài trong lực lượng lao động của bạn. Đó là công việc không được giải quyết, công việc chồng chất lên các thành viên hiện có trong nhóm và có khả năng gây thêm căng thẳng và kiệt sức . Tương tự, trong môi trường kinh doanh năng động này, một yêu cầu công việc để mở quá lâu có nguy cơ bị hủy bỏ – số lượng nhân sự rất cần thiết sẽ biến mất.

Một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả có tác động lan tỏa khắp doanh nghiệp của bạn. Bạn càng có thể hoàn thành các vai trò mở trong nhóm của mình nhanh hơn và tốt hơn, thì doanh nghiệp càng có vị thế tốt hơn để thành công. Với quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, bạn cũng có vị trí tốt hơn để trao quyền cho thành công của các thành viên trong nhóm hiện tại của mình.

1.5 Trải nghiệm tuyển dụng tốt

Trải nghiệm của nhân viên của bạn bắt đầu trước khi ứng viên ký một đề nghị. Trên thực tế, nó bắt đầu khi ứng viên tương tác lần đầu với thương hiệu của tổ chức bạn. Điều này có thể có nghĩa là sự hiện diện của thương hiệu trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc trang web. 

Nhưng điều này cũng có thể có nghĩa là cách viết mô tả công việc. Hoặc email mà ứng viên nhận được sau khi nộp đơn xin việc. Tạo ra trải nghiệm đặc biệt cho nhân viên là rất quan trọng (và khó khăn) đối với bất kỳ tổ chức nào. Nhưng để đảm bảo trải nghiệm tuyệt vời, quá trình tuyển dụng phải được tính đến. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ loại bỏ càng nhiều chướng ngại vật trên con đường tìm kiếm việc làm càng tốt.

 2. 8 Bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự

2.1 Xác định nhu cầu 

Trước khi bạn có thể bắt đầu tuyển dụng, bạn cần tìm ra những gì bạn đang tuyển dụng. Và tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của bạn, có thể cần thông tin đầu vào từ một vài bên liên quan để tìm ra nhu cầu thực sự của tổ chức bạn .

Xem xét những trách nhiệm và nhiệm vụ mà người này sẽ thực hiện. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem vai trò đó trông như thế nào đối với sự tăng trưởng và phát triển và cách bạn hình dung vai trò đó sẽ tiến triển như thế nào trong tổ chức của mình.

2.2 Viết và đăng bản mô tả công việc 

Viết ra một bản mô tả công việc kỹ lưỡng nêu rõ trách nhiệm công việc, kỹ năng và kinh nghiệm. Có thể bạn cũng đã có tài năng trong nội bộ có khả năng sử dụng vị trí này như một bước chuyển tiếp hoặc thăng chức. 

Chia sẻ mô tả công việc với nhóm tuyển dụng của bạn và thu thập phản hồi từ nhóm trực tiếp của bạn. Xem xét nhóm tài năng mà bạn muốn nhắm mục tiêu và đăng vị trí công việc phù hợp với chiến lược tuyển dụng của tổ chức bạn. Nếu tổ chức của bạn có chương trình giới thiệu nhân viên , hãy đảm bảo rằng công ty của bạn đăng việc làm trong nội bộ. 

Ví dụ: một số tổ chức sử dụng LinkedIn trong khi những tổ chức khác có thể dựa nhiều hơn vào các trang tuyển dụng khác. Tham khảo ý kiến ​​của bộ phận nhân sự và tuyển dụng của bạn để có thông tin chi tiết tốt nhất về vị trí đăng tuyển cho vị trí đang tuyển dụng. 

2.3 Xem xét ứng viên và xác định ứng viên hàng đầu 

Có khả năng tổ chức của bạn sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên hoặc một số phần mềm tuyển dụng khác. Sau khi mô tả công việc của bạn được đăng, hy vọng bạn sẽ bắt đầu nhận được đơn đăng ký.

Bạn cũng có thể nhận được thư giới thiệu hoặc đơn đăng ký ứng viên nội bộ, đây là những nguồn tài năng tuyệt vời khác. Xem xét các ứng dụng đến và xem xét và đánh giá các ứng viên. Các đối tác tuyển dụng của bạn cũng sẽ có cái nhìn sâu sắc về những gì cần tìm kiếm ở nhân tài. 

>>> ĐỌC THÊM: Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

2.4 Tiến hành phỏng vấn sâu các thành viên trong nhóm 

Trước đại dịch, những cuộc phỏng vấn sâu này thường được thực hiện trực tiếp. Nhiều tổ chức đã lên lịch phỏng vấn tại chỗ để giúp hợp lý hóa quy trình phỏng vấn và loại bỏ nhiều cuộc phỏng vấn trong một lần. 

Nhưng trong thời đại tuyển dụng đại dịch, nhiều tổ chức đang thực hiện các cuộc phỏng vấn “tại chỗ” của họ từ xa. Theo một số cách, phỏng vấn từ xa đi kèm với những thách thức và lợi ích riêng. Đảm bảo rằng nhóm của bạn và (các) ứng viên của bạn được thiết lập để thành công. Điều quan trọng là phải thông báo những gì họ nên mong đợi, từ cách tham gia phòng ảo đến số lượng cuộc phỏng vấn mà họ sẽ có trong “chuyến thăm”.

2.5 Đánh giá và thu thập phản hồi 

Sau khi các cuộc phỏng vấn đã kết thúc, hãy thu thập thông tin phản hồi . Tốt nhất là thu thập phản hồi ngay sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc. Yêu cầu phản hồi ngay sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc. Một số tổ chức yêu cầu bạn gửi phản hồi của mình vào phần mềm tuyển dụng trong khi những tổ chức khác thảo luận trực tiếp. 

Dù bằng cách nào, hãy nắm bắt phản hồi khi nó vẫn còn mới mẻ trong tâm trí mọi người. Có khả năng nhóm của bạn đang phỏng vấn nhiều ứng viên. Bạn chắc chắn không muốn thu thập phản hồi một hoặc hai tuần sau đó và có nguy cơ không nhớ tất cả các chi tiết. Ghi lại phản hồi cuộc phỏng vấn của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn để những người khác cũng có thể hiểu được.

2.6 Mở rộng ưu đãi

Khi bạn đã đánh giá phản hồi, người quản lý tuyển dụng nên đưa ra quyết định. Hy vọng rằng có một ứng cử viên nổi bật giữa đám đông. 

Nếu bạn là người quản lý tuyển dụng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các chi tiết của đề nghị được truyền đạt rõ ràng. Thông thường, điều này có nghĩa là gọi điện thoại trực tiếp với ứng viên với người quản lý tuyển dụng hoặc với nhà tuyển dụng. 

Khi lời đề nghị được mở rộng bằng lời nói, hãy gửi lời đề nghị bằng văn bản cho ứng viên qua email. Bạn nên cho ứng viên một vài ngày để xem xét lời đề nghị nhưng hãy nhắc lại sự quan tâm của bạn đối với việc họ gia nhập công ty. Bạn có thể đưa ra quyết định càng sớm thì càng tốt. Và trong một thị trường mà các ứng viên đang nhận được nhiều đề nghị, tốt nhất là hợp lý hóa bước này và tiến hành nhanh chóng. 

2.7 Kiểm tra lý lịch, việc làm và kiểm tra người tham khảo 

Nếu bạn đã đạt đến bước này, xin chúc mừng bạn. Bạn đã thuê một nhân viên mới! Nhưng chỉ vì ứng viên đã chấp nhận không có nghĩa là quá trình tuyển dụng đã kết thúc.

Tổ chức của bạn có thể sẽ thực hiện kiểm tra lý lịch, bao gồm cả việc xác minh việc làm. Bạn cũng có thể muốn thực hiện kiểm tra tham chiếu từ các đồng nghiệp cũ hoặc nhà tuyển dụng trước đây.

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu đào tạo nhân sự trong tổ chức của mình chưa?

Udemy Business là giải pháp đào tạo đội ngũ nhân lực toàn diện với các bài giảng chú trọng thực hành, kỹ năng thực tế và tiên tiến. Được truy cập vào hơn 8300 khoá học không giới hạn dành cho doanh nghiệp được tuyển chọn kỹ càng từ hơn 200,000 khoá học uy tín nhất. Hàng ngàn tập đoàn và doanh nghiệp toàn cầu tín nhiệm và áp dụng.

Tất cả những kỹ năng này đóng vai trò tối đa hóa việc quản lý nhân tài, tuyển dụng, bồi thường/lợi ích, tuyển dụng, L&D, quan hệ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân lực và các chức năng nguồn nhân lực khác. Chìa khóa thành công là xây dựng văn hóa học tập bằng cách cung cấp các khóa học nhân sự phù hợp giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi.

FUNiX là đối tác chiến lược độc quyền của Udemy tại thị trường Việt Nam. Khi đăng ký sử dụng tài khoản FUNiX Udemy Business, doanh nghiệp sẽ được:

• Tích hợp hệ thống LMS: giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và theo dõi hoạt động học tập của từng nhân sự.
• Mua kèm gói FUNiX Way: Học cùng mentor, cán bộ hướng dẫn Hannah và tham gia vào cộng đồng IT tại FUNiX
• Được FUNiX làm cầu nối hỗ trợ về mặt kỹ thuật

>> Đọc thêm bài viết: 

Đào tạo nhân lực bắt đầu từ đâu? Những kỹ năng cần trang bị cho nhân viên

Mục đích & Xu hướng đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mới 2023

Đào tạo nhân viên là gì? Lợi ích của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Tại sao phải đào tạo nhân lực trong công ty của bạn?

Các hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả nhất

Nguyễn Cúc